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控制采购成本需要知己知彼!

作者:待查 来源:网络 推荐讲师:安越 发表于:2016-09-23

  

    管控好采购成本,需要熟悉整个采购业务流程。同时采购不能单纯地考虑进价成本,更要考虑综合成本,如运费、仓储、损耗、质量等方面因素。

    在企业采购业务中,可能存在盲目采购而积压浪费,或存在采购不足而停工待料,或存在验收不严导致以少报多、质次价高等问题。因此,加强采购成本的控制及节约,对于企业管理水平的提高有着重要的意义。

 

    了解相关知识,管控采购成本

 

    要管控好采购成本,需要熟悉整个采购业务流程,只有把业务流程搞清楚,才能谈得上控制。采购业务流程主要涉及编制需求计划和采购计划、选择供应商、确定采购价格、订立框架协议或采购合同、管理供应过程、验收、退货、付款、会计控制等环节。对相关环节的风险控制点了解后,方可做到知己知彼,百战不殆。

    一是了解合同法的主要条款,包括标的、数量和质量、价款和酬金、履行的期限、地点和方式、违约责任等。尤其是要注意价款的描述及采购方违约责任,否则会影响到企业的采购成本。

    二是了解海关法律及贸易术语。比如交易方式是CIF(到岸价),FOB(离岸价),DDP(目的地交货)等。这些都会涉及运费由买方或卖方哪一方来承担的问题。如果没有理清这些贸易术语,企业要多付相关费用,如果进口缴税基数不足,还有可能会被海关稽查并处以罚款而增加额外成本。

    三是对本单位采购物品的种类要做到心中有数。对原材料采购,需要知晓BOM(物料清单)包括什么内容;对于非原材料类的消耗品采购要知道用于什么地方以及消耗周期等。

 

    发挥会计职能,加强内部控制

 

    一是发挥核算的职能,以证据——会计凭证说话。加强对购买、验收、付款业务的各会计系统的内部控制。

    二是在发挥核算职能的同时,还要关注监督职能的运用,更多地体现出管理会计的思维:日常采购中是否按物料需求计划(MRP)预算量与单价采购。如果不是,要分析其中的原因,是否按更新的物料需求计划预测数据采购。

    三是发挥会计的分析、评价作用。对于采购相关指标,每月需要财会部门与采购部门定期分析比较,找出差异的原因,提出建议,并落实于以后的经营活动之中。

    四是发挥参与经营决策的职能,学会用全新的思维考虑问题,围绕下列的“五要、四不要”做好文章。

    “五要”指的是:一要泾渭分明,把采与购的相关环节区分开。二要货比三家,超过规定金额的采购,要找二家或以上的供应商报价,以降低采购成本。三要抓住主要矛盾,对于重点材料的采购,要摆在优先的位置考虑,不能“眉毛胡子一把抓”。四要庖丁解牛,了解成本结构的基本要素,做到心中有数。五要奖罚分明,对完成降低公司采购成本任务的采购人员进行奖励,对没有完成采购成本下降任务的采购人员,要分析原因,明确处罚措施。

    “四不要”指的是:一不要舍近求远,在质量相当的情况下,能本地买的就不在或少在外地买;能国内买的就不要在境外或少在境外买。二不要单打独斗,常规化的采购可从年需求量与年采购总金额考虑,形成较好的议价优势。三不要顾此失彼,采购不能单纯地考虑进价成本,更要考虑综合成本,如运费、仓储、损耗、质量等方面因素。四不要鼠目寸光,一味地压缩采购材料等买价,结果可能导致供应商服务及质量的下降,反过来则不利于企业发展。

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