如何合理建立企业营运资金账目?

作者:佚名来源:网络推荐讲师:安越发表于:2013-08-28

  向购货单位或接受劳务的单位及其他单位收取的款项,包括应收销售款、其他应收款、应收票据等,是市场经济中的正常现象,是现代企业日常营运过程中广泛存在的活动。企业可以通过下方的几个观点来加强营运资金应收账款的管理。  

  一、建立信用评估体系  

  金融风暴引发的全球经济下滑的忧虑预期,势必会减少未来市场对大宗商品的需求,在消费需求预期下降的情况下,需求能力因市场萎缩难以估量,从而对企业以往计划已经产生的库存造成销售压力,企业管理者应建立风险防范意识,避免片面追求利润最大化,而不顾一切追求销售指标最大化,而放松对客户资信状况的调查盲目赊销。

  企业可以采用5C评估法——从信用品质、偿还能力、资本、抵押品、经济状况五个方面去评价下游客户的资信程度,根据客户的资信情况结合企业的销售政策采取不同的策略,例如对于信用好、销量好的经销商定为一级,给予一定权限的赊销额度,对于销量及信用状况低于一级的经销商定为二级,要求他们支付一定额度的保证金,对于信用状况、销量均低于一级、二级及企业开发的新客户则要求发货时先付款且款到账上后再发货的政策。对于资信程度较差,或者是经营状况缺乏可信度的客户,企业最好不要冒险与之交易,以免给企业带来后患。

  同时需要注意在企业与客户洽谈开始,到验证、签订合同、开票、提货等,各环节都要制定明确的内部控制程序和风险跟踪制度,对于赊销的金额实行严格的授权审批制度,还要明确赊销的责任人,明确相应的清欠责任,一旦出现了不正常的情况,应立刻开始调查,并采取相应的防范措施,把库存商品积压的风险、坏账风险、应收票据风险减低到最低限度。
  
  二、加强销售合同的管理  

  在每一项合同签订前,一方面要进行市场调研及时掌握市场信息,另一方面,对于合同的条款,合同的文本是否符合国家法律法规和国家产业政策,合同条款是否具体、完整、规范、履约时间、付款方式是否明确等为主要内容进行审查,在合同中约定比较完备合理的违约责任条款。

  企业最好设立专门的合同评估流程,并建立明确的权限管理制度,由于企业通常会对销量达到企业销售政策规模的客户给予一定费用支持及返点政策,这两项内容在实行执行过程中会涉及到账款的直接冲抵及冲抵发票的提供,为避免业务执行过程中给企业造成与税法相关条款的冲突,同时增加统计客户的全年销售额指标的难度,双方在签订合同时需要事前进行必要沟通以避免未来应收账款回收时的混乱、欠款坏账发生、税收清算时额外税款成本增加、公司审计风险等。

  经济合同签订生效后,为了确保合同的顺利执行,避免造成公司商品积压、资金流转困难和销售货款难以收回的局面,要求企业根据经济合同及时反馈合同的实际履约情况,把合同的履约率作为一项业绩考核指标,做到签订有评估监督、履行有跟踪、终结有反馈的一种良性循环的机制、使每一份合同自始至终都处于规范受控的状态、降低或避免公司的经营风险和经济损失,提高企业经济效益。

  实际工作中,企业可以要求销售人员按合同逐笔建立应收账款台账,每月销售人员根据已回笼资金进行应收账款台账的核销工作,且每月销售人员根据自己的台账记录与财务对账。销售人员离岗前指定专人负责离岗人的一切商务工作,销售人员内部调整地区范围,其调整前的各自应收账款由其本人负责,销售部经理每月对销售人员的应收账款询证函或对账单进行检查,根据检查情况提出处理意见。

  三、退换货流程管理  

  由于退货及换货涉及到应收账款金额的确认、账务处理及应收账款的及时回收,因此企业为了减少和加快应收账款的回收,应对销售人员在销售过程中发生的退货应制定严格的审批制度,具体包括从仓库收到退货,然后交质检部门检验,再由质检人员对退货理由进行分析后,交相关责任人审核,到最后交财务部作应收账款冲账处理整个环节。

