上海电气的资金集中化管控

作者:王世璋来源:中国总会计师推荐讲师:朱京苹发表于:2011-06-20

集团管控是近几年大型企业面临的新挑战,如何能让大象跳舞?在控制风险与适度的灵活中平衡?而这其中资金的集中管控又是首先要解决的问题,这不仅需要技术的手段,IT的工具,也需要制度的保证。

  资金管控是集团公司加强内部控制的重要环节。企业的任何经济活动都伴随着资金流动,企业的各项风险最终都会反映到资金风险上。就集团公司而言,他有着众多的下属企业以及二三级法人单位,如果不加强对集团的资金管理,就很难防止管理漏洞的出现和资金的风险。

  如何加强集团公司的资金管控?笔者认为,应该坚持“制度加科技”的原则,实行集中化管理、电子化监控。下面结合上海电气集团股份有限公司(简称“上海电气”)的情况作一些探讨。

  一、资金集资集中化管控

  集团公司的资金管理,首先是要把分散在下属各企业的资金集中起来,通过专业化的管理和运作,提高资金利用效率,防范资金风险。资金集中管理的基本模式有:建立集团资金结算中心、通过商业银行建立集团现金池、利用集团财务公司作为资金管理平台。上海电气从自身实际情况出发,采取了利用财务公司平台加强资金集中管理的方法,不但制订了《企业资金管理制度》,而且制订了《资金集中管理制度》,在实践中坚持了“三个集中”。

  1.存款集中

  为了解决下属企业遍布各地,而上海电气财务公司(以下简称“财务公司”)没有相应网点给存款集中和结算集中带来的困难,上海电气与工商银行进行合作,凡是在工商银行的任何网点都可以受理财务公司的结算业务,同时建立了财务公司的“网上银行”,企业可以直接在网上操作各项资金划转和结算业务(目前各企业已习惯了使用“网上银行”)。

  上海电气规定了下属企业在财务公司的存款集中度必须达到80%以上,并且每月公布资金集中情况,与企业财务总监的奖惩挂钩。第一年考核财务公司的月末存款余额项目,第二年改为考核日平均余额,第三年开始实行月末余额和日平均余额双重考核。目前,除个别中外合资企业外,其他的在财务公司的存款月末余额和日平均余额的集中度都达到了90%,结算的集中度达到了95%。这样不仅为提高资金利用效率创造了条件,而且为资金管控创造了条件。

  2.贷款集中

  过去有不少的企业闲置资金较多,他们在商业银行有大量的存款余额,只能得到较低的存款利息;有的企业资金紧缺,从商业银行借款,要付出较高的借款利息,使集团的合并报表上既有大量的银行存款余额,又有一定的银行借款及相应的财务费用。

  上海电气在实行存款集中的同时实行了贷款集中,规定下属企业所有贷款必须通过财务公司借贷。这样有效地实现了集团内的资金调剂。贷款单位的利息支出同时体现为财务公司的营业收入,在合并报表上抵销了这项财务费用,防止了“肥水外流”,有助于集团整体利益最大化。财务公司所实行的贷款集中也克服了“劫富济贫”的非市场化运作方式,仍然提升了存款单位的积极性,强化了贷款单位的责任心。

  3.资金运作集中

  在资金比较充足的企业,经营者和财务总监都会考虑通过资金运作来增加企业收益。然而,这样分散的资金运作不仅难以得到理想的收益,而且存在着难以控制的风险,特别是股票、期货及各种名目繁多的金融衍生产品存在更大的风险。上海电气明文规定,下属企业不得从事股票、期货买卖,不得擅自从事资本运作。企业应集中精力从事主营业务,加强内部管理,把资金集中到财务公司。对于重大的资金运作,由集团通过董事会批准后操作;日常的理财和短期投资由财务公司在集团董事会授权范围内运作。

  财务公司有一支专业能力很强的理财队伍,有一套符合银监会、证监会要求并经集团公司批准的内部控制制度。他们在授权范围内、在集团财务政策的指导下,利用闲置资金进行较低风险的短期投资。近年来,平均每年获得2亿元至3亿元的短期投资收益,在手的投资产品绝大部分处于较高的“浮盈”状态。

  资金的集中运作,提高了集团的整体资金利用率,有效地控制了风险。

  在实行以上三个集中的过程中,上海电气还实行了保险集中和租赁集中。企业的财产险、机损险、运输险等各类保险业务都集中到上海电气保险经纪公司,通过公开的招标和集中与保险公司议价,使集团的保险费用平均每年下降20%,而且促使保险公司大大改善了理赔工作。通过保险集中和公开招标,还避免了有些保险公司的“回扣”等促销行为,防止了腐败现象和管理漏洞。企业的产品租赁业务都集中到上海电气租赁公司,进一步提高了集团的资金利用率(租赁公司所需要的借款主要从财务公司取得),有效地促进了产品销售,增加了集团的整体竞争能力。

