如何加强企业的内部控制 确保执行的有效实施

作者:佚名来源:网络推荐讲师:安越发表于:2012-11-29

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  随着出资者经营权力的下放,相应的审计、监督、监察必须跟进。企业集团如何监督和评价集团各中心、所属子公司各项经营活动包括:财务收支的真实性、合法性,生产成本的控制,采购价格的控制,团队建设及廉政建设,以堵塞漏洞,促进加强经济管理和实现经营目标,显得尤为重要。没有一个完善、科学的内控监督制度,就无法实现出资者对企业营运的有效控制,其经济活动就不能取得预期效果。大量的管理实践证明:得控则强、失控则弱、无控则乱,因而内部控制监督成为衡量现代企业管理的重要标志。企业集团应从实际出发,按照企业管理系统要求,实事求是地建立自我调整、检查和制约的内控监督体系,并形成一个健全完整、运行灵活的控制监督网络系统。这既是企业组织管理的客观要求,也是企业生产经营顺利运行的根本保障以及成为市场竞争主体的重要保证。

  内部控制监督是企业为了保证实现经营管理目标,在分工负责的前提下,组织内部经营活动而建立的各职能部门之间对业务活动进行组织、制约、考核和调节的方法、程序和措施,用以明确单位内部各职能部门的职责和权限,形成一个完整、严密的相互联系、相互协调、相互制约的控制系统的总称。按其控制目的的不同,内部控制可以分为会计控制和管理控制。会计控制是与保护财产物资的安全性、会计信息的真实性和完整性以及财务活动的合法性有关的控制;管理控制是指与保证经营方针、决策的贯彻执行,促进经营活动的经济性、效率性、效果性以及经营目标的实现有关的控制。内部控制的目标是确保单位经营活动的效率性和效果性、资产的安全性、经济信息和财务报告的可靠性。因此,内部控制的作用主要表现在:一是保证单位经济活动的合法性;二是有助于管理层实现经营方针和目标;三是保护单位各项资产的安全和完整,防止资产流失;四是保证业务经营信息和财务会计资料的真实性和完整性。

  如何确保内部控制得到实现、工作有效,笔者原来所在的集团公司(红领集团)在内部控制监督方面的工作做的卓有成效,并形成了体系,现将这些做法提出和大家进行探讨和分享。

  第一是建立直属于董事会和董事长领导的运营监控管理机构,将会计监督和管理监督职能整合在一个部门,不但要对违规行为进行监督和管理,还有对出现问题进行改进,二次进行监督、跟进,不断的提高管理水平和管理意识。

  1、根据集团发展需要,运营监控管理中心设审计部、招标部、生产监察部、改进部。运营监控管理中心直接归董事长领导并对董事长、董事会报告工作,具体负责董事长及董事会要求和规定的各项审计、监察工作。运营监控中心总监的任用和解聘由董事长提议,董事会批准,其它人员由运营监控中心总监提出,董事长批准,其工作考核和奖惩由董事长、董事会决定。

  2、运营监控中心人员办理审计、监察事项,必须严格遵守审计、监察职业规范,忠于董事长、董事会,做到独立、客观、公正、保密,不得滥用职权,徇私舞弊,玩忽职守。

  3、当遇到较大审计监察任务时,可临时组织所属公司的财务、人事行政、生产、销售等部门的人员共同进行审计监察,各单位应该积极配合,不得推诿。必要时可聘请外部特邀专业人员进行专题或专案审计监察。

  第二是制定运营监控管理中心明确的工作职责,确保企业内部监督的全面性,促进管控制度完善、细化,点、线控制全面,有效执行;提升企业现场管理;推动各部门的工作实施、改进。根据企业经营目标和审计计划,开展各类财务审计工作及专项审计工作,确保企业健康运营。实现对企业采购的所有物资进行招标、比价,确保在当时采购条件下的性价比最优,高质、高效。

