financial-info财务天地

安越 > 财务天地 > 24个Excel技巧

24个Excel技巧

作者:佚名 来源:网络 推荐讲师:安越 发表于:2012-08-27

  1、如何在已有的单元格中批量加入一段固定字符?

  例如:在单位的人事资料,在excel中输入后,由于上级要求在原来的职称证书的号码全部再加两位,即要在每个人的证书号码前再添上两位数13,如果一个一个改的话实在太麻烦了,那么我们可以用下面的办法,省时又省力:

  1)假设证书号在A列,在A列后点击鼠标右键,插入一列,为B列 ;

  2)在B2单元格写入:=“13”& A2 后回车;

  3)看到结果为 13xxxxxxxxxxxxx 了吗?鼠标放到B2位置,单元格的下方不是有一个小方点吗,按着鼠标左键往下拖动直到结束。当你放开鼠标左键时就全部都改好了。 若是在原证书号后面加13 则在B2单元格中写入:=A2 & “13” 后回车。

  2、如何设置文件下拉窗口的最下面的最近运行的文件名个数?

  打开“工具”,选“选项”,再选“常规”,在“最近使用的文件清单”下面的文件个数输入框中改变文件数目即可。若不在菜单中显示最近使用的文件名,则将“最近使用的文件清单”前的复选框去掉即可。

  3、在EXCEL中输入如“1-1”、“1-2”之类的格式后它即变成1月1日,1月2日等日期形式,怎么办?

  这是由于EXCEL自动识别为日期格式所造成,你只要点击主菜单的“格式”菜单,选“单元格”,再在“数字”菜单标签下把该单元格的格式设成文本格式就行了。

  4、在EXCEL中如何使它像WORD一样的自动定时保存文件?

  点击“工具”菜单“自动保存”项,设置自动保存文件夹的间隔时间。如果在“工具”菜单下没有“自动保存”菜单项,那么执行“工具”菜单下“加载宏……”选上“自动保存”,“确定”。然后进行设置即可。

  5、用Excel做多页的表格时,怎样像Word的表格那样做一个标题,即每页的第一行(或几行)是一样的。但是不是用页眉来完成?

  在EXCEL的文件菜单-页面设置-工作表-打印标题;可进行顶端或左端标题设置,通过按下折叠对话框按钮后,用鼠标划定范围即 可。这样Excel就会自动在各页上加上你划定的部分作为表头。

  6、在Excel中如何设置加权平均?

  加权平均在财务核算和统计工作中经常用到,并不是一项很复杂的计算,关键是要理解加权平均值其实就是总量值(如金额)除以总数量得出的单位平均值,而不是简单的将各个单位值(如单价)平均后得到的那个单位值。在Excel中可设置公式解决(其实就是一个除法算式),分母是各个量值之和,分子是相应的各个数量之和,它的结果就是这些量值的加权平均值。

  7、如果在一个Excel文件中含有多个工作表,如何将多个工作表一次设置成同样的页眉和页脚?如何才能一次打印多个工作表?

  把鼠标移到工作表的名称处(若你没有特别设置的话,Excel自动设置的名称是“sheet1、sheet2、sheet3……”),然后点右键,在弹出的菜单中选择“选择全部工作表”的菜单项,这时你的所有操作都是针对全部工作表了,不管是设置页眉和页脚还是打印你工作表。

  8、EXCEL中有序号一栏,由于对表格进行调整,序号全乱了,可要是手动一个一个改序号实在太慢太麻烦,用什么方法可以快速解决?

  如果序号是不应随着表格其他内容的调整而发生变化的话,那么在制作EXCEL表格时就应将序号这一字段与其他字段分开,如在“总分”与“排名”之间空开一列,为了不影响显示美观,可将这一空的列字段设为隐藏,这样在调整表格(数据清单)的内容时就不会影响序号了。

  9、用Excel2000做成的工资表,只有第一个人有工资条的条头(如编号、姓名、岗位工资……),想输出成工资条的形式。怎么做?

  这个问题应该这样解决:先复制一张工资表,然后在页面设置中选中工作表选项,设置打印工作表行标题,选好工资条的条头,然后在每一个人之间插入行分页符,再把页长设置成工资条的高度即可。 使用自定义方式重装了一遍中文office97,Excel的打印纸选项中只有A4一种,怎么办? 随便安装一个打印机驱动程序就可以了。

  10、在Excel中小数点无法输入,按小数点,显示的却是逗号,无论怎样设置选项都无济于事,该怎么办?

  这是一个比较特殊的问题,我曾为此花了十几个小时的时间,但说白了很简单。在Windows的控制面板中,点击“区域设置”图标,在弹出的“区域设置属性”对话面板上在“区域设置”里选择“中文(中国)”,在“区域设置属性”对话面板上在“数字”属性里把小数点改为“。”(未改前是“,”),按“确定”按钮结束。这样再打开Excel就一切都正常了。

  11、如何快速选取特定区域?

  使用F5键可以快速选取特定区域。例如,要选取A2:A1000,最简便的方法是按F5键,出现“定位”窗口,在“引用”栏内输入需选取的区域A2:A1000。

  12、如何快速返回选中区域?

