一个内部审计的成功模型——青岛港(集团)推行网络审计综述

作者:佚名来源:《山东审计》推荐讲师:安越发表于:2006-04-11

  内部审计成为集团内部经济责任的监控中心

  (一)对集团决策层在新企业制度下经营管理应负的经济责任进行监督。监督决策层对经营层开展生产经营管理一系列经济活动进行过程控制应负的经济责任的落实情况,对集团重点资金投入关键环节把关控制。

  (二)对经营层实现利润和放大资本功能的经济责任进行监控。审计部门通过网络监控,对经营层的一系列经济活动进行监督。第一,实施有效人工成本的监督和评价。监控并评价经营层安排组织生产的有效性,对无效单吨成本提出审计管理建议,帮助经营层寻找新的利润增长点,有效地促进了装卸单位积极开展加强经营绩效分析,降低单吨(箱)成本。第二,实施机械设备成本管理的监督和评价。监督各单位对大型机械设备维护大修、保养的成本提取依据是否符合生产实际;监督大型机械设备的燃材料消耗是否与机械实际运转情况相符,燃材料的领用是否符合集团规定程序,是否执行集团集约管理制度。第三,监控经营层内抓管理、外拓市场,开拓新利润源而开展的各项经营管理活动;监控经营层执行集团各项管理制度和内控制度情况;监控完成生产经营指标和财务指标情况,科学评价经营者的经营绩效。审计部门成为经营层改善经营管理和利润增长的加速器。

  (三)使用网络监控数据仓库等现代化管理监督手段,实现数据共享,全面监控收入和成本。网络监控数据仓库的建立,监督各基层单位从源头上将生产循环的数据及时、准确地输入到数据仓库。审计部门运用数据仓库系统软件,通过数据交换箱实时出具各时点、各相关具体要求的报表材料,链接单船核算统计分析系统,对单船核算进行分析和评价。

  (四)加强基础监督,保证审计监控原始信息的真实性完整性。运用网络监控手段,监控操作层及时、准确、完整地输入现场记录和作业票等原始数据,对操作层现场记录和作业票规范管理加强监督。

  内部审计构建两级监督新模式新机制  ·

  (一)建立两级审计监督新模式。建立了集团审计部门与派驻审计员、兼职审计员相结合的新的管理体制。以现有的专职审计员队伍为基础,由集团聘任为派驻审计员,派驻到装卸公司、建港、港机厂等八个重点单位,审计部门以集团相关部门集中控制为主,有重点地审计直属单位,并运用派驻审计员和兼职审计员的审计成果,实现统分有序、有机结合的两级审计监督模式。

  (二)建立审计监督新机制。新机制的重点,在于实施对集团所属的派驻审计员的新管理机制和保障派驻审计员独立性得到充分发挥的体制创新。为了充分发挥专职审计员的基层现场把关作用,派驻审计员由集团统一聘用和委派,并对派驻审计员实行轮岗制,避免“人情审计”等弊端,保持了派驻审计员的审计独立性和增强其责任心。

  再造内部审计新流程

  (一)建立审计监督枢纽站,对生产经营和财务管理进行联动监控。将业务生产、财务账套和资金结算中心账户的计算机管理系统网全部链接到内部审计部门,按照全面监督、突出重点的审计原则建立了内部审计监督网络。青岛港开发了审计主页网络系统,延伸了审计主页网络的终端平台输送系统,审计部门通过链接和创建,建成了全集团惟一的拥有业务生产信息和财务管理信息的审计监督枢纽站,对全集团的业务生产和财务运营进行联动监控。审计监督枢纽站包括:1、链接业务处及装卸单位每日船舶调度日志和计费台账系统网,掌握泊位使用率;机械、人工运转率,对全集团装卸公司船舶靠、离港及收入计费情况进行监控。2、链接二线单位引航、处理、轮驳调度日志和计费台账系统网,对船舶人港动态及二线单位收入计费情况进行监控。3、链接财务部、基层单位财务账套,掌握各公司的预算收支情况及集团与基层单位的资金往来情况。4、链接结算中心资金账户,掌握集中资金到位和使用情况,对资金筹集、使用情况及内控制度的执行进行监控。5、链接派驻审计员的审计信息数据库,对集团主要生产单位派驻审计员的内审工作进行动态监控。

