山西票号的内部控制分析

作者:林瑞焰 田朋来源:新理财推荐讲师:郭大刚发表于:2010-05-17

  票号,系经营汇票得名,由山西人创办并经营,故称为“山西票号”。山西票号始办于道光三年(1823)年,首家票号为日升昌。当时,平遥、京师间货款靠起镖运现,既费时费力,又担风险。于是,票号大掌柜学习京师商号和商人兼营汇票的经验,萌生了在京晋山西商人间用拨兑法代替运现的想法,并付诸实践。山西票号在中国历史上存续了一百多年,后因战乱趋于衰落。作为一种新的行业,票号能够存续这么久,必然有其独特的优势,即操作系统,也就是我们现在所说的企业内部控制。

  知古鉴今,以COSO委员会所制定的内部控制框架来研究山西票号,对于分析和规避财务舞弊,完善内部控制研究和健全企业内部控制制度,具有重大的借鉴意义。

  控制环境

  山西票号由东家或者财东(指出资者,相当于公司的股东)出资,聘任大掌柜(票号的经营管理者,相当于公司的总经理)进行经营。财东聘任大掌柜之前,对其进行严格的考核,大掌柜必须“德才兼备、多谋善断、能守能攻”。山西票号一直延续着尊重儒学的传统,在商业活动中引入儒家的“克己、忠义、仁爱、诚信”,使其在经营中能够做到舍利取义、舍小利取大利、舍眼前利益而得长远利益。同时,山西票号非常重视员工的道德教育,要求员工“重信义、除虚伪、节情欲、敦品行、贵忠诚、鄙利己、奉博爱、薄嫉恨、幸辛苦、戒奢华”;身处金钱货利场所,却不见利忘义,坚持“仁中取利、义中求财”。

  就管理哲学而言,山西票号的一切业务管理、职业待遇、经营纪律都由规章制度来进行规范,总结为16个字“经商之道,首在得人,振兴各庄,端赖铺章”。“铺章”就是号规。财东聘任大掌柜负责全面的日常经营,财东对大掌柜给予充分的信任,“用人不疑,疑人不用”,大掌柜在票号内有无上的权力,实行高度的集权制度。

  风险评估

  对作业层级风险的控制

  首先,从总号到每个分号,都有专人用毛笔书写汇票,并将书写人的字体报给总号及各个分号,预留备案。这样,所有在号人员都能够根据预留的备案识别真假。如果需要更换书写人员,更换后必须立即将字体报告给总号及各个分号,并预留备案。

  其次,汇票写完后,需要加盖印鉴,印鉴正中有人物像,周边刻有小字,以防假冒。同时,汇票的金额、时间均设有暗号。只有票号的人才能识别,持票人不知道,这就是所谓的“认票不认人”。山西票号在经营汇兑的过程中,还创造了以汉字作为汇票签发日期和银两数目代码的暗号,机密度极高。汇票的印刷用麻纸,内加水印,每家票号的用纸、款式、水印都不同,只有各家票号的人才能识别,这样,汇票就很难被伪造。

  最后,山西票号还制定了“见票三五日兑付”和兑付后“汇票即焚”制度。这个制度的意思是票号在见票之后,要无偿占用顾客款项3到5天,一方面使票号在见票后有时间准备款项,另一方面也是为了安全保险。对于持有汇票的人,见票即付当然好,但是若是汇票被盗窃或者遗失,来不及挂失就会被取走。而“见票三五日兑付”为持票人挂失腾出了时间,同时“汇票即焚”又做到了票号的绝对保密,维护了票号的信誉。

  这样一套系统、行之有效的风险控制措施保证了票号与客户双方的利益,在山西票号存在的一百多年的时间里,很少发生汇票骗领事件。

  对资金风险的控制

  山西票号分号很多,但是由于各个地区经济状况不同,各个票号的现金盈亏、行市好坏亦不相同。有的票号现金盈余,款项放不出去,资金闲置;有的票号现金短缺,利率上升却无款可放。于是,山西票号运用“酌盈济虚、抽疲转快”的方法有效地解决了这一矛盾。分号之间资金余缺调剂、灵活调拨,一方面保证存、放、汇的顺利进行,同时又做到了资金的充分利用。

  对经营风险的控制

  山西票号根据经营成本的变化对存贷款利率和汇水(票号运作的收入为汇费,也就是汇水)水平进行适时的升降。例如,逢镖过节利息上升,汇兑存放要谨慎,不宜大额贪做;分号开设时一般只做汇兑,等熟悉市面后再做存放;根据时局对规模和网点进行调整。八国联军侵华时,日升昌的大掌柜适时撤销了成都、重庆、广州、汉口、张家口、开封等地的分号并且辞退员工,避免了因战乱导致的更大损失。

  控制活动

  山西票号实行一体化的经营管理准则,总号要求各个分号必须通盘考虑、密切配合。如果为了赚钱使其他分号遭受损害,要受到总号的处罚。由于山西票号实行的是“总号大掌柜独裁制”,必须得到总号的指示,分号才能运营。

  总的来说,山西票号实行三级上下负责的权力结构:大掌柜对财东负责,受财东监督和管理;票号员工对大掌柜负责,受大掌柜的全权监督和管理。财东与大掌柜、大掌柜与员工的责、权、利划分具体如下。

  财东对大掌柜“用人莫疑、疑人莫用”。大掌柜在票号内有无上的权利,实行高度集权制度,人事和业务都由大掌柜一人定夺,财东不干涉票号的日常经营管理;大掌柜每年年终向财东汇报盈亏决算,财东根据业绩对大掌柜进行奖惩,如果成绩显著,则加股加薪,如果不称职则减股减薪甚至辞退。

  财东负责裁定票号的“业务扩充、赏罚同仁、处置红利”,财东对票号负无限责任。如果票号倒闭,全部负债由财东负责偿还。

  山西票号的员工聘任及分工都是由大掌柜定夺。在大掌柜的精心策划下,总号和分号的机构都非常精干,员工各司其职,各付其责,根本没有多余的人员或者因人设事的现象。

  信息沟通机制

  山西票号非常注重信息沟通。在交通不发达的情况下,总号与分号之间、分号与分号之间通过书信往来;电报业务开通后,分号对于总号,时有信件,报告营业状况及当地行市,平时用信件,急时用专信,电报通了用电报;同时并将营业情况及行市向各分号互报,以互通消息,互相救济。

  监督

  山西票号实行严密的监督管理制度。设有对人员监督的一系列详尽的记事账薄,记录伙友情况,作为考核奖惩的依据。例如设有承包账(承保亲友、商号名称)、进号账(工作人员进号日期)、衣资账(记载工作人员供职与休假时间)等。此外,还设立了与之配套的人员监管制度,如休假制度、财产考核制度、财务制度等。

  山西票号的人员,无论老少,每逢下班,总要先到祁铺,如果要给其他人捎带物件,必须先送本号留底转寄。

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