财务业务一体化的信息化实践

作者:佚名来源:中国会计报推荐讲师:安越发表于:2012-09-21

  目前ERP(企业资源规划)信息系统已成为现代企业运行模式中重要的组成部分,它对企业合理调配资源、提高各环节工作效率方面发挥出关键的作用。

  构建一体化信息系统势在必行

  企业财务业务一体化信息系统是一个信息平台,通过该平台,将促使业务数据自动传向财务系统,减少人为干预,实现数据共享,为提高工作效率和管理水平奠定基础。

  建立财务业务一体化信息系统的好处显而易见。一是避免数出多门。通常单据流、物流、资金流和信息流在业务和财务部门之间会有时间差异,难免出现数据反映不及时、不一致的现象,导致数出多门的现象,无法真正实现过程控制,容易导致决策延迟或失当。二是提高监管的实时性和效率性。由于业务和财务对时点认同的差异,财务不能及时与业务同步,往往具有一定的滞后性。假如财务仍沿用事后核算,会因为反映企业经营状况及成果的速度降低而削弱对业务的及时监管;三是减少重复劳动,解放财务人员。

  当业务信息输入信息系统时,系统将该信息通过会计平台,按照财务规范的要求将业务系统的数据加工为财务要素和会计凭证的标准数据传递到财务系统,自动生成实时凭证,显示在所有相关的账簿和会计报表上,不再需要再次录入,减少了重复劳动,同时保证业务、财务系统的一致性和及时性。四是降低运作成本,提高客户满意度。通过财务业务一体化信息系统,提高了实时信息的传播效率,确保了业务运作、财务核算及分析和客户服务等职能的协调进行,使部门凝聚成一个整体,部门间可相互协作、共享信息,从而降低运作成本、提高客户满意度。

  通过对财务与业务工作的一体化,财务人员可直接参与业务系统的核算操作,使财务对业务的监督由原来的事后检查向事中控制转变,提高了财务监管的效率。同时,通过前后台无缝链接,为公司经营决策提供了实时、准确的参考信息。

  信息系统流程的主要内容

  在如何选择财务业务一体化信息系统的问题上,笔者认为,除了成本控制因素外,更重要的是需考虑系统内公司之间数据交换、汇总和业务管理的需要,选择相同品牌和版本的信息管理软件,方便日后报表的下发、上报、汇总、查询等工作。

  下面笔者以自身所在的产品贸易商行业为例,结合实际工作情况,就如何建立财务业务一体化信息系统以及各流程环节的内容和作用阐述自身的一些经验体会。

  询价与报价。这是财务业务一体化系统的开始,由业务人员实施,在报价前必须先查询该客户的信用额度余额情况,如超出信用余额,则该报价将不能在系统内生成合同确认。

  信用查询与控制。该过程是整个一体化流程中控制信用和交易风险的关键,其影响因素包括:应收账款余额、应付账款余额、采购合同订单余额等。该流程界定了责权利,是经营风险形成的起点。但合同的确认与生成需取决于信用控制流程。

  催收/录入供应凭证与采购发票。这个流程可以说是公司日常经营中最基础,同时也是最重要的一个环节。一方面,供应凭证及其采购发票催收及时与否直接影响到日常财务核算的准确性与及时性,另一方面其催收及时与否更是直接影响到对客户开具销售发票,最终影响货款回收的及时性。

  应付账款的形成。该流程是业务链向财务链转换的环节,财务人员可经过对供应凭证和采购发票的审核,自动生成应付账款记账凭证。

  同时,通过复核降低了人为出错的几率,减了财务工作量。

  开具销售发票及应收账款的形成。该流程也是业务链向财务链转换的环节,财务人员可经过对供应凭证和销售发票的审核,自动生成应收账款记账凭证。在减少人为出错几率的同时,提高了对客户应收账款的监控力度。

  付款/收款录入。该流程是对应付账款/应收账款核销的环节,同时通过对付款和收款的录入,自动生成了银行凭证,减少了工作量。

  业务/财务数据查询与分析。通过对上述各流程数据的录入和控制,目的是为了实现对各类业务数据及财务数据的条件筛选、查询,最终为提高公司的经营决策奠定基础。

  无论是业务链、财务链,各个环节都是紧密串联的。通过财务业务一体化信息系统,我们可以使上述各个环节实现相互关联,同时又是相互制约的,实现数据共享,实时监控,最终达到提高工作和管理效率、降低经营风险的目的。

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