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[以下内容摘自《经理人员的财务预算》,如需阅读全文,请购买正版图书] |
虑服务合同。翻阅合同后得知，那2台机器在5年使用期限内，都签订有相同更新率的服务合同，每年支付维修费500美元。但是超过5年，服务公司就不再保修。四处打听，终于有个朋友告诉你，当地有家维修店能修老机器。于是，你同那家店签订了每年600美元的维修合同。这样一来，2003年的服务合同预算金额为1600美元。
既然做好了设备的预算，那就一起来分析供应品吧!消耗供应品是为了支持生产。对复印店来说，关键看每月的复印张数。前例中，几乎所有的消耗都是普通纸。2002年平均每月复印5000份，那今年会有所不同吗?回答这个问题的最合适人选是你的顾客。所以去走访各个部门的经理或助理或秘书，问他们今年的用纸量可能比去年多还是少，或持平，从而来预计费用额度。
结果，与各个用户核实后，我们发现下一年需要复印72000份，而不是60000份，增加了20％。这个信息对你编制预算有什么帮助呢?因为复印的份数直接决定普通纸和色粉的购买数量，所以，它们也随之增加20％。
做好客户的合作伙伴
帮助客户考虑他们在你这里需要什么。或许你问：去年你复印了12000份，好像其中8000份是为邮寄用的。”还可以问更多，帮助他们思考：今年打算邮寄多少?邮寄的名单是否有增长?对影印有无其他要求?
帮助他们考虑自己的需要，不仅使你有更精确的预算，而且会使他们更感激你。当然了，要注意尊重顾客的时间非常重要。如果客户更愿意采用快速的E-mail，让他自己来回答，那就更好了!
将刚才预计的数字填人表格，我们得到如表1—2所示的2003年计划。
表1—2 复印店2003年部分费用
复印店费用 2002年实际花费／美元 2003年估计花费／美元
设备租金 3600 2400
色粉 900 1080
普通纸 300 360
特殊纸 60
购设备 600 950
服务合同 1500 1600
设备维修 350
杂费 150
销售税金 142
费用合计 7602 6390
步骤4：再次检查结果
看看表1—2中的预测，我们了解到每行条目的数字都有新的变化。在结束整个预算前，现在是该问自己一些问题的时候了!
工具箱：再次核对预算
结果有意义吗? 每行项目的数字看上去都正确吗?仔细考虑你的决定，确信它是合适的；如果不合适，去征求别人的意见或重新考虑。
结果计算无误吗? 即使是使用电子表格，也要再次核对下表中的数字。
一些大项目正确吗? 对那些数额较高的项目要格外留心。知果没有留意，就用步骤3的方法再次核实。
步骤5：完成预算
一旦完成了大项的预算，接着就该完成小条目的了!在我们的例子中，先行预计哪项关系不太大。即使那未预算的4项数字翻一番，也不过是让预算再增加702美元罢了，今年的总额还是不及去年的多。
在你自己的预算中，合计各个小条目的数额，它们的总额可能占总预算额的一半还多。如果足这样，你就要花些时间好好计划。如果那些小项的增加对整个预算影响不大，就没必要让它们占用你太多的时间。这也使你有些弹性时间，好好考虑别人会怎样看待你编制的预算和你手下的团队。如果财会人员总是在年初时接受预算，到了后半年底却难以拨出额外资金的话，你就可以制定一个更高的数字，好给自己留有余地。
还举我们那个例子，假定小条目的费用将随着其他大条目的增长而增长20％，不过，我们没有理由假定维修费用也会增长20％。整个预算快完成了，只剩下销售税金一行。这种税金有点与众不同，因为它的结果基于其他行。对任何可征税的条日用当地税率乘以该项金额就可得销售税金。(各州法律对征税项目的税率规定各有不同)如果你用的是电子表格，利用编辑公式，很容易就可得出计算结果。表1—3中的斜体字是征税条目。为了更有趣，我们假定去年的征税率是6％，今年的征税率则增为8％。
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