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[以下内容摘自《预算流程改进指导》,如需阅读全文,请购买正版图书] |
更易融入PBI工具中。
总之，与过去相比，由于PBI解决方案的出现，许多公司已经可以在低成本基础上，用强大的商业智能软件分析ERP数据，实现与数据源的完美整合。
开放式数据库
影响BPI的一个重要技术趋势是供应商开始开发商业数据库平台，方便用户进行商业决策。由于分析软件作用的发挥受可用数据的限制，因此是否可通过分析软件方便直接地获取数据或将数据转入数据仓库非常重要。
虽然现在对于开放式数据库平台没有一个行业标准定义，但大多数技术人员都同意以下观点：开放式数据库是一种帮助数据实现结构化存储，使数据能被一种或多种普遍使用的数据抽取工具读取的软件(本章稍后将对现代ETL工具作更多探讨)。
十多年来，在数据库间传输数据已经成为一种普遍的做法，例如，通过使用标准的文本文件(通常指平面文件)在总分类账和合并报表及报告或预算工具间转换数据。只要数据源和目标数据库都能接受文本文件格式，数据的转换就很可能成功。多数现代数据库，如Oracle，Microsoft SQL Server，Sybase和DB2(本书第五部分有目前流行的数据库清单)，能支持更复杂的数据转换程序，而不只是简单地产生和下载文本文件。
也许最流行的数据集成潜在技术标准是在线数据库连接(Online Data—base Connectivity，ODBC)。如果一个数据库支持这一标准，那么在两个系统之间实现直接连接将变得相对简单(虽然通常情况下，在数据被载人数据源时，数据格式的转换仍然是必要的)。另外，多数我们认为是开放的”、容易读取数据的现代数据库，都支持标准查询语言(Standard Query Language，SQL)。通过使用SQL，技术咨询顾问可以设计两个开放性数据库的集成方案，实现直接的、自动化的数据转换过程。
每天，预算及报告工具可能需要多次访问数据库中的新信息，在将来，可能会接近于实时访问新信息。这意味着，实现数据传输(也可能是转换)的完全自动化非常重要，除非出现抽取一转换一下载规则不能覆盖的特殊问题，才需要使用人工干预。以前，这一类型的自动化缺乏集成能力，因此需要大量人力投人才能保证数据及时更新。现在，越来越多的企业采用实现自动集成的数据仓库和数据商场来替代旧的交易系统，从而使分析软件能方便地读取数据，实现数据集成的自动化。
公用数据交换格式
在为决策者提供单一报告编写界面，使他们能直接获取财务数据库中的所有信息时，面临的最大障碍是：不同软件商之间的数据库在数据抽取和传输方面存在集成问题。过去，系统间数据的传输是信息技术部门的一项工作，简单来说，这项工作包含两个步骤：在数据源中创建一个目标系统能识别的文件格式，然后将文件传输到目标系统中。
目前最普遍的数据交换格式是文本文件。在文本文件环境下，一个文本文件包含一系列的交易数据，每一个交易数据占据一行，每一行包含几个信息域(如账号、时间、金额、成本中心、货币代码等)，这些信息域被通用的字符如句号、空格或分号分隔开来。但在许多情况下，将数据从一个数据库传输到另一个数据库并不仅仅是文件的输出与输人，系统之间经常存在易产生冲突的代码。例如，一个相同的账号在两个系统中可能指代不同的收入或费用账产。尤其在公司集团中，由于不同子公司向不同的软件商购买系统，这一问题更加突出。在出现冲突代码的系统中，数据的转换(有时是指数据仓库项目中的数据清理)对于系统间信息的交换是必要的。在最坏的情况下，需要人工操作，将数据重新输入到目标系统中(参见图5．3 图略)。
在多数公司中，信息技术部门会编写转换程序，使数据文件转换实现自动化。在理想的情况下，系统将数据格式转换成目标系统要求格式的过程就和文件输出与输入过程一样，只需要简单的操作。而且，一些第三方数据转换工具已经出现了。这些工具在设计过程中已经设置好与流行系统的连接，可以帮助公司的信息技术部门节省大量的时间和金钱。
ETL工具
软件供应商(尤其是预算软件、财务报告软件、OLAP软件和数据仓库供应商)逐渐意识到组织需要在不同的数据库间有效且顺利地传输数据，而且近些年来，许多有效的新工具也已经出现了。这些新工具中，大部分为抽取-传输-装载工具(Extraction，Transformation and Loading，ETL)。在一项典型的数据仓库项目中，开发有效的数据抽取一传输一装载工具将花费工程时间的70％到75％。
数据传输(如从总分类账到数据仓库或数据集市的数据传输)有时候需要耗费大量人工，ETL工具可以使之实现自动化。一般而言，ETL工具可以实现如下功能：
1．从信息源(如关联表格、平面文件等)读取数据。
2．运用基于商业规则的流程，传递、修改、增加或减少不同数据元素的信息
3．将结果输出到其他关联表格(如数据仓库中的关联表格)、平面文件等。
很多其他软件也能够实现部分ETL的功能，甚至可能在某一方面，如抽取、传输或装载方面，具有更强大的功能，但是真正的ETL工具要求在上述三方面中都具有强大的功能。
ETL工具中有一典型功能，是数据传输服务(Data Transformation Services，DTS)，在微软SQL服务器数据库管理系统(Database Management System，DBMS)中就包含此功能。这一工具包含很多预设的连接，使SQL系统能方便快捷地与其他流行的数据库(如Oracle，Sybase，基于UNIX平台的数据库及微软的Access等)连接起来，在预设的频率下在相应的时间点，实现ETL流程的自动化。
最近，我们已经发现市面上出现了公用数据交换语言，这是政府、信息标准组织、软件公司和来自各行各业对此感兴趣的组织共同合作的结果。可能其中最突出的数据交换语言是可扩展标记语言(。eXtesive Markup Language，XML)及扩展财务报告语言(eXtensive Business Reporting Language，XBRL)。XBRL是XML的子语言，是专门为商业信息的交换而设计的。XBRL的正式定义是：一种为商业信息、财务报告和分析设计的标准电子语言。”超级文本标识语言(Hyper Text Markup Language，HTML)是现行的网络标准，可用于网络格式报告及其他财务信息，而XML和XBRL的标准在数据处理方面又向前迈了一大步。使用新的XML标准和其他为会计和财务信息设计的相关标准，将使网络信息搜集和抽取成为可能，便于用户了解相关产业或竞争对手的信息。由于在信息搜集过程中，用户是在一定的商业逻辑指导下行动的，因此他们不会将所有竞争对手的信息都包含进来，比如，用户会过滤掉一些信息，只留下市值高于5亿美元或销售收入高于2亿美元的竞争对手(参见图5．4 图略)。
XBRL对于财务报告的正面影响非常显著。想像一下，决策者只要在早上打开电脑(或其他设备)，就能看见屏幕上出现了从竞争对手或合作伙伴的新闻发布中心以及管理文档中自动抽取出来的最新信息，这一切都要归功于XBRL。而且由于XBRL能识别抽取数据的类
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