建设高度集成的财务信息系统

作者:安越来源:本站原创推荐讲师:安越发表于:2012-09-24

  信息化建设一直以来被人们所关注,因为它顺应了社会经济发展的趋势。而财务历来是企业信息化建设的重要部分,或者说企业信息化建设往往是以财务信息化为核心的。因此,做好信息化建设工作,无论是对于财务工作还是整个企业,都具有重要的战略意义。本期采访的浙江大华CFO魏美钟,作为国内信息化建设的先行者之一,从兼管IT工作的CFO角度,为我们展示了不一样的信息化建设体验。

  信息化建设的作用

  简单来说,信息化建设的作用有两点,一是规范性,借助信息化的固化作用和限制性,以及随时准确记录的特性,可以规避许多人为的风险;二是高效性,在数据的计算和传递过程中,信息系统在信息量、准确度和及时性方面都具有不可比拟的优势。基于这个认识,通过信息化建设,能够更好的满足企业的管理需求,尤其是规模企业的需求。

  财务之所以会成为企业信息化建设的核心,是由财务工作的特性决定的。我们知道,信息系统的作用是对信息进行收集、加工与传递,而财务部门作为唯一一个贯穿从采购、生产到销售整个价值链的职能部门,其产生的信息势必成为企业信息的汇总,加上财务工作本身的规范性和成熟性,自然成为企业信息化建设的切入点和工作重心。

  财务信息在整个传递过程中经历了不同的阶段,而财务报告,是它重要的输出形式。以财务报告为例,魏美钟说:“对外报告,特别像上市公司,财务报告是信息披露最为重要的一个组成部分。对外的信息报告,上市公司的披露里面,70%的信息来自财务。一个公司披露的好不好,财务起了至关重要的基础作用。财务报告要准确及时的披露,取决于你公司的财务基础工作是否扎实。基础工作要做好,两个条件:一个你要对业务深入,第二个你要把标准做好。要做好标准化,必须借助信息系统。”

  信息化建设的实践

  从企业信息产生的过程分析,它应当是包括从供应商、品牌商、加工商、物流商、分销商一直到终端用户的一个完整链条。因此,理想的信息化模式,就是上接供应商,下联客户的一个三层式模型的信息集成。

 

  “作为品牌商来说,要信息化做的好,很关键的是什么,他要把跟他有关系的合作伙伴,最好它们之间的信息能够打通。如果这个信息链能够打通,能够畅通无阻的话,效率会高度的提升。所以我们可以这么说,你要做好信息链,就把这些链,这些沟通、循环做的起来,那么你的信息化就可以做的很好”,魏说。

  要实现上下游的信息集成,对当前企业的管理水平和在产业链中的话语权要求很高,很多企业暂时还无法实现,但是,企业应当首先把内部的信息系统建立起来,并使之不断完善,因为这是未来能够向上下游拓展的前提。下面就以浙江大华的资金管理为例,介绍常见的资金管理系统的实施情况。大华所使用的ERP为金蝶K3,是单组织结构的,但是企业把它设计为多组织,把每个事业部都虚拟成一家公司,事业部与集团资金部通过内部货币结算。事业部通过系统生成付款计划,它的付款的数据就会自动传输到资金帐号,审核通过以后,自动传导企业的网上银行,即资金管理平台。资金管理平台上面,经过批量审核之后,资金部门只要点击完成就可以了。总部的银行存款和内部货币资金的凭证自动生成,事业部的凭证也是自动生产。同时资金部门当天就可以把所有支出的凭证,从网银上打出来,不需要的人工做,只要把凭证配套起来,这就是典型的自动化处理,收款也是如此。

  这是企业内部的资金管理,那么企业和银行的系统是怎样实现互联的呢?有三种常见模式:1、企业系统导出现金管理平台格式,通过现金管理平台导入模块,人工批量导入;2、企业系统通过银企直联导入触发模块,自动将支付数据导入现金管理平台;3、企业系统通过银企直联模块,直接在企业系统完成支付,企业不需要登陆现金管理平台处理业务。这三种的自动化程度是逐步提高的,第三种的效率和可控性最高。

  “公司产值有30个亿,人有4000人,公司有七八家,加上办事处有五六十家,但我们只有一个出纳。并且这个出纳蛮空的,工作量还蛮轻松”,魏说。

  信息化建设的关键

  第一,信息化建设应当符合企业的实际情况。虽然在魏美钟看来,任何阶段的企业都可以实施信息化建设,但是不同企业的需求千差万别,因此实施方案也应当有所不同。比如规模较小的企业采用最基础的ERP版本可能就够了,模块也相对简单。随着企业需求的增多和变化,可能需要更换较高的版本,甚至这样也无法满足实际需求,需要自己根据需要去开发。比如大华的开发人员就有6、7个人,每年十多万的投入,做了大量的系统二次开发,还有接口大量自己做。

  第二,信息化建设应当有步骤、有计划的进行,克服阻力、循序渐进。比如在要求员工消费必须刷卡这件事上,大华采用的就是三步走的方法。先统一办卡,不强制使用;第二阶段要求刷卡量不少于50%,并对各部门进行评比;第三步实现刷卡量超过80%,最重有效的实现了对员工报销数据的采集与管理。

  第三,信息化建设有一个很大的隐患,就是权限的设计。权限设计的过于复杂,会影响系统的运转效率,甚至还不如手工方便;权限设计过于简单,又会出现监督的风险。因此,对于权限的设计需要仔细考量,发现问题及时调整。

  浙江大华的财务人员仅占员工总数的1%,其中信息化的作用功不可没。伴随着财务管理的转型,财务工作对信息系统的依赖会进一步增加。如何借助信息系统来提升财务乃至整个企业的管控能力,值得我们持续的研究。 

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