  这样处理可以提供企业产品的质量、型号是否满足客户的需求等信息,为企业提高产品质量、减少由于型号改变等原因造成的情影响销货款的及时回收。

  四、制定应收账款的考核办法  

  为控制应收账款的增长,降低经营风险,解决逾期货款,特别针对账龄两年以上或其他年限的应收账款制定相应的考核办法,加强资金回收,减少坏账风险。

  企业可以指定专人负责或成立应收账款管理小组,具体成员可以由销售部、财务部及专职或兼职律师组成,对有欠款的单位,企业的检查与监督不能仅仅停留在月末或年末时点上,而是要采取各种方法,在各个时间段都要进行监控,要随时关注由于经济环境的变化给重要的欠款企业的经营带来的影响,分析欠款回收的可能性,收账成本等因素、及时作出相应的决策。

  企业可以定期选择一定数量的的应收账款寄发对账单,为确保应收账款对账单的及时回收,可以将对账单是否及时返馈回企业作为销售人员业绩考评的一项指标以确保对账单的回收,对于回收的对账单由财务部专人负责检查对账单的返馈结果,财务部设专人定期将上月末应收账款按账龄打印明细表交销售部门,对于90天以上的应收账款应加强重点监控,定期分析应收账款周转天数异动原因以及对流动资金产生的影响。

  对逾期的应收账款可以根据逾期时间的不同计算该款项的资金占用费,利率可以参照同期银行贷款利率,也可以根据管理需要自行制定,例如逾期6个月仍未回笼的货款,满6个月之日起,按每月千分之一的利率计算该款项的资金占用费,并将应收账款资金占用费作为考核业务员业绩的一项指标,在每月的效益工资中扣除。

  要回长期欠款的,公司给予奖励,有两年以上应收账款、并且无有效询证函的地区不参加年度先进评比,不计超额奖等方法加快资金回笼,这样可以加强销售人员对应收账款控制工作的配合。对于需要法律支持的清欠工作可以由专职律师按法律程序执行,同时也可以采用招标清欠等方式方法确保欠款的回收。对于坏账的核销也要实行严格的审批制度,建立档案备查。  

  总之,应收账款管理属于流动资金管理中的一项重要内容,缩短应收账款周转天数,提高经营性活动产生的现金流量,特别是增加销售及提供劳务产生的现金流量,这是保证企业日常营运资金正常供应的一个重要因素。

  在全球金融风暴造成的经济低谷阶段,加快资金回笼,增加每一元销售额带来的现金流入将是评价一个公司营运质量好坏的重要标准。次贷危机引发的全环金融体系风暴将使人们更加清楚的意识到资产流动性的重要性,而作为变现能力较强的应收账款的质量好坏在企业资金供应链中的地位日益强调。

  随着金融贷款抵押物的创新,越来越多的内资银行也开始办理原来外资银行才办理的以接受企业的应收账款所有权转移作为条件发放贷款的一项业务,而应收账款的管理还涉及存货周转管理,通过存货周转率及存货价值分类分析,企业可以清楚知道适销对路的存货品种及价值,进而在采购原材料时可以优先集中资金进行采购适销对路产品所需的材料,这样可以减少采购资金成本占用,提高营运资金的使用效率。  

  应收账款管理还应强调产业链中上下游管理概念,当今经济越来越强调分工合作,因此企业要密切关注在产销链环节上的企业的经济状态和生存环境,以避免由于下游企业经营不善引起的由于货款无法回笼而诱发的连锁破产,这种状况在现实世界履有发生。

  大多数企业将销售收入的完成作为年度营运考核指标之一,企业管理层为了完成股东的营运指标进而确保自己的利益得到兑现,会人为虚作收入虚增应收账款或根据需要随意冲销或计提坏账准备以达到调节利润的目的,这就需要企业加强内部控制制度,特别是加强业务流程的事前、事中、事后控制,以完善企业日常营运管理。

  应收账款的管理还需要同税务管理结合,税款直接与企业的现金流出相关,应收账款的收回有一个时间,但应收账款产生的流转税增值税每月必须按税法规定时间上缴,这在企业的现金流量表上是一个强硬数据,这就要求企业将增值税的销项税额必须与采购过程的进项税额紧密配合,才能为企业合理避税,延缓资金流出时间以争取现金周转量,达到资金相对可使用量增加和资金使用成本的降低。

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