CIO巧用零基预算法

作者:佚名来源:经理世界网推荐讲师:陶文芸发表于:2009-02-17

过冬了,很多企业各方面的费用都在缩减,而原先通行的用历史基数加减百分比的方法来编制预算显然已经行不通,那该如何编制部门预算?本文中用零基预算思路来编制IT预算可以给大家一些启发。

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  在如此严峻的经济形势下,CIO应该如何编制IT预算呢? 一个重要模式就是零基预算法。

  近日,据高盛调查显示由于全球经济放缓,预估全球约65%的企业在2009年削减了IT预算,30%的企业暂停了可随意支配的IT经费。面对此番光景,即便是财大气粗的公司的CIO也不得不早做准备。事实上,对于CIO来说2008年的情况还不算太糟糕,因为IT预算是上一个财年结束前就做好的,大部分企业还不至于中途大幅削减IT支出,不过即将来到的2009年情况却变得严峻起来,因此不少CIO都需要做好节衣缩食的打算。

  常用的IT预算编制模式的弊端

  预算由两个字组成,后面一个是“算”字,代表预算确实能够帮助企业算清将要支出的资金,避免支出失控。但是预算两个字中,更重要其实是前面那个“预”字。古人云:凡事预则立,不预则废,说的就是这个“预”的重要性。“预”就是要提高计划性,要未雨绸缪,要根据需求提前安排好IT资源的配置。

  常用的IT预算编制模式主要有两种模式。一是渐进增长式预算模式,这种编制方式相对简单。就是在上一年的IT预算基础上,结合企业业务增长需求率和IT支出的增长率,做出相应变动即可,因此也称为基数渐进增长预算模式。在这种渐进预算框架中,最重要的是预算基数,就是上一年的支出数额。这种模式也是目前占据主导地位的模式,但随着经济危机的越来越严重,这种预算模式已经不能满足现实需求了。另一种是规划计划预算模式,这是自上而下的程序作业,是先根据企业的业务规划出IT规划计划,然后再细化和分解成IT预算方案,这是以规划分解为预算基础。这种方式主要是以计划为导向的,将中长期的计划转化为每年的预算,但俗语说计划不如变化快,因此当计划的可行性变化时会对预算产生很大的影响。

  在经济危机来临之前,许多CIO一直采用基数增长进行编制预算。这种预算编制方法是首先确定上年度的基数,然后在上年度支出基数的基础上,考虑下一年度影响各项支出的因素,按一定的增长比例确定IT预算。这种传统的预算编制方法的逻辑依据是:一是上一年的每个IT项目支出均为必要,而且都是实现IT目标和任务所必不可少的;二是上一年的每个IT项目支出在下一年度中仍有继续进行的必要,充其量只需对其中部份作调整;三是上年的每个IT项目支出均以成本一效益最大的方式来实施的。

  这种方法特点是较为简便,易于操作。但主要弊端是IT经费多少不是取决于企业业务的发展需求,而是取决于原来的基数。基数大的钱多,可以大手大脚;基数小的事情,经费得不到有效保障。因此,采用基数法编制预算往往没有考虑变化了的情况,仍然是在基数上进行累加或递增,预算安排与现实情况将不能动态同步,特别是在09年经济预期将不容乐观的情况下,会产生更大的偏差。

  什么是零基预算法?

  一般而言,IT预算包括两方面的内容:一是运行原有IT系统需要的日常费用,另一个是计划上线新IT项目的费用。事实上,无论是日常费用还是上线新IT项目,如果把IT预算进行细分,不外乎软件、硬件、安全、咨询、维护和培训等六大类,而每部分所占的比例与公司所处的行业类别及信息化所处阶段有关。因此,进行不同IT活动的预算配比,需要依不同企业而异。

  那么,在如此严峻的经济形势下,CIO应该如何编制IT预算呢? 一个重要模式就是零基预算法(Zero-Base Budgeting)。

  零基预算法,又称零底预算,其全称是以零为基础编制预算的方法。它是指在编制预算时对于所有的预算支出均以零为基底,不考虑以往的情况,只从实际情况上研究和分析每项预算是否有支出的必要和支出数额的大小。

