以某合资公司为例内部控制体系在企业中的实际应用

作者:佚名来源:财务顾问网推荐讲师:安越发表于:2006-04-05

  一、引言

  加入WTO后加强内部控制建设成为提高经营管理水平的当务之急,由于种种原因,当今我国企业的整体管理水平与世界先进企业的管理水平存在较大差距。由于管理不善,造成不少国有企业经营效益低下,如果关注股市会发现,从去年年报及今年中报看,我国上市公司的整体效益水平有逐年下降的趋势。这种情况难以适应全球经济一体化的市场竞争。加入WTO后,我国企业面临的竞争将会更加激烈。为了适应日趋激烈的竞争,我国企业必须尽快提高管理水平。而加强内部控制建设则是提高经营管理水平的当务之急,甚至是一条现实的捷径。

  因此,强化我国企业的内部控制建设是建立现代化企业制度的需要,是预防舞弊及其他不当行为的需要,也是适应全球化经济竞争的需要。按照中央十五届四中全会的要求,建立现代企业制度是国有企业改革的方向。现代企业制度的核心是"产权明晰、权责明确、政企分开、管理科学",这四个方面都涉及到企业内部控制的建设。其中产权明晰和政企分开,涉及到企业内部控制的控制环境、企业的组织结构和行政领导控制设计。而权责明确和管理科学则更是涉及到企业内部控制建设的各个方面。因此我认为,现代企业制度要求企业建立完善的内部控制制度,而完善的内部控制制度能够有力地促进现代企业制度的完善建立及有效实施。

  至目前为止,我参与的国有企业改制项目有几十家,这些企业都曾经是国家经济的支柱,都曾经辉煌一时,但最终由于连年亏损,无法偿还到期债务,不得不走上破产、企业改制之路。这是由于企业经营中的无常管理、有章不循、弄虚作假、浪费严重、贪污犯罪和以各种手段侵吞国有资产等不正当或违纪、违法行为造成的。出现这些问题固然有很多原因,但缺乏行之有效的内部控制是其中的一个重要原因。长期以来,重速度轻效益、重生产轻管理的经营理念至今没有在国有企业内部得到彻底改变。从管理上改变这种状况,根本的出路在于建立和严格实施企业内部控制。我国加入WTO后,中国企业融入全球经济竞争的深度和广度成倍增长。所面临的竞争程度更加激烈。面对这种无法回避的现实,我国企业要想在世界市场中站住脚并求得发展,就必须在技术和管理两方面同下功夫,迎头赶上。管理方面,加强内部控制制度建设是提高经营管理水平的基础工作,也是不可回避的现实需要。可以断言,企业内部控制制度建设,事关我国企业未来的生死存亡。

  因此我想,作为注册会计师,我们会接触到很多类型的企业,我们按照行业准则对其财务状况、经营成果、内部管理控制情况进行深入的剖析,这些企业中既有成功的案例,也有失败的案例,我们不妨借助所内刊物这个平台,将这些企业中我们所亲自看到的、体会到的内部管理控制的制度建设、实施成功与失败之处,列示出来,我们共同探讨、研究,以使我们能对内部控制体系如何在我国特有的经济体制下产生的各种企业中建立的更健全,实施的更有效进行更全面深刻的认识和掌握。前一阶段,我对北京正大饲料公司进行审计,对此企业内部控制的设计是否合理与实施是否有效感触颇大,因此在我所首刊发表拙论,希望起到抛砖引玉之效,在以后我所各期刊物中各位同仁能将在实际审计中对企业内控管理方面的了解与评价列示出来,我们共同学习、探讨。

  二、内部控制的概述

  内部控制的定义

  为了赋予内部控制一个准确完整的定义,审计程序委员会下属的内部控制专门委员会经过两年研究,于1949年发表了题为《内部控制、协调系统诸要素及其对管理部门和注册会计师的重要性》的专题报告,对内部控制首次做出了如下权威定义:"内部控制是企业所制定的旨在保护资产、保证会计资料可靠性和准确性、提高经营效率,推动管理部门所制定的各项政策得以贯彻执行的组织计划和相互配套的各种方法及措施"。

