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内控经典案例:符合标准的报销也能发生舞弊!

作者:待查 来源:网络 推荐讲师:安越 发表于:2016-08-11

  

    喜欢看福尔摩斯的人知道,任何一个小细节都逃不过卷福的眼睛,他总能顺藤摸瓜找到背后的大阴谋。严密的分析、紧张的情节,让观众们大呼过瘾。

    但其实这一切也同样是企业内控工作的日常。

 

    小小清单 牵出舞弊大案

 

    作为一家五百强企业的售后技术人员,小明年纪轻、能力强、前景好,但原本前途无量的他,却因一张疏忽的发票而误入歧途,最终自毁前程。

    小明因工作需要会经常出差,一次酒店工作人员错将金额248元的发票开具成了428元,面对诱惑小明私心蠢动便伪造消费清单,顺理成章地获得了财务报销。

    有了第一次成功,就有了第二次、第三次。一张一张看似符合标准的差旅,却成了小明的生财之道。但很快细心的财务人员在一次定期的抽凭过程中,发现了端倪——小明提供的酒店消费清单,无论去全国各地的哪家酒店,竟然都惊人地相似。

    为了解开疑惑,财务人员根据发票上的信息,询问酒店、比较订房网站、安排分公司的财务实地走访,发现小明报销的金额明显的高于实际,是时候找小明摊牌了。在证据面前,小明对他虚开发票、伪制酒店清单的行为供认不讳,也一再强调自己是因生活中压而一时贪念。

    可正当财务人员,决定处理小明时,奇怪的事又发生了——小明的领导老王过度维护小明,甚至不惜阻挠财务核查工作。这个反常举动引起了内控人员小周的疑惑:公司内控范围仅限于销售管理、采购管理、库存管理和财务报告,售后服务并未列入,莫非这其中还藏有猫腻?

    这个猜想很快也得到了证实,原来老王利用维修流程中的漏洞,虚报维修数量,而小明正是老王指派负责质检的工程师,两人合伙舞弊骗取维修费用。

    所有疑团都已解开,管理层也对老王和小明做出了处罚。事情告一段落,但内控的问题也凸现出来,滋养此类舞弊行为的土壤究竟是如何产生的呢?

 

    原因:舞弊三段论和内控缺陷

 

    舞弊行为会给职业生涯留下不可磨灭的污点,但尽管影响深远却不乏铤而走险这,那么究竟为什么会产生舞弊呢?美国舞弊协会的创始人提出了一个概念——舞弊三段论,他认为舞弊的产生是由压力、机会和自我合理化的借口三要素组成的,这三个要素就好像热度、燃料、氧气一样,缺一不可。

    小明的情况就符合这个概念:刚工作经济压力大,酒店管理的不完善提供了虚报的机会,而合理范围内的报销金额又给他合理化的借口,舞弊的念头也就此产生了。

    对内控人员而言,压力和借口是无法管控的,但降低或避免产生舞弊的机会,却是可以做到的,那就是要不断地去完善内控缺陷。黄老师认为内控包含五个缺陷:固有局限、企业内部治理结构不完善、会计信息不对称、忽视内控文化建设、控制制度不健全。要完善它,首先就要先明确一个概念,内控不是为了具体控制某个员工或管理者,而是用来控制企业风险的,是为了确保实现目标而采取的一些程序、政策、环境,所以也包括识别并预防可能阻碍目标的风险因素。

 

    如何完善内控对策?

 

    了解了内控缺陷的原因,我们应该怎么样办呢?中小企业在做内控的时候最重要的是管理者的内控意识必须要加强,内控环境要完善,还要结合实际,注重内部控制的成本收益问题。一方面要对关键一个控制点进行一个控制,把有效的子弹花在最合理的地方,另一方面,也不能不计成本,把企业给“管死”了。

    对此,黄老师给出了五点方法:

    1、明确职责划分,职员之间或部门之间起到相互监督、制约与平衡。

    2、定期的考核与评价,明确每个岗位的权利和责任,避免越权、争权或推诿现象的发生。

    3、制定课操作性的内控制度,并非控制越复杂、环节越多越好。

    4、实行重要岗位的工作轮岗,不仅有利于员工全面的发展,后任可能会揭露前任工作上的舞弊行为。

    5、内控制度作为企业文化的一部分,使员工理解公司内控工作,乐意遵守、自觉执行。

    在上面的“合伙舞弊”案中,公司针对内控缺陷对财务报销制度、住宿政策、维修站报销流程进行了改进完善,比如引入携程作为出差指定供应商,报销时需提供携程预订确认单。在完善的过程中不免会受到抵触,但短暂的阵痛过后,一切都会向更好的方向发展。

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