令商务演示PPT精彩的四个要素

作者:佚名来源:未知推荐讲师:冯美旺发表于:2011-01-20

在现在的商务办公环境中,PPT几乎随处可见,但真正生动有趣、令您印象深刻的PPT又有几个呢?有很多人以为好的PPT只要颜色鲜艳、动画丰富就可以了,实则不然。一个精彩的PPT重要的是要有非常明确的制作目的、采用适当的形式、清晰的逻辑结构、看起来美观大方。当然一个PPT如果连基本的文本排版、色彩搭配和适当的图片、动画配置等基本要素都没有的话,那肯定算不上一个好的PPT,甚至连PPT都算不上,顶多只是PPT版的Word文件而已。

  清华寝室夜话里面的大学生有这样一句台词:“最挣钱的语言是PPT!”虽说是个笑话,但在当前社会,PPT确实频频出现在各种商业场合。在行销推广、招商引资等活动中,更是处处可见。

  但实际工作中,很多朋友都发现使用PPT很难达到自己期望的理想效果,做出来的PPT“不好用”、“不好看”,甚至“看不懂”。而时下各种培训、教材,内容大多留于PPT软件功能,根本无法解决这些问题。在我看来,做好一个PPT其实必须具备的是以下四个要素。

  一、目标明确

  在商务活动中,做PPT通常是为了追求简洁明朗的表达效果,以便有效辅助沟通。但是PPT也有局限性。不了解这些局限,在PPT里面书写长篇文字报告,绘制复杂表格——这种“超能”的PPT,不仅制作过程痛苦,而且最终结果通常是“根本看不懂!” 那么PPT的特长和局限分别是什么?我注意到外企员工言谈当中,常用英文“Presentation”来代替这个意义模糊的“PPT”。我查了查,发现维基百科词典上对“Presentation”的解释,恰好说出了它的目的、能力特长和局限——只能面向一类观众,演示一个话题内容,只能表达关键要点,达到留下深刻印象的目的。牢记这几点,那我们做PPT的时候,就自然会比较“收敛”,也容易确定一个更合理的目标。这样就不会再洋洋洒洒做出六七十页,企图在一个文件里面讨论好几个复杂问题了。

  二、形式合理

  微软给PPT文件起了个中文名字:演示文档。顾名思义就知道它的用法了。但实际上PPT文件有两种主要用法。一是辅助现场演讲的演示,二是直接发送给受众自己阅读。要保证达到理想的效果,就必须针对不同的用法选用合理的形式。考虑配合演讲或直接阅读时受众的感受,做相应的细节处理。

  演讲现场用的PPT,就要全力服务于演讲。多用图表图示,少用文字。这样让观众可以一边看,一边听你讲。演讲、演示相得益彰,效果是最好的。这种情况下适当的运用特效、动画等功能,可以帮助你控制演讲的节奏,也可以让演示效果丰富多彩,有利于活跃演讲气氛。

  直接送去给别人阅读的PPT,则必须添加尽可能简洁但描述清晰的文字,以代替你的演讲,引领读者理解你的思路。整个PPT和其中的每一页幻灯片都要具备很清晰的阅读顺序,逻辑性要求更高。这样才能保证受众独自阅读PPT就能“跟着你走”,理解你的意思。

  而在这种PPT里面使用特效、动画就必须非常谨慎了。因为这些特效可能会让阅读者点鼠标点得手指发酸,更可能让PPT文件体积暴增,很难通过网络发送。

  三、逻辑清晰

  如前文所述,“简洁”正是PPT能在“时间就是金钱”的商业活动中广泛流行的原因。但为了追求简洁,我们很容易无意识地删减了一些要点,受众就“看不懂”。想保证要点齐全,就要建立清晰、严谨的逻辑。有两种方法是非常有效的。

  一是遵循幻灯片的结构逻辑。

  通常一个PPT文件包含几十张幻灯片,不仅要包含封面页、结束页和内容页,还必须有紧跟封面页的目录页来展示整个PPT的内容结构。必须有章节页(各章节的封面)把不同阶段的内容划分开,并呼应目录,保障整体连贯。结束页之前,还要有总结页,引领受众回顾要点,切实留下深刻印象。每一个内容页,也必须严格遵守大标题、小标题、正文、注释……这样的内容层级结构。而且结构层次不宜太多,关系要么并列,要么递进。否则,不仅阅读者会看晕,很可能你演讲时自己都会讲晕。

  二是运用常见的分析法图表。

  当我们确实有一些避不开的复杂问题需要带领听众共同分析时,这个办法非常实用。商业场合常见的SWOT分析图、矩阵分析图等,可以帮助我们排除情绪干扰,理清思路,分析利害,寻找解决方案。采用这类图表,就好像在算帐时掏出了计算器。演讲者表述更方便,听讲者也很容易理解相信。

  四、美观大方

  演示就要“漂亮”。这是很多朋友做PPT时的想法。但我想这要求可能太高了。日常生活中善于穿着打扮的人始终是少数。同样,能具备足够的美学修养,把PPT做到“漂亮”的人也很少。大家追求“漂亮”,结果却往往是画虎不成反类犬,得不偿失。

  其实不必追求“漂亮”,只要美观大方就行了。

  Office软件的调色板里面有“标准色”,其实就是一套最容易为大众所接受的颜色。这就好像西装革履,可能不会耀眼夺目,但绝对美观大方。选用搭配色彩时,则可以参考 Office的“配色方案”。同一个“配色方案”里面,差别较大的颜色适合用来标示不同内容。相近的颜色用来区分相近内容(如标题用黑色,副标题用灰色)。

  如果你觉得自己“审美疲劳”比较严重,那么,根据你要做的PPT内容主题,参考类似主题的PPT、印刷品、广告、网页,也是一个很快捷的方法。但是切记:大多数优秀的布局、配色都是整套方案,要么仿学一页完整布局,要么借鉴整体配色。东取一点西扔一点,则很容易搞得不伦不类,适得其反。

  如果你觉得自己根本没有“艺术细胞”,那就不要在这方面浪费时间。找出你们公司的信纸,这通常就是最简洁明快、美观大方的模版!

  个人认为,把握好上述的四个要素,做出来的PPT就能基本满足商业场合的需要。 

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