  此定义强调,内部控制不只限于与会计和财务部门直接有关的控制方面,它还包括预算控制、成本控制、定期报告经营情况、进行统计分析并将统计报告送交有关部门、制定培训计划以培训有关人员使其能够履行职责,以及设立内部审计部门以保证管理部门所制定的各种程序的准确性,并保证其得到贯彻执行等内容。此外内部控制还包括其他领域的一些活动,例如,具有工程性质的时动分析以及在检查系统中运用的质量控制,基本上属于生产部门的活动。

  内部控制综合框架的五个部分

  内部控制综合框架是由美国反对虚假财务报告委员会的发起组织委员会(COSO)于1992年9月发布的,是至今对内部控制最为全面的描述。报告对内部控制定义为"一种管理方法,由一个会计主体的董事会、管理部门和其他人员共同制定,旨在对企业经营的有效性和效率、财务报告的可靠性、执行各种法规条例的合规性目标的实现提供合理的保证。"报告认为,一个合适、有效的内部控制综合框架包括以下五个部分:

  (1)控制环境。它是由管理层倡导一种正直、伦理道德风气、宣传管理宗旨、经营方式和人力资源政策,使职员自觉管理其活动和履行他们的责任。管理部门应通过文字描述和范例以及采取相应的监控措施来影响全体职员,以提高他们的伦理道德水准。

  (2)风险评估。即管理当局应对目标完成期间与企业相关的风险进行识别、预见,并采取相应避险措施的管理控制。风险评估应测定风险对货币项目及对会计主题形象或信誉方面的重要性;风险发生的概率;如何减轻风险至可以承受的水平。

  (3)控制活动。它是为实现内部控制目标提供合理保证而制定的各项政策、程序和规定。它包括:营业性控制,用于指导会计主体的经营管理活动;财务信息控制,用以保证财务信息的安全可靠和保护会计主体的财产;合规性控制,用以将活动指向符合适用的法规、管理控制要求和坚持伦理道德。

  (4)信息情报传递。这是对关系企业内部和外部的事件或活动、有关的财务或非财务信息都应当加以识别、占有,并及时有序地传递给决策者和职责履行者。它包括信息资料的传递程序和传递范围。

  (5)检查和评估。是为保证内部控制的适当性和有效性而进行的日常和定期监督、检查。

  内部控制的基本方式是内部控制内容的具体表现

  内部控制的基本方式是内部控制内容的具体反映。包括:

  (1)组织规划控制:根据相容职务分离、经营特点和明确划分责权等原则对企业总体组织机构进行设置;

  (2)授权批准控制:经济业务处理必须经过授权才能进行。它包括一般授权和特殊授权;

  (3)文件记录控制:是保证其他控制有效性、保持效率经营和高质量信息的手段。它包括管理文件、岗位工作说明书、方针程序手册和会计记录;

  (4)实物安全控制:采取限制接近、定期盘点和比较记录的保护和保险等措施保护实物资产的安全;

  (5)职工素质控制:是对职工在招聘、录用、培训、晋级等方面所进行的控制;

  (6)预算控制:以数量、金额等形式反映企业未来业务的详细计划;

  (7)业绩报告控制:是管理当局掌握信息、加强控制的重要工具;

  (8)内部审计:是对内部控制的再控制。

  内部控制的作用和其自身的局限性

  (1)良好的内部控制旨在达到下列目标,借以发挥其相应的作用:保护资产的安全完整,以防止出现舞弊性错误;保证会计记录正确可靠;及时提供可靠的财务信息,以满足企业管理人员和外部利益关系人决策需要;保证增加盈利和减少不必要的开支;规避风险;防错防弊,避免或减少因错误和不正常现象造成损失;保证授权职责明确并被认真履行;保证管理当局履行其法律责任;降低审计费用。