  一、对出资者所属公司的财务收支及其经济活动进行定期审计。特别是对公司财产、资金管理使用和安全完整程度进行重点审计。

  二、对出资者所属公司的预算或计划执行情况进行定期审计。特别对预算追加和预算外资金的使用情况进行重点审计监督。要进行事前、事中和事后的全面审计、监察。

  1、事前对资产和财务状况进行全面审计,划清预算责任

  2、事中对预算执行情况进行每月的跟踪审计,发现问题及时解决,防止偏离预算或便于不适合时机预算的调整

  3、事后即预算期结束后进行全面审计,评价预算执行情况,总结经验,据以考核,兑现奖惩。

  第九条、对集团负责人和各中心总监、总裁助理、各子公司负责人年度和任期经济责任进行审计。对各单位的经营管理责任和财务会计责任的履行情况进行审计和评价。特别是对董事会决议、公司经营方针、目标、战略的落实执行情况作为重点审计内容。

  (一)对经营管理责任履行情况的审计监察主要评价经营成果的有效性。审查负责人是否是按董事会的要求、经批准的经营规划进行经营管理的审计,审查有无决策失误和错失经营时机,有无短期行为,破坏公司资源,评价经营管理政策和工作措施是否高效可行等。

  (二)对资产的安全和完整进行审计。审查固定资产、无形资产、存货、应收账款等公司资产是否存在风险和不安全,是否完整,有无积压和呆死坏帐,有无损坏和贬值,是否真实。

  (三)对财务会计责任履行情况的审计监察

  1、财务责任就是理财责任,就是评价财务状况是否优良,财务资产是否增值,使用是否充分有效,是否盘活现有资产,有无浪费,有无财务和税收风险。

  2、审计责任主要是评价内部控制是否健全完善、资产管理是否安全,会计防范是否有效,会计数据是否真实,会计工作和前台业务是否脱节,会计工作是否支持业务等。

  (四)对人事事项进行审计。审查工作效率,人力成本、人均效率,审查员工队伍建设情况,是否提高凝聚力向心力、协作精神,是否建立共同愿景,有无在人事方面以权谋私的情况,有无任人唯亲,有无打击报复,嫉贤妒能等情况。

  (五)对采购进行审计。审计采购的质量是否符号要求、价格是否合理、资金结算是否符合预算要求、交期是否及时,审查采购作业流程是否高效,有无按流程操作,有无徇私舞弊行为。

  (六)廉政建设审计。对违反公司廉政建设的行为进行审计如请客送礼、接受贿赂等。

  三、对公司的项目投资情况进行审计。

  四、监督、检查和评价各单位内部控制和管理制度的建立健全、严密程度和执行情况以及内部风险管理:

  1、检查各子公司、各中心各岗位的责权划分是否明确,岗位责任是否建立并且有效;

  2、所有原始凭证是否进行统一的连续编号,并顺序使用,领用空白凭证是否有严格的登记注销手续;

  3、检查所有的实物资产包括固定资产、低值易耗品、包装物、办公用品、库存商品是否实行责任管理,并制定了相应的控制制度,执行情况如何;

  4、检查所有业务是否都实行了程序化、规范化、制度化,各流程中的关键(资金)点是否实行了重点控制,控制是否有效,程序是否经济、高效;

  5、检查主要岗位人员的变动是否建立并实行了恰当的交接制度,手续是否完备;

  6、检查各子公司是否建立并实行了有效的成本费用控制制度和资金使用制度;

  7、检查各子公司采购、商品入库、出库、领用、销售、成本费用、资金收支、对外投资、资产处理的内部财务控制制度的建立和执行情况;

  8、其它内部控制事项。

  五、对违反出资者、公司规章制度、财经政策纪律,侵占公司资财、损害公司利益、严重铺张浪费和职务消费行为进行专项审计。

  六、对各子公司有关的经营方案、预算草案、资金使用方案、重要的经济合同、重要文件、制度的合法合理性,有效正确性进行审计评价。

  七、对管理者的工作作风和廉政建设进行监督、监察

  1、监督、监察抵触执行公司的各项规章制度和纪律,或将规章制度打折扣执行的行为;

  2、监督、监察弄虚作假,有事不及时汇报,欺上瞒下者,对工作扯皮推诿、相互拆台或搬弄是非的行为;

  3、监督、监察未经审议,擅自决定公司的重大生产经营决策的行为;

  4、监督、监察压制人才,嫌才妒能,阻碍或限制他人才能发挥的行为;

  5、监督、监察收受与业务有关单位或个人的钱物(含提成、回扣、报销及代为支付费用)的行为,特殊情况下接受的礼品不上交公司的行为;

