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医院采购内部控制自我评估的内容与方法

作者:待查 来源:网络 推荐讲师:安越 发表于:2016-09-05

医院内部控制自我评估是医院内部审计部门围绕医院内部控制的内容,对内部控制系统的健全性、合法性、合理性和有效性进行的审查和评价。本文结合对医院采购的内部控制浅谈开展医院内部控制自我评估的方法。

  一、医院采购内部控制与评估的内容

 

  医院采购内部控制是医院为了保证医疗、教学、科研、管理的需要专门针对采购的决策和执行程序设计并运行的一整套内部控制制度和措施,是医院内部管理控制系统的一个子系统。其内容构成包含三个层次的十个关键控制环节,具体分布如下:

  其中,第一层次是医院制订了完善的采购内部控制制度,医院内部控制制度是采购内部控制系统的核心,其健全性与有效性是整个内部控制系统的关键;第二层次是严格执行相关内部控制制度,包含八个环节;第三层次是监督检查,内部控制审计的评估是监督检查的方式之一,在评估过程中通过采集内部控制制度存在的漏洞和薄弱点,反馈真实信息,使该内部控制制度能及时得到恰当的修订与调整,保障医院采购内部控制系统随着采购的严格执行和发展变化而不断有效更新,形成一个良好畅通的采购内部控制体系。

  医院内部控制审计评估的主要内容实质上是评估采购内部控制系统及其运行状况。

 

  二、医院采购的内部控制评估的方法

 

  对医院采购的内部控制系统进行审计评估时,首先应了解医院采购内部控制系统的分布,对其进行符合性测试,检查内部控制系统是否正常,关键环节的控制是否齐全,内部控制的运行是否畅通;然后,对医院采购的内部控制系统初步测评;最后,再采用财务审计与管理审计相结合的评估手段,着重对以下关键控制环节实施实质性测试。

 

  1、了解医院采购内部控制制度,评估制度建设的健全性

  医院是否有健全的采购内部控制制度是对采购内部控制是否有效的关键。评估时首先要对医院采购的内部控制制度作一个综合测评,对其合理性、健全性和有效性作出客观的分析和评估。具体评估程序为:查阅医院是否有采购授权批准制度,审查各职能部门采购岗位设置办法、采购招标评标办法、合同签订审签与管理办法、采购付款管理办法和物资验收入库保管办法等制度,检查医院采购的内部控制制度是否严谨,是否符合财政部颁布的内部会计控制规范的要求,制度是否存在薄弱和不衔接环节,是否存在遗漏的控制环节,记录采购环节可能存在的制度控制薄弱点,进一步分析、调整项目评估重点,以指导下一步对该部门内部控制系统中其他控制环节的实质性测试。

  经过对相关职能处室逐个检测,发现我院各相关部门按照《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》、《卫生部政府采购工作实施细则》等相关法律法规要求,在医院领导直接领导与统一指导下,制定了包括采购管理职责、采购标准操作规程、招投标管理办法、关键岗位轮岗制度和廉洁自律要求等一系列内部控制制度共22项,以确保医院采购管理工作公平、公正、公开,规章制度比较健全,内部控制比较有效。其中,药剂科的规章制度更加全面、细致、严密、合理。

 

  2、审计授权批准环节,评估采购业务执行的合法性

  医院经济活动中的各种经济责任与职责权限通过法人将其分解并进行授权委托。各部门负责人接受委托后,在授权范围内履行相应职能。严禁未经授权的机构与个人办理采购环节的各项业务。评估时应测试各部门采购业务的授权批准的内部控制情况,从而判断授权批准范围的合法性及执行情况的符合性。

  我院领导十分重视采购管理工作,不断完善组织结构,成立了医院药事管理委员会、设备耗材管理委员会、基建工程管理领导小组和总务处大宗物资采购管理小组,各管理委员会(或小组)均由主管院长挂帅,按照专业类别设置专家库,分别负责药品、设备耗材、基建工程和大宗物资的引入及采购论证,并成立了相应的招投标领导小组,小组成员由主管院领导、财务、审计、纪委和各职能部门领导等人员组成。从而形成了决策层和执行面两个不同职责和各负其责的管理工作体系,执行不同的采购管理权限。

