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[以下内容摘自《经理人员的财务预算》,如需阅读全文,请购买正版图书] |
如果你以去年的预算为起点制定新预算，一定要确认那是实际且准确的花费，而不是大概估计的。与会计一起检查那些数据的准确性，并确认没有遗漏项。同时，也要考虑今年预算里是否有新类别或新项目，有了就添加，而不是照着旧计划删除新的预算。很有可能需要改变每行项目的估计值，如有必要，还得添加或改变每行项目的名称。
假定你对以往至少一个年度的费用了如指掌，是不是意味着以过去为起点是最好的选择?不一定!有时候还是以今年的新计划为起点较好，这很大程度上取决于今年的产量和要完成的项目量。
若要制定产量预算，可以以去年的预算为基础。如果今年的工作与去年很相似，那么去年的计划的确是今年的好基础。然而，在制定项目预算时，最好以今年的计划为起点。因为项目很独特，以前做的不见得适合现在。应使你的预算能反映出成功完成项目所需的物资、人员和其他要求。预算或许会分成几个不同的部分，每部分的起点也各有不同——有以过去为起点的，有以计划为起点的。本章要探讨的是以去年预算为起点的基础预算。而项目的计划和预算将在第5章里讲解。
关键词：
生产工作 重复性很强的工作。生产线的运转和处理保险索赔的形式就是这种生产工作的好例子。
项目 为生产独特的产品或提供特殊的月艮务而付出的临时努力。你在项目中所做的工作只有一次，无需重复。建立新的生产线，或为处理保险索赔而新装一套计算机系统，都是项目。
根据旧预算创建新预算
本小节里，我们将依照去年的预算，为今年建立一个简单的费用预算。在本书的以后章节里，我们会学习其他方面的预算，也会学到如何一次运用几年的信息制定预算。这里只给大家简要介绍各种概念，详细的内容在后来的章节里再讲。
步骤1：收集信息
第一项工作就是去收集往年准确的信息。有时因为记录未保存好，这项工作变得很不容易。通常地，我们需要在年末到来之前，或是今年的费用终了之前就进行下年的预算。也有些时候，我们知道自己花费了什么，却不知道花费的起闵。
举例：生产和项目
罗伯特是信息技术部的经理，该部门负责公司所有计算机的正常运行和安装新的计算机系统。在来年的计划中，他的预算有3大部分：技术支持，为新员工提供电脑，安装仓库库存新系统。
对技术支持的计划，他以去年的预算为起点。因为他预计下年的支持工作同上年的非常相似。关于给新员工购买和安装计算机，他特地向人力资源部了解每月会招收多少新员工，以及其中哪些人需要电脑。于是，在新员工开始工作前，他就写好了提供电脑的计划，并为整个项目也做好了预算。然后，向提供库存系统的供应商咨询情况，进而制定这一项目的计划和预算。
3大块组合在一起就是他预算中的具体内容。例如，新购计算机的成本包括以旧换新的成本，也包括为新员工和仓库买新电脑的成本。
现在，我们来谈谈如何收集到去年花费的信息。例子是一家中型公司的影印部门(复印店)的预算(表1—1)。假设现在是2003年1月，我们需要为今年建立一个费用预算。
表1-1 复印店费用(2002)
复印店费用 2002年实际花费／美元 2003年估计花费／美元
设备租金 3600
色粉 900
普通纸 300
特殊纸 60
设备购买 600
服务合同 1500
设备维修 350
杂费 150
销售税金 142
费用合计 7602
技巧：使用电子表格软件
使用电子表格软件可以使你从制定预算的烦闷中解脱出来。如果你有点使用电子表格软件的基础知识，就知道它能进行加、减和简单的百分比计算。将来本书还会谈到如何使用电子表格软件来检查工作。很多经理人花费两三天时间去听课，学习使用电子表格软件的先进功能，或是通过看书，练习掌握它的功能。 ．
目前流行的电子表格软件主要有3种：微软Office系统包中的Excel电子表格，是目前最常用的；微软Works包含的电子表格工具很适合进行简单的预算；也有一些公司使用Lotus 1-2-3，它像Excel一样好用， 而且适用性广泛。
步骤2：理解每行内容
制定出好的预算，需要很细致的工作，也需要更多的实际工作，而不仅是口头表示：估计明年花费不变。”我们需要知道为什么要对某项工作支出，还要考虑将来这种情况是不是会改变。于是，我们就要开始检查每行费用，竭力回忆当时情况，或是同别人翻看当日收据和合同，直到明白为什么对那项工作投入花费。
例如，我们为什么在设备出租上花费3600美元呢?检查一下租赁合同，就会发现：3大机器设备全是以5年期的融资租赁方式租用，每月支付100美元租金。为什么在普通纸上花费300美元呢?检查一下订购单、库存和复印记录，就会发现每月复印5000份，需要10令25美元／令的纸。你对每行的费用都可以这样发问。
错误预防：坚持全年使用预算注解
无论什么时候批准某项费用，都要记录为什么此笔费用必须支出。将所有的记录归集到电子文档里非常容易，你可以将它们放入文字处理文件里，例如，命名为2003预算注解”。或者，若你更喜欢电子表格，可以采用对单元格做批注的形式进行注解。无论用哪种方法，当你以后坐下来制定下年计划时，心里都会非常清楚为什么要花那笔钱。在大型组织机构里，你要经常查看当月的预算，询问有关人员发生那些大笔费用是怎么回事，然后做个注解。
步骤3：预计将来
除非你有一个工作水晶球，否则，预测将来的最好办法就是自己去描绘前景，主动与人沟通，了解他们需要的和正在发生的事情，然后进行估计。你的猜测可能是最好的预算，因为它来自可靠的信息，基于你丰富的经验、深刻的思考和精确的计算。
新任经理都害怕进行预测并把结果呈给老板，这是可以理解的。在预计将来时，所有的人都是这样的。合理的、经过计算的预测就是你能为预算做的最好的工作。当格林斯潘谈到经济何时增长时，也是在自己团队研究和个人经验的基础上进行估计和确切地猜测。第一次预测可能不尽人意，但是，如果你能深思熟虑，认真谨慎地走好每一步，最后会惊奇地发现：只要了解各部门的工作，预测的总能很正确或贴切。
再来看我们所举例子中的有些项目，预测一下它将来的数字会是多少。检查租赁合同后，会意识到其中2台机器才租赁了2年，下年要为每台支付1200美元的租金；而第3台已租赁了5年，目前具有购买权，再付350美元就可拥有所有权。既然还能良好工作，就决定买下啦!现在你可以预测2003年的租赁费用了：2台机器每台1200美元，合计2400美元；再为设备费用项增加350美元，就能买下那第3台复印机了
技巧：自我评估要准确
专业经理人非常了解知道与不知道的差别，所以有必要了解哪些信息遗漏了，哪些还不清楚。最好能诚实地说：我们去年在供应品上花费3000美元，但少统计了600美元”，而不是竭力去掩盖事实。对待问题和所欠缺的知识，我们要学会诚实，学会在解决中学习更多，并努力下次做好。
预测设备费用还要考
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