中国联通--资本性支出的风险管理与内部控制

作者:梁健 韦秀长来源:财务与会计推荐讲师:张弘发表于:2009-12-03

企业在工程建设的运作中,希望这样资金量大、周期长的项目能够有严密的内控程序来保证。虽然企业的形态各异,但它山之石或可功玉。联通在资本性支出的案例分享,翔实而又贴合实际,值得一读。

  中国联通作为在上海、香港和美国上市的公司,2006年开始全面开展内控建设。为解决公司资本性支出管理基础薄弱、存在的风险点多、控制风险高的问题,中国联通不断制定和完善相关的工程财务管理规范和规章制度,确保与工程建设有关的每个财务管理环节都能有严密的内控流程做保证,从而使公司的基建财务管理逐步走上了标准化、规范化、程序化的轨道。 

  一、明确资本性支出的重要风险点通过分析,中国联通在资本性支出方面主要存在以下风险点:第一,按照工程项目的实际付款进度进行工程成本的列支,而非严格按照权责发生制的要求进行计提,导致“在建工程”、“应付账款——应付工程及设备款”等科目不能准确反映公司的资产和负债水平,无法对资本性支出进行准确记录,影响公司对资本市场披露信息的真实性、准确性以及完整性。第二,缺乏必要的工程进度管理,部分工程项目暂估入账、结算、决算编制工作严重滞后,造成资产暂估转固定资产不及时、不准确,并直接影响会计期间的折旧、摊销类成本费用的金额,对公司的经营成果产生时间性差异。第三,存在不签订设备采购、工程施工、设计等合同即开工建设的情况。工程财务人员难以对工程建设过程进行动态监控和准确反映。第四,资产和物资管理分散且管理责任不到位,面临很大的资产损失风险。第五,存在对随合同赠送的不计价设备未进行价值分摊,未登记入库、未入账的现象,导致资产不实。第六,工程完工后工程物资不按要求结转工程成本,剩余工程物资没有履行再回库移交手续,加大了工程造价,造成账实不符及资产闲置。 

  二、加强资本性支出内部控制的措施 

  中国联通将公司的各项业务流程进行了梳理,针对资本性支出的重要风险点,公司采取了如下措施加以控制: 

  (一)建立健全基建财务管理岗位,明确基建财务管理职能 

  1.基建财务管理工作是一项专业性很强的工作,基建财务人员不仅要具备财务知识,熟悉工程建设和掌握预决算的相关知识,同时也要了解招投标业务流程和审查重点。因此,联通总部要求各公司要有专门的基建财务管理队伍和岗位,配备专人负责工程管理、协调处理各方面的经济关系,定期组织通信业务知识培训,掌握新技术、新业务的特点,熟悉项目实施过程的业务流程,准确、及时地制定相应的基建财务管理办法。 

  2.进一步明确总部、省、地市公司基建财务管理职能,强化总部和省公司基建财务在基建项目资金使用、基建项目投资分析、财务检查监督、财务制度制定和组织基建财务培训等方面的管理职能,加强上级公司对下级公司的业务指导、业务协调职能。强化地市公司对于具体实施工程项目依据资产属地化管理原则,规范工程物资管理、准确及时核算基建项目支出、按月及时准确编制基建财务报表的职能,发挥地市公司基建财务人员对基建项目成本控制和部门信息协调的职能,为完善基建项目信息统计,开展基建财务分析和成本控制提供保证。 

  (二)加强基建会计核算基础工作,完善各项规章制度 

  为进一步监督建设单位是否严格执行概预算规定的成本开支及费用控制标准,中国联通总部对根据新准则制定的《中国联通基本会计制度》中“在建工程核算”章节的内容进行了细化补充。按照基建支出的构成——设备投资、建安工程、待摊投资等制定了《基本建设工程支出管理及核算细则》,重点规范了基建支出的核算依据。 