  二、资金网络化监控

  资金的集中化管理解决了资金管理的制度安排,但是制度执行的如何,还需要人工统计和实地检查,这样不仅增加了管理工作量而且难以做到实时监控。上海电气开发运用了资金管理信息系统,提高管理效率,强化资金监控。资金管理信息系统分为三个子系统。

  1.网上银行系统

  上海电气财务公司的网上银行并不是一个封闭的系统,他与商业银行的“网银”相联接,可以实现与各商业银行的收付业务,完成与各供应商和各客户的资金结算。同时,他又是一道“防火墙”,对大额资金的支付,需要人工核实后才能付出。上海电气不仅规定了各企业大额资金支付的内部程序,而且在网上银行系统中设置了不同企业的大额资金标准额,凡超过规定额度的支付,会由财务公司与企业财务负责人进一步核实,确认支付款项已通过内部程序。在网上银行系统还可以实时监控所有资金支付,发现异常支付及时了解情况,采取相应措施。

  2.账户信息系统

  由于资金在财务公司的集中度还没有达到100%(目前在客观上也难以做到),企业还有在不同商业银行开立的基本账户和政策性账户等。账户信息系统除了反映在财务公司开立账户的信息,同时通过与工商银行、建设银行、中国银行、交通银行、民生银行等商业银行的系统“直联”,可以及时反映企业在商业银行开立账户的余额和银行对账单,使监控范围更加全面。

  在建立账户信息系统的过程中,上海电气开展了银行账户清理,清理注销了非必须的账户和非“直联”银行的账户210个,减少了不受监控的“盲点”和银行账户过多可能带来的漏洞,并且规定在清理以后新开银行账户必须经过集团公司批准。每月月末,账户信息系统中各企业的银行存款余额与SAP财会信息系统中的银行存款报表余额核对一致,保证了银行账户不得随意增加。

  账户信息系统的情况是由集团财务部和财务公司双人监控。系统还设立了必要的自动报警点,如大额资金支付报警点、特定业务支付报警点、特定企业和特定和特定账户关注点,以提高监控效率。在账户信息系统中还可以自动反映资金集中度等管理指标,减少了人工统计工作。

  3.票据管理系统

  各类票据是货币资金的延伸,票据管理系统也是货币资金管理的延伸。票据管理系统具有两大功能:一是可以在网上开立电子商业承兑汇票和财务公司的电子银行承兑汇票,也可以接受商业银行的电子银行承兑汇票;二是将集团内所有企业的各种纸质票据录入系统,随时跟踪应收、应付票据的状况和流向,月末也将票据管理系统的应收、应付票据余额与SAP财会信息系统中的余额相核对,做到不重不漏。

  上海电气将以上三个子系统整合在同一个界面,便于操作使用。资金管理信息系统不仅可以用于集团公司对所有资金的监管,也可以用于产业集团对下属企业资金的监管,同时对企业自身的资金管理也带来了便利。根据不同的权限设置,各级单位都可以利用这个系统实现资金收付,存款余额查询、票据跟踪管理。

  三、思考与总结

  1.集团公司的资金管控要与集团的实际情况和整体管理模式相适应

  集团公司资金管控没有统一的模式和方法,集中管理是一个思路和方向,但如何集中,集中到什么程度,要从集团公司的实际情况出发。如果集团下属企业的业务比较相近,集团采用高度集中的组织架构和运营模式,那么在资金管控上也可以高度集中,甚至实行“一头结算”;如果集团下属企业的业务相差很大,集团采用分级管理的组织架构和不同产业相对独立运营模式,那么在资金管控上可以把集中、授权、监督相结合,实行相对集中,加强监督。

  2.资金管理信息系统要与集团的整体信息化系统相结合

  团公司用电子化的手段管控资金也是必由之路,但是资金管理系统不能自成体系,成为集团信息化的“孤岛”。一定要在集团信息化管理的总体框架下开发运用,避免数据重复输入和不同系统产生的信息互不对称,更要避免在集团整体信息化推进中“推倒重来”。上海电气的资金管理信息系统就是在集团信息化管理部的指导下,按总体规划开发形成的,随着集团整体信息化工程的推进将进一步达到数据共享和功能扩展。

  3.信息系统的安全至关重要

  资金管理的网络化程度越高,信息系统的安全越重要。如果相关人员对支付系统的密钥保管不善,随意泄露密码,就可能造成资金被盗;如果在装有资金管理信息系统的电脑上安装其他不良软件或登录其他公共网站,就可能使系统受病毒侵袭,造成系统瘫痪。上海电气制定了《加强资金管理系统安全管理的规定》,还需要不断进行安全检查,使监管系统的运用同样受到严格的监管。
 

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