预算背后的逻辑

作者:安越来源:本站原创推荐讲师:安越发表于:2013-02-26

  近日,以色列总理办公室削减总理冰激凌预算的新闻在网上广为流传。鉴于此项开销达到2700美元大大超过预期,并且供应商的定价存在不合理的地方,所以尽管据说内塔尼亚胡本人很喜欢吃冰激凌,但新的年度该项预算仍将被取消。一个国家尚且对几千美元的预算如此计较,作为企业,无疑更应该重视预算工作了。

  我们知道,预算管理作为一项系统的管理方法,已经在企业中广泛使用,但是在实践中无论企业预算的编制还是执行都存在一些问题。在所有问题中,预算的归属问题是一个比较核心却容易被忽视的问题。那么预算到底是谁的呢?

  老板的预算or员工的预算

  对于这个问题,一些企业会认为是员工的预算,理由是如果这个目标是由员工自己提出来的,那一定是可以实现的,有现实的基础。而另一些企业采用的是老板给出大目标,员工在此基础上去分解,理由是老板能够从全局把握,并且能够克服员工的惰性。

  两种方式看似都有道理,其实都有问题。

  前者的问题在于员工和部门经理们的思路是从过去看未来,而不考虑未来和过去应该有本质的不同。他们的逻辑通常是:我今年有100个客户,明年再增加20个客户,减去明年要丢失的10个客户,我的10%的增长就确定了。他们很少考虑更多更为根本的变量和条件,例如新产品出来会怎么样?人手增加30%会怎么样?改变销售模式会怎么样?产品提价会怎么样?增加销售渠道会怎么样?增加办事处会怎么样?把客户重新分类会怎么样?用其他方式增长,通常不在他们的经验范围内。

  后者的问题则不那么容易被发现。因为很多老板的逻辑是:我知道要求100%的增长是不现实的,但如果我要求100%,最后实现了50%,也比由员工提出的20%要好得多。但结果,老板不但得不到自己想要的50%的增长,反而连本来可以达到的20%也得不到。实际上,在很多企业身上都发生了这样的事情。

  其实如果从严格的意义上说,这个命题并不成立。因为无论采取自上而下还是自下而上的方式,预算目标都是服从于整个企业战略目标的,并非是老板或员工。预算管理可以看作是保持个人、部门与企业战略目标一致的一种手段。

  财务的预算or业务的预算

  在大多数企业里,预算工作都是财务部门在牵头,但是牵头不等于制定。如果只是财务部门在做预算,业务部门执行预算,预算管理不会成功。单纯由财务部门做出来的预算之所以不会成功,一是因为业务对财务部做出的预算不接受,认为财务不理解业务,不懂业务,是坐在办公室里憋出来的预算,无法执行;二是单纯由财务做出来的预算,大多不是根据业务经营计划编制,执行过程中无法比照;三是财务部门与业务部门没有对做出的预算形成共识,执行过程中肯定会扯皮,吵架。

  在全面预算管理体系下,财务的预算和业务的预算实际上应该有机的结合在一起,数据的统一,逻辑的一致,目标清晰,过程可控,才是企业在预算中想要实现的。

  共识、习惯与承诺

  其实很多企业的预算编制者都忽略了预算过程最重要的一环,就是让参与预算的每个人都相信这个预算和了解预算背后的逻辑。如果老板拍脑袋或者财务自己做出的预算大家不认可,也就没有人会认真地去执行。所谓的目标就不是目标,而是一个笑话。通常连老板也不相信这样的目标,他不会按照这个目标配置相应的资源,例如增加人手或其他投入。而没有投入,预算目标是根本无法完成的。

  好的预算要求企业完成从上到下以和从下到上几个轮回。在轮回的背后,是对于公司未来认真的讨论,在这个过程中,不论老板、员工,不论财务、业务,其意见都很重要。在这个讨论甚至是争论的过程中,老板主观的想法被修正,同时员工局限也被老板的超前思维打破,最终的结果是一个可行的预算,同时也是最大程度被所有人接受的预算。既可行,又被大家认可,这就是共识,这样的目标才有可能实现。一位国内资深的财务总监讲过这样一次经历:有一家企业做预算,该公司的财务总监高高兴兴拿来让董事长审批,董事长想征求一下他的意见,他出于责任心就去了一趟企业,找了一些中层干部了解情况,谁知预算的细节是一问三不知,问分管部门的高层管理人员,也回答不出细节来,或是一肚子不满的情绪,或是只回答得出自己那一部分。他当时就很感慨,这样的预算执行起来的结果可想而知。

  共识是预算管理成功的前提,预算的良好执行还需要习惯的力量。习惯是指我们把预算管理真的融入日常经营活动管理,形成一种潜在的意识,在开展每一项经营活动时自觉的按这个要求、朝这个方向努力,而不只是在考核的时候拿出来看。比如实际经营中业务部门通常按照自己的业务经营计划,如果这个计划与预算并不匹配,这就有问题,好的预算执行中标准是统一的。

  预算既是管理工具,同时也是各级管理者对业绩的承诺,如果预算不是承诺,就变成了一个数字游戏;预算只有变成了承诺,才有严肃性,才能真正成为企业管理体系的组成部分,从而帮助管理者发现问题和提供决策支持。

  共识、习惯与承诺,共同组成了一个企业的预算文化。这种良好的企业文化既是在预算管理过程中逐步形成的,又在一次次的预算编制与执行中得以强化,成为企业高效管理天然的土壤,在预算管理中发挥着不可替代的作用。  

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