  1.对于设备投资,在设备到货后,只要确认设备物资为公司使用,设备所有权已移交公司的,无论是否签订合同或协议,工程部门都必须通知物资部门办理到货物资的入库验收手续,对于无合同或无法及时确认物资采购价值的,由物资部门比照最近的同类物资采购价办理物资入库。上述工作应在设备物资到货当月完成,由物资部门将工程部门、物资部门签字确认的“工程物资入库单”交财务部门,按设备采购金额全额确认工程物资,凭“工程物资出库单”确认工程设备投资支出。 

  2.对于建筑、安装工程投资,工程管理部门在工程建设期间应按月向财务部门提交“建筑、安装工程合同进度报告单”,财务部门据此确认建安工程投资支出。 

  3.对于在工程建设过程中发生的工程建设其他费用,财务部门应依据有关凭证及时根据权责发生制原则确认资本性支出。 

  4.建立基建工程支出月度对账制。即每月末财务部门依据工程管理部门按项目、合同统计的“工程投资形象进度统计表(月报)”与财务账面基建工程投资支出、应付工程款进行比较稽核,如存在异常差异,应及时提请工程建设部门、物资部门找出原因,补齐当月未及时提交财务部门的“建筑安装工程合同工程进度报告单”或已到货未及时办理的“工程物资出入库单”,财务部门收到补齐的相关单据后,及时核算所属工程投资支出及负债。 

  5.落实财产物资定期清查盘点制度,对清查结果及时进行会计处理,确保账账、账证、账表、账实相符。 

  6.计提在建工程的减值准备。工程项目管理部门应建立工程项目管理台账,按最小项目实施单位反映工程建设进度,每月编制工程项目管理汇总表和停工项目表。停工项目表应对每个项目停工时间、停工原因进行说明。每月对停工项目进行全面检查,如果有证据表明在建工程已经发生减值的,由工程项目管理部门出具减值报告并附减值资产清单及其他鉴定依据后提交财务部门。财务部门在收到手续完备的减值报告后,当月进行账务处理,计提在建工程减值准备。 

  7.在同一设备物资采购合同中部分物资无报价,合同价格标注为赠送或零折扣后无价格但符合固定资产计价标准的,按购入时的市场价格或设备报价,与该合同中其他设备价值进行分摊,并按分摊后的价值计价办理入库验收手续,进行登记管理。 

  8.落实资产暂估标准,有效降低暂估资产与竣工转固定资产的差异风险。(1)明确工程项目完工转固定资产时点为工程部门于项目达到预计可使用状态的当月签发的“工程项目开通(使用)通知书”的签发时间。(2)在工程完工投入使用当月,工程部门必须签发“工程项目开通(使用)通知书”,填制“交付使用资产清单”,与资产接收部门办理资产移交手续,并同时提交财务部门作为办理所属工程项目资产暂估的依据。(3)财务部门收到“工程项目开通(使用)通知书”、“交付使用资产清单”,确定资产达到可使用状态,当月根据交付使用资产清单以及成本费用归集数据编制“暂估资产清单”,办理资产暂估人账(含固定资产和其他资产),次月开始计提折旧。(4)对于工程项目终验前,因设备运行中存在重大的质量问题,需要办理退出网络使用的工程项目,维护部门(资产使用部门)应在设备退出使用当月,出具“工程项目停止使用通知书”并提交财务部门,财务部门依据资产使用部门出具的“工程项目停止使用通知书”,将已办理暂估资产的工程项目重新转入“在建工程”管理。 

  (三)加强项目前期和项目实施过程的财务管理,降低投资风险和节约投资成本 

  为加强基本建设投资项目的财务管理,联通公司制定了《关于加强基本建设项目财务管理的指导意见》,明确了财务在工程项目前期和项目实施阶段的工作职责。 

  1.项目前期管理工作分为立项、可行性研究报告、初步设计三个阶段。财务部门必须参与可行性研究报告中的经济效益分析和初步设计的审查。对于可行性研究报告中的经济效益分析,财务应重点审查项目的投资估算是否合理,经济上是否可行,引用的财务数据是否准确。将预测的投资效益数据与历史数据、经验数据及同类项目实际投资效益进行比较,判断项目的盈利能力和偿债能力等。初步设计阶段财务应重点审查设备购置价格和建筑安装工程及其他费用是否合理,是否存在其他支出挤占项目投资等现象。财务部门通过参与审查,提出审查意见或建议,提供给项目批复部门。 