  6、监督、监察以任何名义宴请公司领导、有关部门领导、公司员工及利害关系人的相互宴请的行为;

  7、监督、监察未经许可工作时间饮酒、延误工作的行为;

  8、监督、监察利用公款参与高消费的娱乐活动,报销应由个人支付的各项费用,虚报冒领费用或款项的行为;

  9、监督、监察利用出差机会协亲属旅游或接受业务单位安排旅游活动的行为;

  10、监督、监察对人封官许愿,拉帮结伙,搞小团体,助长歪风邪气的行为;

  11、监督、监察对检举或有异议的员工或同事打击报复的行为。

  八、总裁、副总裁、总裁助理、各中心总监、各子公司总经理等高层领导的离任、交接审计

  九、对人力资源使用效率和效果进行监督、监察。

  1、对人力资源(资本)管理的内部控制监督、监察。监督、监察人力资源(资本)的招收、管理、培训、使用、激励等一整套规章制度有与无,完善与否,执行严格程度,效用的大小等。评价其内控制度的适当性;审查评价其是否与时俱进,即在相对稳定的原则下,能否随着环境和条件的变化而调整本组织的人力资源管理控制政策;

  2、对人力资源(资本)的开发利用程度监督、监察。监督、监察人力资源(资本)的开发利用是否使其个体不断保值增值,并要使其价值得到充分发挥。更重要的是由个体人力资源(资本)协调聚合的群体价值。通过对招聘、培训、使用、增值、文化、协调聚合等的监督、监察,使人力资源(资本)的开发既能适用于当前的现实需要,又能考虑超前的,顾及到未来的发展后劲。促使其能建立起一个制度化、科学化的动态运行机制。特别是对人力资本的增值培训的投资问题,要有妥当的计划安排。即人力资本培训的投资要有强制的措施,还应按销售收入或税后利润的一定比例进行人力资本投资培训,或按其岗位定期或不定期培训,使人力资本的增值有制度安排;

  3、企业人力资本产权监督、监察。监督、监察劳动者权益在企业契约的规定是否受到尊重;人力资本的所有权分配关系的落实程度;人力资本定价与激励方式的适当性及其效果。通过对企业人力资本产权的监督、监察,使企业在不与法规相冲突的前提下,建立起不侵犯人力资本所有者权益,能够充分有效地调动不同层级的人力资本载体者的积极创造性,既能使个体人力资本价值增值,又能有效地提高企业核心竞争力的恰当机制的制度;

  4、员工队伍建设监督、监察,是否提高凝聚力向心力、协作精神,是否建立共同愿景,有无在人事方面以权谋私的情况,有无任人唯亲,有无打击报复,嫉贤妒能等情况

  十、对各子公司产、供、销各个环节经济活动的效益、效率、经济、合理、合规和合法性进行监管。

  (一)对采购事项进行监管,采购部门的责任就是在适当的时间、适当的地点为公司采购性价比最优的原材物料,降低成本、降低付款率,控制采购费用;

  1、监管采购计划的审批是否符合程序,采购计划数量是否符合库存和生产使用要求;

  2、监管采购合同订立、审批程序是否合理,是否有越权审批;

  3、监管采购流程是否符合内部控制程序,是否满足“高质、高效”的要求;

  4、监管采购的决定权和操作权是否分离;

  5、监管采购数量、质量、性价比、交货期是否能够满足生产使用要求;

  6、监管采购付款计划、付款金额、付款比例是否符合财务规定,是否按合同执行;

  7、监管采购人员采购、招标过程中是否有舞弊行为,是否有暗箱操作行为,是否有故意刁难客户行为;

  (二)对生产事项进行监督、检查

  1、监督、检查下达的生产计划规格、型号、数量是否符合销售合同要求,手续是否完备;

  2、监督、检查生产质量的控制是否有质量跟踪记录,是否符合企业检验标准;

  3、监督、检查生产控制材料领用、发放的各种单证是否齐全,记录是否真实、完整;

  4、监督、检查生产产量和工时记录是否真实、合理、准确;

  5、监督、检查生产消耗是否符合定额标准;

  6、监督、检查生产工资费用、工资分配、材料分配、制造费用是否真实、合理、符合预算管理控制;

  7、设备完好率的监督、检查,有无操作规范,执行的状况如何,有无拼设备的短期行为;

