集团资金管理之数据集中管理模式探析

作者:韩晓利来源:中国总会计师推荐讲师:王晓波发表于:2010-11-24

一般来说,大公司大集团在资金管理上都有这样一个共同的特点,资金量沉淀大,使用效率低,集团内成员资金存在贫富差距,管理人员庞大。如何有效地管理集团资金,是财务总监面临的一个重大的课题,文章从实际出发,探讨了资金集中管理的模式。

  近年来,我国企业资金管理水平有了显著的提高,但由于各种综合性因素的影响,企业资金管理的作用没有得到充分发挥。

  一、传统集团资金管理方式存在的弊端

  传统集团资金管理方式大部分是集权式管理模式,高度集权式的资金管理方式本身存着在一些严重弊病。

  (一)集团总部与各成员企业之间财务信息不能及时共享

  资金管理权高度集中,财务部全权控制资金。这样虽然可以使资金的筹集和使用得以集中,能够从集团整体利益的角度出发,进行有关项目的投资。但是,这样往往会对资金统管得太死,失去了流动资金的灵活性,不利于规范财务管理,影响集团生产经营活动的正常进行和集团资源的整合。

  (二)信息失真,难为科学决策提供依据

  现代企业管理的根本是信息管理,企业必须及时掌握真实准确的信息来控制物流、资金流。然而,目前我国相当多集团公司的信息不透明、不对称和不集中。集团公司的高层决策者难以获取准确的财务信息,从而导致集团无法监控下属单位资金流向,资金使用效率低下,资金风险大。

  (三)监控不力,缺乏事前、事中的严格监督

  目前,母公司对子公司、公司管理层对各资金运动环节普遍存在着监控不力、内部人控制的现象。

  (四)资金散乱,使用效率低下

  目前,集团公司内部资金分散的现实已成为现阶段企业财务资金管理中最突出的问题。一是子公司多头开户的现象比较普遍;二是投资决策随意性大;三是资金沉淀严重,欠款居高不下,流动资金占用有增无减,企业信用和盈利能力下降。

  二、数据集中管理模式概述

  (一)方案概述

  某软件公司推出了M5资金协同管理软件,通过多公司一个账套集中管理模式,为集团建立统一的资金管理平台,集团下属公司通过平台,把本公司的资金收付信息实时登记到系统中,集团通过平台对下属公司的收付款过程进行在线控制,既增强了收付款的安全,又提高了资金收付工作的效率,使出纳、资金会计、相关领导能实时获得整个集团资金变动情况。

  (二)功能描述

  1.收款管理

  收款管理主要是处理企业所有的对外收款的业务。包括银行收款和现金收款两类。(1)收款编制:包括直接收款录入、现销业务收款及从网上银行导入三种方式;录入收款单时,若结算人有相应的应收记录,可选择按往来单据金额进行收款,系统自动建立核销关系,收款确认后可自动核销;现销收款为在销售单上直接收款,生成收款单,并核销相应往来;网银收款明细导入:通过下载网上银行收付明细记录,从收款信息直接导入生成系统内银行收款单。(2)收款确认、登账:出纳根据收款底单或现金核对系统收款金额,并进行“收款确认”。确认后该笔收款自动登账、自动产生相应往来收款记录,并可在往来系统进行核销。

  2.付款管理

  付款管理主要处理企业所有的对外付款的业务。有现金付款和银行付款两种形式。(1)付款分类管理:付款分为预付款、应付往来单位款、应付内部公司款、应付员工往来款等四类。可设定不同岗位负责不同的付款申请、审批。细化付款管理监控、降低支付风险。(2)付款过程的管理:付款过程包括付款单编制、付款审批、支付票据打印、网上银行支付提交、登账、核销等工作的全程管理,所有工作均在线完成。

  3.转户管理

  资金转户包括转户申请、付款(转出)确认、收款(转出)确认、登账等过程,系统可在线记录每个过程的执行信息,未确认的为在途资金,保证转户资金安全。

  4.网上银行对接功能

  网上银行接口功能可实现资金系统数据与网上银行数据的对接。(1)从资金系统到网银:通过“生成银行支付文件”功能,可以批量处理需要通过银行支付的付款单生成网上银行接受的支付文件,并直接通过网银进行支付。(2)从网上银行下载数据导入资金系统:通过“下载银行收付记录”功能,可以随时从网上银行下载银行收付名细,在公司内部网络可以查看与银行同步的数据,包括账户余额,并且可以将收款记录直接生成银行收款单。(3)银行对账:可以动态、实时进行资金数据与银行数据进行核对,生成银行未达账。

  5.资金统计报表

  只要数据一录入,即可实时查到整个集团各公司的资金统计表。包括资金日记账、余额表、资金变动趋势表等。(1)资金日记账:可以按账户等条件查询各资金账户的发生额及结余情况。(2)账户余额表:可以按年月、公司、账户对各资金账户的发生额及结余情况进行分类汇总。以下为多个公司的账户余额表,可逐级展开到明细数据。(3)整个集团资金余额变动趋势:可任选多个公司查看其总余额的变动趋势。

  6.过程控制

  资金账户的控制权落实到个人,便于多账户的管理;将外部单位的账户的修改经过记录到修改日志中,使账户的安全性得到控制;对付款单的打印次数进行控制,保证付款单的唯一性,提高有效支付的安全程度;可按应付款生成付款单;付关联公司款项时,系统自动生成对应公司的收款单,保证付款的关联性;资金单据自动生成会计凭证,保证资金系统与总账系统的一致性;可依据网上银行的收款记录生成银行收款单,及时反映银行账户的到款情况。

  三、应用效果

  (一)实现集团资金集中管理

  按多公司一个账套的模式,把所有公司的资金账户进行统一管理,在现有账户结构基本不变的情况下,集团总部可实时掌握所有公司的资金收付情况,实现集中支付、集中审计、集中划拨等

  (二)提高付款、收款的安全性

  消除了手工填写付款单,付款记录在申请支付时即已进入系统:付款审批可使用在打印的付款单上手工审批或通过网络在线审批;收款实时登记与确认,保证资金信息的及时性与准确性;所有账户纳入统一管理,加强了现金账户的管理。

  (三)提高出纳工作效率

  出纳的全部资金收付工作能在系统上完成,消除了手工填单和手工登账,极大地提高了出纳工作效率,减少差错。

  (四)实时监控、实时查询、统计分析

  只要录入了收、付款单,即可实时掌握各个账户的资金变动和结余状况,便于进行资金调度和资金管理。管理人员可以在线查询收付款情况,完成各类收/付统计。同时还提供了员工收款在线查询。

  (五)网上银行

  付款记录可直接传送到网上银行进行支付,消除一次重复录入、减少差错,提高网上银行系统的操作效率和安全性;下载银行收付明细、并查询银行收付明细和生成银行收款单。通过及时导入银行数据,保持与银行数据的同步; 自动生成银行未达账记录,使得每月的银行对账工作变得简单和轻松。

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