  (二)建立内部审计工作流管理系统。在开展网络审计的同时,青岛港开发了审计办公自动化(OA)系统,审计办公自动化与审计网络综合档案审计主页相链接,形成了青岛港独特的审计工作流管理系统。它包括:1、信息收发管理系统;2、 OA审计办公系统,将审计工作步骤按照性质、时间、人员设定了新建和查看的权限,设有“我的办公桌”和“审计工作指派”;3、共享资料管理系统,分为集团共享资料系统和内审共享资料系统;4、审计业务流程管理系统。这一系统共分为四大模块,一是审计工作管理模块,内容为审计部门负责人通过网络下达给工作人员的待办工作,有案卷号、审计项目、审计对象及项目负责人。二是待总结项目模块,反映的内容是审计人员完成待办工作,通过网络发送给审计部门负责人,审计部门负责人根据完成情况给予评介指导。三是审计结果查询模块,查询权限界定为部门负责人,可以查看审计的七项职能完成情况,全面掌握审计工作进程。四是审计系统维护管理模块,主要是为健全和完善审计工作管理系统而设置的,软件维护管理人员根据审计部门提出的新要求不断健全和完善工作流程和监控内容。

  树立内部审计新地位

  (一)网络审计三大自控体系。 1、健全数据采集自控体系。健全装卸一线和辅助单位的收入自控体系。构建调度旧志一库场理货员 (现场作业员)一计费员一复核员一费收员一收入会计双向交接、互相牵制的自控体系。2、健全集团各直属单位成本管理自控体系。结合各单位实际,科学规定成本费用开支范围和开支标准,建立有效的成本费用预算控制制度。3、建立健全真实反映经营活动绩效的自控体系。加强对各单位的定期经营绩效分析与监督,严格检查各单位经济运行情况和遵章守纪情况,针对每季度开展绩效审计时发现的问题,及时提出管理意见和建议,及时查处违规行为,堵塞漏洞,确保把问题消灭在萌芽状态。

  (二)运用网络审计手段加强预控和防范。1、对大额支出的监控。对固定资产投资和基本建设等大额资金支出项目由集团统一组织招标,审计部门全程参与对大额支出的全面监督监控:2、对装卸单位预算支出的监控。对于装卸单位的生产性和非生产性预算支出,按照对口管理的原则,全部由相关部门根据职责分工,对支出项目进行审批控制,严格控制非生产性开支项目和金额;3、加强对外创收项目监督。通过集团OA办公网络,对二、三线单位对外创收项目的费用进行监控,按照项目类别科学核定对外创收成本费用开支,降低创收成本。对预控事项,审计部门负责监督检查各主管部门制度执行情况,对重点环节和重点事项进行监督。

  (三)网络审计实现内部审计监督集约化。网络审计使得集团审计部门能够通过网络加强对自控体系和预控体系的监督控制,及时发现问题,堵塞各种漏洞,使内部审计监督不再是零散的、不系统的,而大大提高了内部审计监督的实时性、系统性和集约化程度。

  1、加强对各单位自控体系的监控。审计部门协调和指导各单位建立健全自控体系,并加强对各单位自控体系运行情况的监督。检查各单位自控体系运行情况,定期检查三个自控体系能否正常运行,各单位在建立健全经营数据采集自控体系的基础上,各单位按进度通过审计网络向审计部门网络传输各经营环节数据,审计部门根据作业协议,以三大自控体系的关键岗位为自控体系闭环运转责任控制切点,对自控体系闭环运转差异、效果分析确认、对不能及时输入经营数据的单位,视为准弄虚作假行为,进行调查和严肃处理。

  2、加强对预控措施落实情况的监控。重点监督主管部门是否按规定对拨付资金项目进行审核,工程项目付款是否含有设备、物资款,监控外付资金的流向是否与上报审批的付款单位一致。对大额资金以及非生产性支出的审批程序的监控。重点监督相关部门是否按规定对项目预付款进行审批和按规定的比例拨付预付款,监督相关部门是否加强对项目投入产出进行核定、管理和监督。

  3、对集团集约管理项目进行动态监控。通过网络监督大、中型机械设备等大宗物资采购是否执行招投标制度,是否经过相关部室参与并互控;监督邀标单位是否是行业中信誉、质量最佳者和报价合理者;监督专家组是否从专家库中随机抽取。

  网络审计监控的实时性和全面性,使内部审计部门能够为集团核心领导层实施经济管理决策提供充分、及时的决策信息支持,内部审计部门自然成为决策咨询服务中心。首先,加大管理审计力度,为奖惩决策服务。根据审计建议,按照年初对财务管理人员及分管财务的主要领导实行红黄牌的管理规定,审计部门运用网络审计为集团推行红黄牌奖惩制度,维护财务管理秩序和集团领导层的奖惩决策提供了依据。其次,充分发挥审计预先控制职能,为管理决策服务。运用网络监控手段,充分发挥审计监督的预先控制职能。监控决策层网络招投标商务性谈判价格,对集团固定资产投入产出可行性论证作出预先评价,向集团领导核心层提交管理咨询报告,为集团领导核心层管理决策提供服务。最后,事先预控和实时监控相结合,正确评价经营者绩效,为人事决策服务。通过网络审计实行四级监控,实时监控各项管理活动和各项制度落实情况,动态监控各层次责任人的经济责任履行情况。

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