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[以下内容摘自《预算流程改进指导》,如需阅读全文,请购买正版图书] |
成到数据仓库中。表5．3展示了数据仓库如何为BI软件提供更有效的信息。
软件商和公司已经意识到，将前端报告工具与不同数据库(如总分类账、应付账款、应收账款、销售订单记录、预算软件等)直接连接可能是一项艰巨的任务，因此，许多公司倾向于在处理系统基础上建立数据仓库，将报告软件与数据仓库集成在一起。以下是几种不同的集成做法(参见图5．6 图略)：
·将单一报告工具与处理来源直接集成。
·根据处理系统所支持的技术或报告工具的不同，为不同的处理来源配备不同的报告工具。
·为不同的处理来源配备不同的报告工具，在此基础上为用户提供一个能与所有分析工具兼容的统一门户。
·使用处理系统自带的报告工具(如CRM系统提供了制图和查询功能，ERP解决方案中可能包含一些分析工具)。
·通过数据仓库将所有事务处理系统连接起来，将单一(或多个)报告书写器与所有数据集成起来。
让员工方便快捷地访问数据，帮助他们做出更好的决策，使数据资源得到充分的利用，是多数企业的目标。在许多情况下，将所有的数据都搜集到一个数据仓库中(常由许多小规模的数据集市构成)，是最有价值的做法。这一做法使公司在一个数据库平台(即数据仓库)上运行，同时使用标准化的分析工具，并使用门户作为网络前端(图5．7略)。这样可以节省成本，减少培训需求，使信息访问速度提高。
将报告书写器与分析工具整合在一起
半个世纪以来，财务报告从出现开始，经历了多次变化，直到今天所使用的三种不同类型的报告工具。可根据不同的终端交互类型来分类(图5．7略)：
多年来，从财务数据库中寻找和组织数据的普遍方法是编写(许多人称之为编码”，因为需要很多技术专业知识才能得心应手地使用报告书写器)报告。如果系统中有强大的报告书写器，这一方法可以帮助你为组织提供信息丰富的报告，公司可以根据报告制定决策。但是，典型的财务报告工具(如损益表、资产负债表或销售报告)都是静态的，这使得报告及分析过程效率低下。例如，在阅读公司工资费用报告时，你发现当月工资支出比预算高出20％，你希望知道背后的原因是什么。如果使用典型的财务报告书写器，你就必须翻阅每个部门的详细报告，寻找到底是哪个部门的工资费用导致了预算与实际开支的差异。如果其他人已经准备好部门报告，你只需要查询即可。但如果其他人没有编写部门报告，你就需要知道如何编写报告，并自己编写一份。当你发现第100个部门是导致工资费用差异的原因时，你需要查阅该部门的工资支付账户。在这一过程中，多数人需要查阅薪水体系，并使用薪酬软件将详细的员工薪资报告编写出来。如果不知道如何使用相关软件，当然就无法获取相关信息。
随着即席报告书写器的出现，所有如上述例子中费力耗时的工作都成为历史了。新的工具可以提供下面一些功能：
·向下挖掘、横向挖掘和纵深挖掘。报告使用者可以通过这些功能解决疑惑，不需要生成其他的报告。
·直接电子表格集成。提供高度格式化和用户界面友好的表格。
·网络门户。可用于报告编写和报告处理，可从网络浏览器直接向下挖掘。
·层级智能树。智能树可以实现安排层级布局、自动维持层级等功能。在自动化报告书写器和提高向下挖掘功能方面，这已经成为越来越流行的做法。
·自动生成OLAP多维数据库。可以实现低成本和容易操作的OLAP分析，作为高度格式化的财务报告的补充。
向下挖掘(drill-down)功能可以通过双击行、列或报告中的数字来实现，系统会自动生成新的报告或视图，你可以从中挖掘详细的资料。横向挖掘(drill-around)功能带你浏览同级(而非下一级)部门、账户、时期等的作息。当你浏览数据库中最底层的信息时(如2003年2月第100号部门的工资费用)，一些报告书写器会提供其他数据库的直接链接，方便用户了解最底层信息背后的含义。这也被称为深人挖掘(drill-through)，它可以使用户在不需要任何培训的情况下，调查感兴趣的数字背后的细节。用户只需要点击相关的链接，不需要使用其他的报告或报告书写软件。这就使决策制定更加迅速有效，公司也可以借此节约成本和时间。
传统意义上的交互功能，如向下挖掘功能，属于执行信息系统、电子数据核心表格和OLAP范畴。新型报告书写器产生后，其强大的分析功能将促使OLAP软件包进行相应的调整。OLAP软件包提高了生成格式化报告的能力，改变了过去只能提供固定格式报告的特征。其结果就是模糊了报告书写器和分析工具的传统界限，终端用户可以同时以最佳状况享受这两个领域：格式化但又不失灵活的报告书写工具，加上强大的分析功能。最终的结果就如分析软件供应商近年来承诺的：你只需要用20％的时间准备相关信息(如上传数据、编写报告等)，而可以用80％的时间来做分析和决策，从而彻底改变现在将大量时间用于准备信息的状态。虽然多数企业现在还没有建立有效的系统，与预期的80／20目标还相去甚远，但是，随着相关技术的进步，未来几年内，这一目标将在大范围内实现。在未来的商业领域中，那些率先实现将大部分时间用于分析和决策的公司会成为商界巨擘。
实时报告
在财务管理领域中，实时报告”(Real-Tme Reporting)这一概念逐渐流行起来。实时报告”意味着只要事务处理数据在系统中出现，用户就可以在同一时刻获得相关报告。根据这一定义，我们很可能永远也不会实现真正的实时报告”，但是我们可以逐渐逼近，几毫秒甚至几秒钟的等待不会产生太大的影响。
举个实时报告的例子，对于职业股票经纪人和交易员来说，能够及时地获取信息已经成为他们的优势。但是，现在许多网络信息提供商可以向任何需要信息的人提供股票指数和相关信息，并且能在15分钟之内更新。
对于公司内部财务报告而言，为一份每周或双月销售报告等待数日，为月度或季度财务报告(如损益表、资产负债表和现金流量表)等待一周甚至更长时间是很正常的事情。这显然与实时报告相去甚远。因此，大大缩短从信息获取到报告完成之间的时间已经成为许多财务经理人员的目标。
为什么组织通常需要等待很久才能获得重要的财务信息呢?一个重要的原因是软件解决方案之间没有实现良好的集成，例如，组织常常需要从销售订单系统中获取信息，输入商业智能数据集市或Excel电子数据表格(有关集成方面的问题在本章前面的公用数据交换格式”中已有详细介绍)。另一原因是在将报告送交决策者前，系统常常需要人工干预，进行数据的调整或检测，这就大大降低了系统运行的效率。
现在，支持实时(或接近实时)报告概念的新工具已经上市了。这些工具具有下列典型特征：
·实时仪表”。根据企业ERP模块中的关键商业信息，提供关键的图形和表格。
·按预定时刻表处理事务，提交报告。那些不能在线访问报告工具和ERP系统的人们，可以接收系统根据时间表白动发出的报告邮件。报告邮件发出的时间将取决于数据变化的速度，例如，可以选择每小时发送或在每天的一个特定时间发送。
·拖放操作设计。如果需要从新的角度看公司的信息，用户可以使用简单的拖放操作功能，就能轻松设计出新的报告。相反，如果使用传统的报告工具，可能需要花费
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