建设高效的学习型团队

作者:安越来源:安越原创推荐讲师:安越发表于:2012-06-27

  团队管理是企业管理的一个重要领域,对于当下快速发展的外资和民营企业来说,团队管理又多了一些特殊的含义。从企业的角度来说,快速发展和扩张带来的是人才的巨大需求,如果没有相应的管理配套机制,随之而来的往往是人员效率的低下和人才流失的加剧,给企业效益和形象都会造成重大损失。从员工个人角度而言,现在80员工已经逐渐成为主力军,90后员工也开始迈入职场,与之前的员工相比,他们创造性更强,更有激情,对个人的感受和个人价值的体现更为看重,反过来也更浮躁,这些都给企业的团队管理带来了新的挑战。

  苏州维信电子CFO钱自严破解这个难题的办法是“打造学习型的团队文化”。企业在发展,员工也需要发展,所以我们也要用发展的眼光来看待团队的管理和成长。发展离不开学习。企业的新业务、新市场要学习,新的政策和管理模式需要学习,技术的更新换代需要学习,这些都是企业发展过程中不可避免的,而且会越来越多,而年轻一代的优势就在于学习能力强,容易接受新事物,如果能将它们与个人的成长和进阶结合起来,不失为现阶段企业团队管理提升的一个方向。
那么学习型的团队组织有何特征,我们的企业又通过什么方法去建立呢?

打开一扇窗 

  对于一个团队来说,很多问题都是来源于两点:一是团队内部的信息和资源共享不充分,沟通不畅,这直接影响了团队执行的效率和效果;二是能够得到提拔重用的只可能是一部分人,更多员工的工作在一段时间内不会有大的变化,这些人会对现有工作产生倦怠感,对未来发展产生迷茫,这会影响个人的工作情绪并进而影响到团队的稳定。作为财务团队,由于财务工作重复性、规范性的特征,多数财务人员又是从基础业务做起,所以很多时候这种表现更为明显。对此,钱自严说:“我们作为一个团队管理者,我们要起到两个作用,第一个就是激励,第二个是支持。用形象的话说激励就是开一扇窗户,不是说郁闷的时候让他跳出去,是说你要让他看到前景,要看到窗外的风景。”

  怎样“打开这扇窗”, 钱自严举了一个具体的实例。工作能力可以分为两大类,专业技能和通用技能,通用技能分为执行、组织、交流等能力,可以给出不同能力在职业发展不同阶段的体现,让员工进行自我的评估,从而对现阶段的改进和未来的奋斗目标有一个明确的期望。而这项工作的重点是在专业技能上。

  AP是财务领域最普通不过的工作了,每个企业都会有,多数人都做过,就是这样一个普通岗位,在钱自严介绍的进阶体系里,却展示出了清晰的工作要求和可行的进阶道路。对这个岗位来说,初级的是“掌握”阶段,是指对相关会计准则和操作规范有所了解,熟悉采购、核销、验收等业务环节并能熟练完成系统处理。这是这一岗位的基本要求,相信一般财务人员经过实践都能达到这个水平,但是有些人也就止步于这个水平。
更高一级的阶段是 “提炼”阶段。能够持续进阶的人一定是喜欢主动思考的人,他能够对工作中一些规律性的东西做出归纳总结,将一些工作通过流程加以固化从而保证执行的效果,同时对工作提出自己的意见和建议,也能够参与一些US GAAP复杂话题的讨论。同样是AP工作,此时的内涵和外延已经发生了改变,这种改变对于一个财务人来说至关重要,有可能成为他职业生涯的一次跨越,而团队管理者有义务去帮助员工实现这种跨越。

  最高一级是“分享”阶段,就是说对AP工作本身及相关领域已经通晓,能能够指导别人和进行知识传播的专家阶段。也许不是所有人都会完成这三个阶段,但是透过这个进阶体系,每个在岗的人能够清楚的认识到自己专业上的不足和努力的方向,更重要的是激发各人体内的主动性,这种主动的学习、思考、适应的能力积聚,其力量将会在企业的发展中逐步显现,团队的稳定性也会得到改善。

搭起一个台

  仅仅让团队成员从窗口看到远方的美景是不够的,如果没有具体的制度保障,美景很可能就沦为水中花、镜中月,用钱自严的话说,“就像把一个人抛起来,还要把他接住”,那么用什么来承接员工的成长期望呢?
财务工作的知识性非常强,建立学习型财务团队必须要从知识的管理入手。

  知识的管理有多种方法,比如建立知识手册。知识手册的建立不一定非要指定专门的资深人员来编写,任何一个能够熟练掌握本岗位工作的员工都可以编写相关的操作手册,甚至只是某一个问题的处理办法,这有利于调动全员,尤其是基层人员的积极性,促使更多人对工作的思考。但是知识手册的编写要有统一的结构和质量标准,小到每个案例的要素,大到整个手册的框架、体系设计,这样才能确保知识手册的规范性和易用性。

  对错误的归结也是知识管理的重要组成部分。财务由于重复性的工作特征,使得对过去差错点的总结、分析和记录显得非常重要,所以在团队范围内开展持续的错误归结工作也显得尤为必要。错误的归结是有技巧的,重点在于错误的归纳总结而非犯错误的人,错误的归结越到位,出错的可能性就越小,力求使得错误得到完善、系统的梳理,从而发挥其警示作用。

  知识积累的作用之一是将其流程化、固定化,避免人工决策带来的不稳定性。什么样的流程是好的流程?“我打一个比方说,我们每个男士都要系领带,但是你回去写一写把系领带的流程用文字写下来,然后交给你的女同事,从来没系过领带的,让她来看你写的东西能不能系出一个领带来?”钱说。好的流程是让一个从未接触过的人按照流程操作能够确保准确无误的完成工作,并且这个流程还在不断的优化过程中。

  学习型团队同样离不开分享交流。一个人所熟知的范围是有限的,通过共享能够让这个范围获得无限的拓展。在钱的团队里,每周一次的学习会和每季一次的研习会已经成为惯例。“就像车跑久了也需要加油、保养一样,”钱说,员工工作之余也需要多种形式的交流和充电。研习会的范围非常广,每次会议让不同的员工来宣讲,既是知识交流的平台,也是员工工作和个人展示的契机。

积累造就成长

  建设学习型团队的核心要点之一,就是“积累”,它贯穿了团队管理的始终。

  除了知识的积累,一个财务人的职业判断力也是日积月累形成的。财务人的职业判断能力包括对数据的敏感度、抓住问题重点的能力、比较分析能力等都是通过不断练习、总结形成的。比如对工作中一些被证明好的标准和行为方式,要把它上升为习惯,比如小到PPT的规范、文档的管理、重要事项的记录与核查等,这些都将成为个人能力的一部分,这既是个人的工作追求,也是良好职业形象的展现

  一个人的能力是许多能力细节和知识碎片的集合,应当努力做这方面的整合并把阶段性的结果记录下来,不断的自我审视,以此来提醒自己,团队管理者则应当对此进行引导,为员工的发展尽可能多的创造机会。同时员工的成长是一个螺旋式上升的过程,同一个人在职业生涯的不同阶段,其能力特征的倾向或有不同,因此不论是管理者还是员工个人,都不应把员工限定在既有的能力范畴内,而要用发展的眼光看问题,实现企业和个人价值的共赢。  

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