预算管理需刚柔相济

作者:管理人网来源:管理人网推荐讲师:陶文芸发表于:2009-10-26

企业在执行控制预算的时候往往注重预算的刚性, 但是预算作为一种管理模式最终要靠人来实现, 需要激励员工来执行预算,必须做到刚柔相济. 文章中给出了一些建议.

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  预算管理是将企业的决策目标及其资源配置用预算的方式加以量化,以达到企业资源有效配置,实现企业目标,提高生产效率的企业管理活动或过程的总称。预算管理是现代企业尤其是企业集团的重要管理模式。然而当今很多企业对预算管理的理解有失偏颇,往往是重预算而轻管理,使预算管理流于形式,达不到预期效果。从预算管理的定义可以看出预算管理是一个包括预算编制、执行、监督、考核与激励的可运行、可操作的管理控制系统。因此预算管理作为现代管理模式应当刚柔相济,兼收并蓄,既要有严格的制度管理,也要有充满人情味的人本管理,二者相辅相成。

  刚是指制度管理,在预算管理中就是要硬化预算约束,严格预算执行。通过预算硬约束使员工明确知道预算目标是什么,实现目标的过程中应该做什么,不该做什么。为此企业要做好以下3方面的工作:

  一、细化预算。编制清晰明确的预算是实施预算管理的重要前提。如果编制的预算笼统而模糊,那么预算的执行就有如大海中失去航向的船只茫然不知所措。编制清晰明确的预算关键的关键就是细化预算。将预算制度、责任、指标、费用、定额等各方面进行细化,分解到管理的各个角落与个人。制度的细化可以保证企业各项管理活动有章可循;

  责任的细化可以提高工作效率,防止扯皮;费用的细化有利于成本分析,寻求降低成本的途径;指标和定额的细化有助于预算执行结果的考核和对员工的激励。

  二、严格执行。预算编制再好,如果执行不力,也只是纸上谈兵,因此要严格执行预算。通过责任细化对预算执行过程中的凭证传递和手续审批进行控制,以保证预算执行的有效性。例如,可以由预算管理委员会协同各二级单位相关预算执行部门制定费用控制卡、计划领料卡来控制预算执行。然后根据成本费用项目的性质、金额以及相对责任中心的重要性,对控制卡分别采用按年或按月控制。财务部门作为最后的把关控制点,对一般业务,在进行服务处理时,首先看是否有预算,如果没有预算,则拒绝该项目入账。特殊情况下可以超支,但要补办调整手续。

  三、有力监督。预算的执行与监督是紧密联系的,有力监督是有效执行的重要保证。为了加大监督力度,增强监督的客观、公正和独立性,预算监督工作由预算管理委员会协同企业内审部门共同完成。内审部门不参与预算的编制,只对预算的执行过程与结果进行监督,直接对预算管理委员会主任(一般为企业的总经理)负责。内审部门一方面可以借助企业的财务网络系统在预算执行过程中对各二级单位

  实施突击审查,另一方面可以在期末根据财务部门汇总结果实施定期审查。

  柔是指充满人情味的人本管理。众所周知,悠悠管理,人本为大,预算管理也应提倡人本主义。通过人本管理的内在激励,使员工自觉自愿地执行预算,达到事半功倍的效果。因而企业同样要做好3方面的工作:

  一、树立员工参与意识。由于企业预算管理涉及到企业生产经营活动的方方面面,而这些方面各个环节的工作是由企业不同部门和个人分担的,他们是最熟悉实际情况的。企业要让全体员工都直接或间接地参与预算管理过程,积极地为预算管理献计献策,这样的预算管理才是最有效的。更为重要的是企业管理者通过这种方式倾听员工的讲话,让他们提出心中的意见,使员工觉得受重视,从而激励他们参与预算管理。为预算工作的顺利推进奠定深厚的群众基础,以保证企业经营目标的完成。

  二、适当的授权。通过适当的授权,员工会感到自己受到重视,并因为拥有了一片可以由自己控制的领域而产生高度的事业心和责任感,而且预算管理本身就蕴涵着“权利共享前提下的分权”这一哲学思想。通过事权和财权的下放,监督权和处置权的集中,实现分权与集权的统一,达到“分散权责,集中控制”的目的。因此编制预算时,将有关

  事权和财权通过制度和责任的细化层层下放到各执行单位,由执行单位掌握;而监督权和处置权则集中于预算管理委员会。一方面可以让总经理“按例外原则”管理,提高工作效率,另一方面激励员工更为负责地执行预算,促进预算目标的实现。

  三、创造适宜的环境。著名社会心理学家列温(Lewin)指出人的行为是个人因素与其所处的环境因素的综合效应。在企业管理中,管理者要时刻注意营造一种适宜于引发广大员工激情的环境,从而达到提高效率,促进生产的效果。因此在预算管理中不仅要激发员工的积极性和热情,而且要建立一种与之相适应的互相关心与帮助、彼此尊重与信赖的有利于预算管理开展的环境,让员工切实感到自己是企业的主人,所执行的预算是“我们自己的预算,而不是领导强加给我们的”。

  预算的硬约束好比螺丝钉,人本管理好比润滑油,二者相互结合,使预算管理机制高效运行,真正做到人尽其事、地尽其利、物尽其用、时尽其效、货畅其流、人得其安。因此预算管理要刚柔相济,方能促使企业经营目标的顺利实现。

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