关键词:高效
日本公司一大特点是严谨,管理非常细致,数据的更新频率非常高,即便因此要在日常操作上花费更多精力也在所不惜。“日本企业未必那么多创造性的东西,但是它可以把别人好的东西做到极致”,郑永强感叹道,“很多日本企业的成功是有道理的”。
在三井住友,财务人员工作量要比欧美公司多一倍,公司的要求不在于报表很多或者很漂亮,但每一项工作一定要经过细致的分解、量化,流程非常清晰。会计部每天的工作量是既定的,流程化很到位,下班前有CHECK LIST 限定了必须要完成的工作,所有控制通过WORKBOOK来要求,通过工作表单来记录。如同一部精密的仪器,每一个环节都经过精密设计,一切都在掌控中有计划地运行。
以出纳岗位为例。一般来讲一个企业面对银行肯定不止一家,而三井住友的出纳要管理全国多个银行的近300个账户。这样,对于诸如所收款项与对应业务事项的匹配之类问题就成为一项艰巨的任务,因为银行的信息不会第一时间就给企业,而这显然又是三井住友自身的精确管理所不能容忍的。有鉴于此,他们要求出纳主动去跟进,通过效率化的方式,通过与三井住友深度合作的银行抓取相关银行的数据,在每天5点-5点半之间,下载银行的单据与每天的帐务和对,要求结果完全匹配。在此之前的每个环节每个人都有时间表,以最后一环的时间倒推,确保每一项工作都能够满足后续工作的要求。正因为如此,原本简单的出纳岗位,在这里反倒变得很重要了,因为它是整个财务核算流程最后一个把关的人。
通常在月底,很多公司关帐要赶时间,而现在三井住友在全球范围内是5个工作日完成关账,在中国是2个工作日,财务账目全部完成,而且其中有一天还要用来计算保险业务的准备金。
三井住友管理的优势还表现在财务团队的精练上。整个中国区的销售额超过10个亿,而员工总数近4百人,其中财务团队不到30人。说到这里还有个故事,郑总几年前在安越的财务领军会上认识了3M的胡奋先生,对于3M其1万人的人员规模而财务人员不到100人印象非常深刻,因此做了深入了解和学习。现在在各个分支机构,三井住友每个机构仅设两名2名财务人员,一名参与管理,对外要面对当地财务监管机关,对内要面对管理层做分析报告,另外一名则是作为总部和机构连接的桥梁,总部无法顾及的都要去管。所以现在三井住友一家分支机构大约50人,财务人员只有两人,支撑了1.5亿的保额。根据精密测算,未来这2个人可以满足2.5亿销售额的需求,如果以后整体IT系统上线,财务总人数还会减少。
日本公司多数人员没有独立办公室,都是开放办公室,减少了隐私,却极大地增加了沟通的便利性。所有部门都有个小桌子,所有人都可以随时沟通,随时随地可以开会。也许,这也是员工加强协作和工作效率提升的原因之一。
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