系统还原真实

作者:王腾来源:首席财务官推荐讲师:张弘发表于:2012-09-20

  【推荐老师:张弘】财务部门如何可以用数据说话?虽然我们最终拥有数据,但已是“明日黄花”,如何让数据真实、及时、有效地传达信息,这是一个问题。随着IT技术的发展,财务人员有了“利器”,借助信息系统,可以帮助财务部门解决真实、全面、及时、有效性。实施信息系统,不仅仅是考虑系统选型,更要求企业的组织架构、流程、绩效、人力资源合理搭建。归根到底,内部管理决定系统是否可以发挥作用。

  2008年花伟程离开花旗银行回国加入博华教育集团担任常务副总裁兼首席财务官,在没有获得投资之前,博华是个彻彻底底的民企。创立于2001年的博华教育集团,总资产35亿元,是一家专业的民办高等教育投资和管理集团公司。主营业务为民办高等学校投资、院校管理服务、后勤社会化服务、教育产品研发和教育咨询等。然而业务越多、学校越多,随之而来的是:潜在风险也就越大,而最初的花伟程面对各个下属学校提交上来的五花八门的财务报表,着实有点焦头烂额。

  不能说的秘密

  加入博华之前花伟程在美国花旗银行工作,一般来说,美国大多数企业信息化系统都比较完善和规范。“就财务管理系统,小到一笔费用的报销,大到公司预算的制定,都是通过软件系统流程进行的。很多时候,企业一些财务上的漏洞和错误,是要通过软件才能监测出来的,一些合同签署和风险管控,也是通过财务系统完成的。”花伟程发现一个没有现代化管理软件辅助的企业,很难做大做强,有时候连最基本的“事实真相”都很难了解到。

    据花伟程当时发现,博华下属的各个学校,财务制度不统一,各用各的,收入的确认、费用的划分等都不统一。比如同样一笔费用,在A单位被认作招待费,在B单位可能就会认作市场开拓费用之类的。这样从集团公司层面,对下属单位根本就没办法做横向的比较,这种不对称的信息,集团公司财务拿过来几乎一点用都没有。花伟程觉得这样下来,几乎每一张报表都隐藏着巨大的秘密,但是好是坏自己却无从所知,而且在没有信息化系统支持的情况下,信息的传递非常慢。

    博华集团当时定期向下属学校要财务报表,本身报表的制作过程就很慢,而且报表上的数据根本无法追踪,尤其是一些数据的变化由什么因素产生,根本无从查证。花伟程再也不想面对这些似乎有着“不能说的秘密”的迟到的财务报表了,“从财务分析和风险管控的角度,这样的财务报表是没有价值的。所以想要有一个健全的财务体系,就需要一个完整的信息系统做保障。”

    重整组织结构

    当时我来博华第一件事就是要做一个完整的财务信息系统。“花伟程认为博华这样的企业要想做大做强,必须借助信息管理系统的支持:但他当时简单的以为只要在市场上找一套最好的ERP软件,然后培训员工使用就可以了,而真正执行的时候,由于上系统会涉及到诸如绩效考核制度的修改,个人权限的划分等等,必须对公司的组织结构做出调整才能合乎系统要求。

    事情远没想象的那么简单。

    花伟程为了实现财务管理的信息化,开始一层层地做工作。“先做我们下属学校领导的工作,但是后来发现,下属单位的工作很难做通,只能上升到公司董事会层面讨论,这也花了将近半年的时间,最后是由董事会拍板决定才落实到执行层面的。而且是从上到下先进行组织结构调整,然后再上系统。”

    事实上,想要成功上一套财务信息管理系统,更多地是需要企业先建立起来一个符合财务信息管理系统要求的规范化、统一化的组织机构。一个企业集团财务管理体制,涉及到企业集团管理总部或母公司与其子公司在财务管理各方面的权、责、利关系,它是规范集团内各成员企业理财行为的基本制度。企业集团的财务战略、财务政策与基本财务目标,需要通过建立有效的制度形式,达到强化对子公司及其成员企业的财务活动的监测、督导与控制的目的。因此在企业集团内部建立起一套控制严密、高质量、高效率的信息传递与处理系统,是提高财务信息质量,发挥信息决策与控制价值的基础保障。

    实时数据的意义

    “最终,我们还是顺利地上了一套用友的财务管理系统,实现了在任何时间、任何地点,只要进入我们的系统,通过权限的设定,随时可以看到各个下属学校的财务状况和变化,不需要问谁再去‘要’什么数据。”谈起已经运行了两年的财务系统,花伟程很自信地认为这不仅仅是在企业的财务上实现了一个飞跃,这种信息化系统的支持加上丰富的从业经验,财务管理已经逐渐从单纯的开源节流上升到业务支持和风险管控。

    他举例而言,可以从财务报表中看到下属某个学校的某一笔教材费用是x元,而另外一个学校的同一笔教材费用是y元,那么就可以通过了解是否存在供货商差异或者采购问题。这些问题其他业务部门是无法知道的,从财务系统角度就能解决,这样就能走在业务的前面。花伟程认为这不过是信息化带来的好处之一,而对比数据,追踪数据的来源则能挖掘更多的秘密。”通过系统我们可以核对每一笔费用产生的原因,可以十分清晰的追踪数据和对比,同时对于团队的绩效考核提供了最准确的数据和支持,能清楚地看到人力资源和产生效益的比值,这样更有利于公司的人事管理和业务调整。“显然用数据说话是最客观的,也是最最真实的。

    不久之前,博华在原有财务管理系统之上嫁接了预算管理系统,现在花伟程能做到的不仅是能看到各种收入、支出的变化,还能看到跟预算的时时对比情况,花伟程感到对企业风险的掌控能力增强了,非常踏实:“比如跟预算比,某个月的收入少了100万元,我们从系统上可以看出来到底是哪个项目发生的问题,是收入减少还是支出增加,甚至可以将问题细致到到底是哪个二级学院出的问题上,这样对我们随时掌握各个学校的实际情况有很大的帮助,企业运营的风险就可以实时监控。” 

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