 

  3、审计岗位分工环节,评估采购风险控制的有效性

  许多容易发生但短时间又难以被发现的舞弊行为存在的关键原因都在于最基本的不相容岗位未分离设置,由一人身兼数职,造成有职务之便可以利用。错误的岗位设置,疏漏的监管,再加上个人职业道德观念的动摇,才造成不该发生的错误发生。任何部门不得由同一个人办理采购业务的全过程。这是采购业务得以合理、有效进行的基本组织保证。

  我院相关部门在制订采购管理制度时,对各种药品、物资、设备、材料等采购项目制订了从请购、审批、询价、招投标确定供应商、采购合同订立与审批、采购、验收、登记、入库、付款审批与付款执行等各环节的采购流程和相关工作流程,整体流程的设计比较齐全、严密、合理和便于操作,相关部门和岗位的职责明确,不相容职务相互分离,建立了制约和监督机制,较好的杜绝了不该发生的错误发生。

 

  4、审计请购与审批环节,评估采购内容的实用性

  请购与审批是采购业务准许执行的通行证,医院内各部门所有的采购活动应服务于医教研管理的需要。健全的内部控制体系不允许存在与经营活动无关、擅自采购的失控行为,以有效防止不必要的浪费。评估时应测试请购与审批的内部控制情况,判断医院实施采购前内部控制的全面性与有效性。

  我院各管理委员会分别负责药品、设备耗材和大宗物资的引入及采购论证。尤其对重要的、大型的和技术性较强的采购业务均建立了专家论证、集体讨论决策机制,审批权限明确。

  对于所有设备、高值耗材、药品和物资的采购,属于政府集中采购的项目,分别按照中央政府采购网及北京市医疗机构集中采购手册、卫生部医疗机构高值耗材集中采购手册、北京市药品招标采购中标品种或备案采购中的中标品种、成交价进行采购,采购价格是在充分比值比价的基础上合理、公允确定的。

  我院采购的一般物资大部分是进入预算的项目,少部分未纳入预算物资在确定之前都与使用科室进行沟通确认,固定资产采购及大型设备引进前都会进行可行性论证,以保证该产品符合业务需求。

 

  5、审计招标投标环节,评估程序的规范性

  招投标是采购过程的重要组成部分,招标工作是否严格执行国家和北京市有关规定,是否遵循公平、公正、公开原则,是否在招标采购前做到了对市场行情进行充分调研,是否充分了解了供应商的资质、能力,投标是否遵循诚实、信用原则等,均直接影响医院采购的质量、价格和进度。

  我院基建工程、所有设备、高值耗材、药品和物资在招标采购前做到了对市场行情进行充分调研,了解供应商的资质、能力,以便在选择能满足我院需求且竞争实力相近的供应商,并了解供应商在以往同类产品竞标中的表现和中标情况。

  属于政府采购目录范围内的各类物资实行政府采购;属于政府采购目录外或采购金额在政府采购限额标准以下的采购项目,各部门均成立了招标评标小组,采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判等方式进行。

  我院自行采购多采用公开招标或邀请招标方式进行,在特殊情况下采用竞争性谈判方式。经抽查,大部分招标过程记录详细、完整。其中,医学工程处工作更为突出。每次贵重设备采购程序为:由监察纪委抽取软件随机产生相关设备专家,为了公平、公正、公开,厂家论证顺序也当场抽签产生,设备耗材论证会需有纪委监察、审计、财务相关负责人参加,与会专家进行背靠背、当场投票,结果由纪委监票统计。会议议程结束即打印会议记录,结果当即宣布后会议记录由与会人员确认签字生效。论证采购过程文件均进入设备档案存档。

 