  2.基本建设项目实施阶段主要指设计批转后,工程项目从开始组织施工到工程完工办理固定资产交付使用的阶段。在该阶段财务部门需注意抓好以下几个方面的工作: 

  (1)加强项目招投标的财务管理和监督。财务部门必须参与基建项目招投标的管理和监督,重点对参与竞标的设备厂家和施工企业的财务状况、资质等级进行分析评价,确认竞标企业在设备供货和项目实施过程中是否有足够的财务履约能力,以保证项目能够按合同约定工期完成,并能及时提供完整的竣工结算资料,确保双方能够顺利按合同约定及时办理结算。 

  (2)加强合同签订及执行过程中的财务管理和监督。基本建设合同是核算基本建设工程项目实际投资完成情况的基本依据,是工程实施过程中进行财务管理、成本控制的重要手段。中国联通为此制定了《基本建设合同管理细则》,明确公司各相关部门在基建合同审查、审批、签订、执行及管理过程中的职责及分工。 

  各级分公司在合同签订过程中要严格核查招投标过程文档,严格执行基本建设程序,初步设计概算批复后务部门和法律部门是合同签署前期的几个关键控制部门,应在合同签署流程中明确相应的合同审查职责,明确合同的综合管理部门,确保合同签订后合同文本能及时发送到工程建设部门、财务部门和物资部门等相关执行部门。 

  财务部门在合同会签阶段主要是对经工程部门、计划部门、法律部门审查会签后的合同文本中的价格、付款条款、付款比例和设备采购清单构成等是否符合财务规定提出专业意见。同时对签署后的合同文本和合同信息及时建立合同管理台账,办理付款记录,并按合同规定的工期进度,督促物资管理部门及时办理物资到货手续,督促工程部门及时提供在建基建项目工程进度月报表和对符合付款条件的合同及时发出付款申请等。财务部门还应建立定期与业务部门核对台账信息制度,确保对外结算的及时性、安全性和财务核算的准确性。 

  (四)落实部门职责,确保工程验收、竣工决算编制和批复工作的及时性 

  为规范和加强公司工程项目竣工决算的编制、审批工作,中国联通制定了《基本建设工程竣工财务决算编制及审批细则》,落实部门职责,确保工程验收、竣工决算编制和批复工作的及时性。 

  1.通信工程项目在达到预计可使用状态时,严格按照《中国联通通信工程建设项目竣工验收管理暂行办法》及时组织工程项目初步验收。 

  2.财务部门在工程初验通过后(未及时进行初步验收的,在实际签发开通使用通知书后)3个月内,按照《中国联通基本建设竣工财务决算编制办法》组织相关部门按文件规定的部门职责、分工,在规定时间内提供相关资料,共同完成初步决算编制工作,并及时提交审计部门。 

  3.工程项目初验通过后(未及时进行初验的,在实际签发开通使用通知书后)3个月后,应组织工程项目竣工验收,6个月内完成工程终验,并在工程终验后1 O日内形成竣工验收意见。财务部门依据终验意见、审计调整意见,及时编制形成正式竣工财务决算,竣工验收后1个月内完成决算批复。 

  (五)规范工程物资实物管理,确保公司资产的安全、完整 

  为规范全系统工程物资实物管理,确保工程物资的安全、完整及合理使用,中国联通制定了《中国联通工程物资管理业务规范》。该规范对工程物资各管理环节可能存在的缺陷和漏洞进行了必要防范和有效控制,为降低物资管理风险、提高财务信息真实性和准确性提供了制度保障。 