  零基预算在编制年度预算时,对各项预算支出均不以上年预算为基数,一切从零开始,按日常经费和专项经费两部分重新核定,做到该保留的保留,应取消的取消,确需增加的予以增加。这种预算不对历史基础数据作修修补补,而是重新审查每项IT活动对实现IT目标的意义和效果,要消除今年存在的费用支出在下一年度就一定存在的习惯性心理。然后在成本效益分析的基础上,重新排出各项IT活动的优先次序,并据此决定资金和其它资源的分配。

  零基预算法与传统的基数调整预算模式截然不同,主要有以下三个区别:一是预算的基础不同,基数调整预算法的基础是前一期结果,本期的预算额是根据前一期的实绩调整确定的。零基预算的基础是零,就是本期的IT预算额是根据本期IT活动的重要性和可供分配的资金量确定的。二是预算分析的对象不同,基数调整预算法重点对新增加的IT活动进行成本效益分析,而对与前一期性质相同的IT活动则不再作深入分析研究。零基预算法则不同,它要对本期内所有的IT活动都重新进行成本效益分析。三是预算的着眼点不同,基数调整预算法主要是控制预算金额的增减,而零基预算除重视金额高低外主要是从IT活动的必要性以及优先重要程度来分配有限的IT资金。

  零基预算可以使CIO没有现成的框框,不受现行预算执行情况的约束,只根据业务实际需要对IT项目进行增减,确定IT项目的优先次序,避免在原基数上层层递加的弊端。因此,和传统预算编制方法相比,零基预算具有以下优点:一是有利于提高CIO的对IT活动必要性的审查意识。零基预算是以“零”为起点观察和分析所有IT活动的必要性,要解释为什么需要花这些钱,并且不考虑过去的支出情况。二是进行优先级排序,有利于合理分配资金。每项IT活动都需要经过成本效益分析,当对每个IT项目进行优先级排序时,就能使有限的IT资金流向更富有成效的IT项目,资金分配会更加合理。

  编制零基IT预算方案的步骤

  运用零基预算的方法编制预算,在操作上需要把握好四个步骤:

  (1)列出所有IT活动明细,逐一分析其必要性

  单个IT活动预算是IT总预算的基础。因此,IT部门需要根据IT目标和具体IT任务,列出所有IT活动明细,这主要是为了弄清IT部门是否已经尽其最大努力清晰其费用支出,也是IT部门证明所做的IT活动必要性的前提。然后,对每项IT活动的目的进行逐一分析其必要性。因为只有CIO都清楚知道每一项IT活动的真实成本是多少,才能管理和控制这些成本的。因此,第一步就是要列出的有的IT活动,这是实行零基测算的前提。

  (2)成本效益分析,确定各项IT活动的预算标准

  有了明确的IT活动后,对做预算最大的好处是,可以根据对企业业务发展的贡献来对IT活动的作成本效益分析。分析结果应要清晰呈现出实施各项IT活动的成本效益分析对比,以及各项IT活动的详细资金预算和实施计划,使CIO能够清楚地掌握IT建设所投入的各项费用标准(硬件、软件、咨询、维护和培训等)。因此,成本效益分析是确定预算标准有没有“水份”的关键。

  (3)把IT活动进行优先级评估和排序

  CIO对每一个IT活动的所需费用和所得收益进行审查、分析和评价,权衡轻重,区分层次,确定先后次序。一般分为三个层次:第一层次是必要的IT活动,即非进行不可的活动;第二层次是需要的IT活动,即有助于提高质量、效益的项目;第三层次是改善工作条件的IT活动。进行成本效益分析的目的在于判断各个IT活动费用开支的合理程度、先后顺序以及对企业业务发展的影响程度。

  (4)核定及编制综合总IT预算

  按照以上办法分别编制出各个IT活动预算后,再由专门财务预算小组进行复审,对重复、漏编和不合理的IT活动进行调整、取舍和补充,汇总编制成综合预算表。按照最高优先级所确定的预算标准及IT活动的优先次序进行分配资金,落实预算。

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