  (2)内部控制虽能达到上述目标,但也有本身的局限性。如成本效益原则使内部控制设计对异常或未预见到的例外经济业务控制有限;管理当局滥予授权,使内部控制受到危害;执行者的串通舞弊,使内部控制失效等等。因此,内部控制不能保证预防或察觉所有舞弊,它只能提供"合理保证"。

  我国社会主义市场经济体制和现代化企业制度下的内部控制

  基于内部控制所具有的重要作用,加强内部控制成为企业提高经营管理效率、在竞争中取胜的前提条件。随着我国社会主义市场经济体制和现代企业制度的建立,内部控制已逐渐为经营者所重视,建立健全内部控制制度逐渐成为企业加强经营管理的内在需要。同时,现代审计所采用的制度基础审计方法成为企业加强内部控制的外在压力。而且,我国会计、审计理论工作者在借鉴西方已有的内部控制理论基础上,对内部控制进行了有益的探索,又为内部控制实务提供了理论指导。但基于我国的国情,目前我国内部控制的理论研究只初见端倪于内部控制结构阶段,即内部控制由控制环境、会计制度和控制程序三要素组成。另外,内部审计机构的日受重视和建立也为内部控制的正常运行提供了保障。

  三、北京某合资公司简介

  北京某合资公司系有限责任制企业。由北京某公司和香港某投资公司共同投资兴办的合资经营企业,注册资本500万美元。

  该合资公司是目前国内最大的饲料厂之一。该公司总投资为1000万美元,可年产各种饲料18万吨。工厂设备全部是由美国引进的,配料、生产由电脑控制,从原料接收到产品的储存、发放,全部实现自动化。

  合资公司主要产品为饲料,按使用方法不同可分为全价配合饲料、浓缩饲料(即料精)、预混饲料。按形状分为颗粒饲料、粉状饲料。品种按畜禽不同种类、不同生长期需要多达上百种。从1987年到2003年5月该合资公司公司共销售各类饲料188.3万吨。

  该合资公司公司司管理结构设置为:

  一级:董事会

  二级:总经理(下设副总经理)

  三级:各职能部门,包括行销部、品管部、生产部、超混部、采购部、财务部、畜禽部、总经办、行政部。

  四、该合资公司财务监控管理制度

  经过对合资公司的财务监控管理进行调查,我认为公司整套内部控制体系设计规范合理,实施有效,监控力度较强,公司于2003年2月份通过了ISO9000质量控制认证。我主要从以下四个方面进行阐述:

  1、资产管理方面

  公司的主要资产包括存货和固定资产,分别由专设职能部门管理负责,责任到人,各项资产由计算机系统进行核算处理。

  固定资产中房屋建筑物布局合理、厂房宽敞通风,厂区绿化很好,如公园一般,生产设备实现全自动化,各种产品的配方经调试确定后有电脑自动控制进行供料、搅拌、生产、装运等工作。机器设备定期维修、保养较好。公司在购置固定资产时的内部控制手续非常健全,均有购置申请书,公司负责人批示,完税证明单,到货验收单(验收人员签字)和购置发票等相关证据。

  公司对存货管理较为严格,库房中存货码放整齐,不同种类的存货用不同颜色包装袋分开摆放,很容易进行识别,各类存活均挂有标牌,在标牌上面明确列示存货规格、型号、出入库时间,并有领料人、送料人、库管人员签字确责。

  公司每月对各项资产进行清盘,每月均统计出暂停用固定资产的名称数量清单,进行调整安排。存货每月进行盘点,盘盈亏率很小。

  2、生产销售方面

  公司从采购原料、原料验收入库到材料出库、生产成品再到销售结转成本、确认收入各环节控制体系均较为完善。

  材料采购需填制"采购申请单",列明采购原料名称、供应商名称、价格、数量、质量标准、交货地点、付款形式、运输方式、在途天数、订货到达日期、包装袋处理等详细采购计划。此单据需采购员、采购经理签字,交由品管部、财会部会签、最后总经理签字确认。