  8、现场管理的监督、检查,审查有无可行合理的现场管理规范,是否实行了6S管理等;

  (三)对营销事项进行监督、检查

  1、监督、检查销售管理部门应收及预付帐款内部控制是否合理有效,是否能够降低企业风险;

  2、监督、检查销售发票、合同、销售订单所列的商品名称、规格、数量、价格是否一致,是否符合公司价格规定;

  3、监督、检查对业务员报价是否按照公司销售政策执行,有无越权审批折让和价格的违规行为;

  4、监督、检查销售合同、赊销的审批是否手续完备,是否有越权审批现象;

  5、监督、检查发货清单与销售发票是否一致,物流配送是否满足客户需求;

  6、监督、检查销售发票是否连续使用,有无缺号、作废是否正确;

  7、监督、检查销售人员是否有截流公司销售货款的情况,是否在销售过程中有接触现金的情况;

  8、应收帐款坏帐损失是否按照公司规定对相关责任人进行处罚;

  9、市场现金操作是否按财务有关规定执行;

  十一、对质量系统的监督、检查;

  十二、对董事长安排的专项工作进行专项监督、检查

  第三是对运营监控管理中心的充分授权,没有充分的授权,运营监控监督力度、执行力将大打折扣,各种改进措施的落实将会成为一句空话、大话,董事会能否对内控部门充分授权是内控部门开展各项监督、改进的保障。

  具体应该赋予内控部分哪些职责呢?我认为内控部门应该具备以下权利。

  一、有权要求各级财务部门按时上报财务报告、预算执行情况报告、财务决算报告、资产处置报告以及相关的财务制度。

  二、有权参加各子公司、各中心的有关会议并召开与审计、监察事项有关的会议。

  三、有权参与研究制定有关的规章制度和政策。

  四、有权调阅各中心、各子公司经营管理和财务活动的有关书面、电子资料、文件以及现场勘查实物。

  五、对于审计监察事项有关的问题有权向有关单位和个人进行调查,并取得证明材料,有关单位和个人必须予以配合。

  六、对正在进行的严重违反出资者和公司规章、利益和严重浪费损失的行为,有权做出临时制止决定。

  七、对拖延、推诿、阻挠、拒绝和破坏审计监察工作的,报经董事长同意后,有权采取封存账册和冻结资产的临时措施,并追究责任人和有关领导的责任。

  八、有权提出纠正、处理违规行为的意见以及改进经营管理、提高经济效益的建议。

  九、对违反董事会、公司规章制度和浪费损失、侵害公司利益的单位和人员,报经董事长同意后,有权进行通报批评和提出追究责任的建议。

  十、董事长审查批准签发的审计报告,各有关单位和个人必须执行。

  第四是建立科学、公正、公开的监控管理工作程序,使保障监控工作公正实施的前提,是对内控部门开展工作的标杆,是推动企业内部管理不断改进的基石。

  一、编制年度、季度、月度监控管理工作计划,报董事长审批后执行。临时项目由董事长授权副董事长批准和实施。

  二、审计监察前的准备工作。根据批准的监控管理计划和临时安排确定审计监察对象,制定审计监察方案,指定审计监察项目负责人和参加审计监察的人员名单,审计监察方案经董事长批准后,由审计监察负责人签发审计监察通知书,通知被审单位。被审单位应该准备和提供相关审计监察资料。

  三、在审计监察过程中,审计监察人员必须编制审计监察工作底稿,作好审计监察记录和日志,收集审计监察证据,重要证据应有相关人员的签字确认。

  四、审计监察终结阶段,应根据审计监察工作底稿对审计监察事项和结果提出审计监察报告。

  五、审计监察报告报董事长审定。一般常规报告由副董事长签发审计监察决定并附审计监察报告副本发被审单位和有关部门执行。重要审计监察报告的决定有董事长签发。

  六、审计监察决定下达后,运营监控管理中心应督促被审单位和有关部门执行。

  七、被审单位应按照审计监察结论和决定,针对问题及时做出处理,处理结果应报告稽核部。如对审计监察结论和决定有异议,可在收到审计监察结论和决定十五日内向副董事长、董事长提出复议。在复议期间,原审计监察结论和决定照常执行。(【声明】本文系网络转载,内容为作者个人观点,本站拥有对此声明的最终解释权。) 

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