  6、审计价格确定环节,评估采购价格的合理性

  格是采购成本的核心内容。对采购价格的控制与管理直接影响着采购资金的使用成效。评估时应测试采购比价管理情况,判断采购价格审核的成本效益性。

  各部门做到了在采购前期市场调研、采购价格查询、技术参数比较以及采购需求公示,以确保采购价格的合理性。

 

  7、审计采购合同管理,评估采购业务的合法性

  购货合同是记录采购业务的具有法律效力的书面凭证。不当的合同管理有可能给医院造成经济损失,甚至卷入不必要的合同纠纷,影响医院声誉。评估时应测试采购合同签订过程的内部控制情况,判断采购书面文件的严谨性与合法性。

  为加强合同执行过程中的管理力度,增强风险的防范意识,保障医院的相关利益,大多数部门建立了经济合同转签制度,并按照报签流程执行。在采购合同转签过程中,需通过该项目经手人、项目部门负责人、主管处长、处长、财务、审计、律师及主管院领导对经济合同进行审核,主要审核合同条款是否完整,合同内容是否合法,合同签订手续是否完备等。经过多方审核确认的合同才能签订。重大项目付款合同须经院长办公会讨论审批后签订。

 

  8、审计验收入库环节,评估管理程序的严格性

  验收入库是采购业务的实物管理环节,是对所购货物的检验与签收过程,是对采购货物的质量、数量、采购合同执行期限的有效检查与复核,可以防止以次充好、数量短缺、合同到期未执行的不合理购货行为的发生。评估时测试采购验收的内部控制情况,判断货物购入医院后管理程序的严格性。

  我院采购的所有设备、物资,需求科室在到货后均进行验收,办理入库手续,且手续齐全、责任明确。

  办理入库的设备、药品和物资按照品种、规格、型号、数量、单价、金额等设置实物保管台帐(卡)、数量金额账和财务金额账分级管理,分类保管,定位存放。 药剂科还制订了《药库药品储存与养护标准操作规程》,专门对保管、存放等进行了详细要求,每月盘点一次,做到物、卡、帐相符。如有误差及时追查原因,当月解决。

 

  9、审计结算与付款环节,评估付款控制的严密性

  结算与付款环节是采购业务的结束,所购货物保质、保量、如期验收入库后,医院有履行合同付款的义务。有效的付款控制程序可以防止合同未执行完提前付款、付款完毕却出现货物质量纠纷、重复付款等不正常的支付情况发生。评估时测试结算与付款内部控制情况,判断结算与付款手续的严密性与正确性。

  我院财务处设专人对采购合同、发票、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。

  财务处在“应付账款”科目下建立供应商明细账,每月月末与医工处、物资管理科、药剂科等各财产物资管理科室核对应付供应商货款,确保住来款项的准确。

  财务处严格执行三级签字审批制度:一次性支出在万元以下的由科室或部门负责人审批;一次性支出在万元至五十万元以内的由主管院长审批;一次性支出在五十万元以上的由院长审批。凡有领导审批权限委托书的按授权内容办理。

  购置设备价值在五十万元以上的或修建项目单位价值在一百万元以上的,需有院长办公会书面通知及主管院长签批后,方可办理支付手续。超预算支出在预算调整申请批复前一律不予支付。

 

  10、审计内部监督检查环节,评估自检工作的持续性

  内部监督检查应始终贯穿于采购业务的全过程,医院应当建立对采购业务内部控制的监督检查制度,定期或不定期地进行动态检查,以保障采购业务内部控制系统的有效性和实用性。评估时应测试采购业务监督检查的内部控制情况,判断医院自我评估机制的健全性和持续性。

 

  三、结论

 

  对医院采购动态过程的内部控制是医院进行有效管理的一种必不可少的手段和约束机制,内部控制自我评估主要审查、测评经营决策的正确性、经济活动的合法性以及为实现经营目标所实施的内部管理的有效性,通过对业务流程和控制环节评估,找出内部控制系统中的薄弱环节,并加以改进,促进单位健全内部控制,改善管理、减少浪费、提高经济效益。

  健全的内部控制制度,能预防错误和弊端的发生,即使发生了,也容易及时发觉和纠正。

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