  采购原料入库需填制"原料收货报告",此报告由采购部对原料名称、合同号、运输单位、包装袋处理等进行签字确认。然后由地磅员对过磅时间、重量、运输车号、皮重、毛重等情况进行签字确认。由化验室对原料进行化验确认原料品质,提出化验意见并进行签字确认。由工厂仓库对收货净重、存放位置、入库件数进行签字确认,再由采购部综合上述情况对付款进行确认。

  原料出库需填制"领料单",由领料人、部门主管签字确认。

  结转产成品时需制作"原料耗用及生产量表",列明多少原料生成多少产品,列明规格、数量。

  产品出库销售,需制作"产品销售统计表",列明当日销售多少、赠送多少、总金额、折扣金额、净销售额;"产品发货日报表",按购货单位统计对其销货多少、折扣额多少。这些表每日均由财务主任、财务总监监控。

  3、往来款管理方面

  在市场竞争日益激烈的今天,为扩大销售量,赊销作为一种促销的手段,有着不可低估的作用,发生往来款使销售和收款这两种行为之间存在着一个结算周期,从而形成了应收账款的成本,企业不得不垫支一定的资金和花费一定费用。随着应收账款规模增大而成正比例增长的坏账损失,将成为应收账款投资的最大风险。管好应收账款,目的在于加快资金的回收、周转,提高应收账款的变现能力,并对往来款的发生、间隔期、清算三个环节进行严格的监督与控制。

  该公司在赊销方面,需填制"客户赊销申请单",列明客户名称、合同号、销售货物名称、金额,并由客户写明"客户申请承诺"保证在什么时间付款。此单据由行销部签署此客户尚欠款项,及申请赊销理由并签字确认,由财务部对此客户信用进行审查,确定对其的信用政策。并由财务长签字确认,最后由总经理签字同意,才能进行赊销。

  企业在赊销后对往来结算准确登记,认真核对,定期清理,使单位有更多的资金开展业务活动,积极主动地向欠款单位和个人催收。对账龄较长的欠款单位和个人发欠款确认书,经双方确认签字后寄回。

  对应付、暂付款的有效管理,可使单位能够充分利用这部分暂时为企业所拥有的资金。灵活管理和运用这两种资金,可使单位提升物流、资金流管理。公司采购原材料基本无现付现象,均合理利用对方单位给予的无息信用期,并由财务部门对每笔欠付金额、信用期、对方单位均进行准确纪录,到期准确还款,保持着良好的信誉。

  4、费用支出方面

  随着我国现代企业制度的建立和完善,加强资金管理、合理使用、节约各项费用成本已成为企业资金管理的重要组成部分。要在市场经济这个大潮中求得生存和发展,必须加强对资金的管理与使用,实施有效的内部控制制度,管好用好资金,以便提高每一笔资金支出的使用效益。因此加强资金支出的管理是十分重要的。

  该合资公司各项资金支出控制制度非常严格,不论资金支出用途、金额大小均需填制付款申请单,列明付款提议人名称、付款理由等情况,并必须由批准、财务负责、经理、审核、出纳、领款、报销制单各方负责人同时签字才能支付此笔款项,有一方不签字,将无法支出此笔现金,虽然手续繁琐,短时间内企业内外各方资金使用人无法理解,但这种严格的控制制度最大程度的控制了付款支出过程中的所可能发生的错误与舞弊,并且经过长时间的坚持实施,企业内外各方资金使用人也对此制度适应、并自觉遵守了。

  以上是该合资公司的主要内部控制体系,由于饲料行业的价格直接受国民日常所需要的禽蛋肉奶价格的影响,而目前我国处于通货紧缩期,禽蛋肉奶价格偏低因此我国饲料行业利润空间很小,大部分企业亏损、不景气。但该合资公司连年创造成百上千万净利润,在饲料行业内一支独秀,我认为这与其设计科学合理的内部控制管理体系及日常行之有效的对内控制度的监控办法是密不可分的!

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