  按Ctr+BacksPae(即退格键)。

  13、如何快速定位到单元格?

  方法一:按F5键,出现“定位”对话框,在引用栏中输入欲跳到的单元格地址,单市“确定”按钮即可。

  方法二:单击编辑栏左侧单元格地址框,输入单元格地址即可。

  14、“Ctrl+*”有什么特殊功用?

  一般来说,当处理一个工作表中有很多数据的表格时,通过选定表格中某个单元格,然后按下 Ctrl+* 键可选定整个表格。Ctfl+* 选定的区域是这样决定的:根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域。

  15.如何快速选取工作表中所有包含公式的单元格?

  有时,需要对工作表中所有包含公式的单元格加以保护,或填入与其他单元格不同的颜色,以提醒用户注意不能在有此颜色的区域内输入数据。以下方法可以帮助快速选取所有包含公式的单元格:≡瘛氨嗉保堋岸ㄎ弧保セ鳌岸ㄎ惶跫“按钮,在”定位条件“对话框中选择”公式“项,按”确定“按钮即可?

  16、如何在不同单元格中快速输入同一数内容?

  选定单元格区域,输入值,然后按 Ctrl+Enter键,即可实现在选定的单元格区域中一次性输入相同的值。

  17、只记得函数的名称,但记不清函数的参数了,怎么办?

  如果你知道所要使用函数的名字,但又记不清它的所有参数格式,那么可以用键盘快捷键把参数粘贴到编辑栏内。

  具体方法是:在编辑栏中输入一个等号其后接函数名,然后按 Ctr+A键,Excel则自动进入“函数指南——步骤 2之2”。当使用易于记忆的名字且具有很长一串参数的函数时,上述方法显得特别有用。

  18、如何把选定的一个或多个单元格拖放至新的位置?

  按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。

  具体方法是: 选定单元格,按下Shift键,移动鼠标指针至单元格边缘,直至出现拖放指针箭头(空心箭头),然后按住鼠标左键进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变为一个水平“工”状标志,左右拖拉时会变为垂直“工”状标志,释放鼠标按钮完成操作后,选定的一个或多个单元格就被拖放至新的位置。

  19、如何让屏幕上的工作空间变大?

  可以将不用的工具栏隐藏,也可以极大化Excel窗口,或者在“视图”菜单中选择“全屏显示”命令。

  20、如何使用快显菜单?

  快显菜单中包括了一些操作中最常用的命令,利用它们可以大大提高操作效率。首先选定一个区域,然后单击鼠标右健即可调出快显菜单,根据操作需要选择不同命令。

  21、如何防止Excel自动打开太多文件?

  当Excel启动时,它会自动打开Xls**目录下的所有文件。当该目录下的文件过多时,Excel加载太多文件不但费时而且还有可能出错。解决方法是将不该位于Xls**目录下的文件移走。另外,还要防止EXcel打开替补启动目录下的文件:选择“工具”\“选项”\“普通”,将“替补启动目录”一栏中的所有内容删除。

  22、如何去掉网格线?

  1)除去编辑窗口中的表格线单击“工具”菜单中的“选项”,再选中“视图”,找到“网格线”,使之失效;2)除去打印时的未定义表格线有时会出现这样的情况:你在编辑时未定义的表格线(在编辑窗中看到的也是淡灰色表格线),一般情况下在打印时是不会打印出来的,可有时却偏偏不听使唤给打印出来了,特别是一些所谓的“电脑”VCD中编辑的Excel表格更是这样。要除去这些表格线,只要在单击“文件”、“页面设置”、“工作表”菜单,点击一下“网格线”左边的选择框,取消选择“网格线”就行了。

  23、如何快速格式化报表?

  为了制作出美观的报表,需要对报表进行格式化。有快捷方法,即自动套用Excel预设的表格样式。方法是: 选定操作区域,选取“格式”菜单中的“自动套用格式”命令,在格式列表框中选取一款你满意的格式样式,按“确定”按钮即可。要注意的是,格式列表框下面有包括“数字”、“边框线”、“字体”等6个“应用格式种类”选项,若某项前面的“x”不出现,则在套用表格样式时就不会用该项。

  24、如何快速地复制单元格的格式?

  要将某一格式化操作复制到另一部分数据上,可使用“格式刷”按钮。选择含有所需源格式的单元格,单击工具条上的“格式刷”按钮,此时鼠标变成了刷子形状,然后单击要格式化的单元格即可将格式拷贝过去。

【版权声明】文章来源:网络,文中或封面图片来自授权原作者及互联网。为非商业用途使用。
如因版权等有疑问,请于本文刊发30日内联系安越(微信:yuexianghui03)。我们将第一时间进行处理。最终解释权归安越所有。

联系我们Contact Us

上海安越企业管理咨询有限公司

021-58362000
15801919100(公开课24h服务)
15801990967(内训24h服务)
15801990967(管理咨询24h服务)

BD@EasyFinance.com.cn

客户反馈Feedback

了解更多Subscribe

微信二维码

关注安越官方微信

CopyRight © 安越咨询 版权所有 沪ICP备 05001842网站备案深耕欧美管理会计理念,聚焦中国企业实践十五年