  1.按规定设置或指定负责工程物资管理的部门,建立健全物资采购计划、办理工程物资出入库手续及登记器材明细账、按月对库存设备进行清查盘点。财务部门依据物资部门按月提供的设备物资采购、保管、入库、出库、结存、退回等单据核算基建项目支出,定期组织物资清查盘点,并对清查结果进行核算,确保账实相符。同时,财务部门还通过会计核算监督物资是否按照设计合理领用,监督施工单位物资损耗是否在设计规定的损耗范围内,防止发生损失浪费。 

  2.落实完工工程剩余物资退库管理制度。工程项目投入使用时,工程部门需与资产使用部门办理交付使用资产移交手续,与物资部门办理建设期内领用的剩余设备、物资的清点、核实手续。其中对于有利用价值的剩余设备、材料物资按规定及时办理工程物资退库手续,无利用价值的材料物资,经工程部门确认后,提交财务部门记人当期工程成本。对于交付使用工程项目的剩余在库工程物资,工程部门、物资管理部门必须进行盘点,重新确定项目用途,变更该批物资项目归属,无法确定新的项目归属的物资,转入闲置物资核算、管理。对于新开工项目,应优先使用现存物资,否则不予批准采购新的工程物资。 

  (六)强化建设资金管理,加强工程价款的结算和监督 

  中国联通推行财务收支两条线管理,基本建设资金实现专户管理,专款专用,基建工程账户与经营账户分离。各级分公司在申请支付基建项目资金时必须遵循以下原则:基建资金只能用于批准的建设项目,不得在未取得合同情况下先行对外办理资金结算。上级公司在对计划内建设项目保证资金供给的同时,将严格控制合同外建设项目或未经计划部门审批的基建项目的资金支付。对于已经签订合同的项目,必须严格执行《通信建设工程价款结算暂行办法》,执行工程资金审批程序。由工程部门严格按合同规定条款办理资金申请,财务部门负责审核结算凭证的合法性、真实性,审批程序合规后办理付款,不得对符合付款条件的合同延迟或拖后办理付款申请及资金结算。 

  (七)规范公司资产减值准备的财务核销行为,加强资产损失认定工作的管理 

  为规范公司资产减值准备财务核销行为,加强对公司资产损失认定工作的管理,中国联通制定了《中国联合通信有限公司资产减值准备财务核销管理工作规程》和《中国联合通信有限公司资产损失认定与责任追究暂行办法》。 

  中国联通总部及省级公司资产管理部门依据资产损失金额、损失类型(是否正常损失等),对下一级公司的资产损失组织进行进一步现场鉴定或抽查。对于影响重大的资产损失的认定和责任界定,严格按照公司《资产损失认定与责任追究办法》执行。审计部门对资产损失认定及责任界定进行审核并提出审核意见:监察、人力资源、法律等部门对资产损失相关责任人提出追究、处理意见。 

  地市分公司的资产减值准备财务核销必须报省级公司审批,省级公司财务部门按照公司审批、核准权限,对须报总部核准确认的,由省级公司财务部将相关材料报总部核准。作为上市公司,按证监会要求还必须由公司经理向董事会提交核销资产减值准备的书面报告,经董事会逐项表决通过。 

  (八)加强基建财务的检查监督职能,确保会计信息的真实、完整 

  为切实达到对投资成本的控制目标,中国联通专门制定了《基本建设工程财务检查细则》,规定基建财务部门应定期或不定期组织对基本建设工程项目的财务检查,检查内容不限于日常会计核算,同时应关注工程实施过程中的各个业务流程制度是否健全、是否完善,是否按流程要求执行控制措施。检查中还要对现有内控制度进行评价,以不断完善内部控制体系。 

  (九)通过内控评审发挥监督作用,保证制度有效执行 

  为及时发现内控建设中存在的问题,推动内控制度有效执行,2006年中国联通先后组织开展了7次内控评审和现场督导,运用科学严格的工作程序和工作方法,对各级分公司内控制度设计及实际执行情况进行全面验证和评价,就发现的问题及时提出整改建议,并迅速督促落实。各级分公司认真对待整改意见,积极研究整改的措施和办法,注重提高整改的质量和效率,为保证制度的有效执行起到了重要作用。 

    (作者单位:中国联通广西分公司)

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