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[以下内容摘自《经理人员的财务预算》,如需阅读全文,请购买正版图书] |
第一章 为什么预算和怎样预算
预算不仅仅是为迎合财务部门而做，它还可以帮助我们领导团队取得成功。在进行预算时难免会犯错，然而，在计划中犯错总比你后来在办公室或店铺里发现问题要强很多。事实证明，好的计划将大大减少项目成本。
在本章里，你将学会如何编制一个简单的费用预算。不用担心，书中不止一个预算，还有很多呢!而且本章的每一观点都将在全书中得到更详细更深入的阐述。本章的目标是为你的第一个预算创造一次简单的成功!好了，我们开始吧!
关键词：
计划 一种书面报告，描述为达到目标需要做的事情，通常包括要采取的步骤和时间进度表。
预算 一项计划，包括要花费的钱数和何时花费。除了费用预算，还涉及收入预算。
团队 为实现共同目标而在一起工作的或在你手下工作的人群。称呼你的组织为团队、部门或其他名称都无关紧要，重要的是你能够支持和领导这些人共同工作，完成组织要求的任务。
为什么进行预算？谁来阅读这些预算？
我们编制预算，并且努力制定出完美无缺的预算，自然是出于特定的原因。正是这些原因，吸引了不同的预算阅读者和使用者。查阅预算的目的不同，阅读预算的方式就会不同。了解阅读者的意图后，制定出的预算会给人留下深刻的印象。更重要的是，这个预算可以展示你的团队对整个组织的贡献，从而获取工作进展所需的资金。如果你知道预算的用途，就可以采取方便易用的方法去编制预算。好的预算帮你取得成功，证明你是个好经理，会领导你的团队干得更棒!
你和你的团队
对工作计划和预算来说，你和你的团队是第一个也是最重要的阅读者。它要有可信度和可操作性，能按照你的团队工作的方式正常运行，还得适合你当前的状况。
你的老板
老板是你的第二个阅读者。当然了，你希望他看到准确、清晰、完整的预算。若老板会仔细检查预算工作，你自然不想有任何差错出现，即使他不仔细检查，你也不想让有错误的预算传到更高层领导的手里。可老板有时会对可利用的全部资金预算进行检查。在许多公司和政府机构里，老板还会对一些特别的规定和限制条件进行适时监控。也有一些组织要求高层领导实行明细预算。
作为老板，还要去努力寻找资金来源，得到预算所需资金。在公司里，你可能为某个部门工作，费用却是由另一个部门支付；或是某些费用明明花在这个客户身上了，却要将此费用归在另一客户身上。但对于有限制的资金，例如，训练基金的预算或政府基金的预算，你只能专款专用，不可随意乱花；还要认真追踪款项用途，甚至必须去监控资金的使用，比如，提交能证明款项花费的发票。
关键词：
明细预算 预算里的每项花费是什么，花多少，都要进行详细地罗列。假设明细清单里有训练物资费1000美元，办公耗材500美元，那么，你就不能在训练物资上花费1100美元，在办公耗材上花费400美元。只有更高级别的领导才有权将此项费用转到另一项费用上。
总量预算 与明细预算相反。如果有一笔钱，已经对各项花费详细地计划好了，但是后来，又想在训练上多花费些，在办公耗材上少花费些，这时你可以任意改变!只要不在年终前超出预算总量，这笔钱就可以任你调遣。
专项资金 有特殊限制、要求或只能用于特殊用途的资金。
预算的其他3个阅读者是财务部门，会计部门、还很可能有人力资源部。
财务部门
负责获取公司预算所需的资金，并计划安排全部资金的用途。财务预算仅是公司全面预算的一部分。在公司的年度报告中，财务部门的计划和预算也只是整个预算前景的一部分。如果你的预算清晰又准确，那么财务部的工作就会轻松点，你自己也不用将来总是改正有偏差的预算!如果你手下的各个团队能按照预算运作良好，那你的成功就指日可待了，公司的利润也能提高!
会计部门
负责管理资金，追踪记录公司的所有业务交易。对预算里的每行条目，该部门都会设置会计科目进行核算，并将它们录入计算机系统中。对每次获得或要花费的款项，会计也都要记录下交易事实，从预算总量中减掉此笔钱，并如实反映实际花费的钱数。
人力资源部
如果预算中包括将要支付的员工的工资，那么它的读者还应包括人力资源部。由于工资和有关雇工费用的原因，人力资源部和会计部的联系会很紧密，因此，你有必要请他们对工资预算进行核实检查。
建立一个精确又可行性强的计划和预算，使得员工从财务那里可以顺利获取工作所需款项。然后让会计部门和人力资源部对交易进行追踪和记录，最后预算下的实际经济活动才能真正成功。看来，只有做好预算，才能最终给你带来成功，自然，随之而来的团队或部门的成功，将给整个团队、你以及老板都大添光彩。同样，这对公司利润的提高也大有帮助!
举例：令人意外的增加
胡安娜为本部门制定了一个全年的预算，其中包括目前员工的工资，全年工资共36000美元，即每月3000美元。这样看上去似乎挺好。可是一经人力资源部的检查就发现了问题：因为每个员工在工作满一年后，都要增长工资，其中一名员工去年8月开始工作，那么从今年8月起，该员工5％的工资增长使得今年后5个月每月多出150美元，这得从总预算中扣除。在人力资源部的帮助下，胡安娜调整8月到12月的工资总额为每月3150美元，全年工资预算为36750美元。
8步完成预算
现在，你已经知道了谁会阅读你的预算，那就开始准备你的第一个预算吧!学习此小节时，不要着急，慢慢来。我相信你已对预算的种种有了基本的了解，即使遇到了太复杂的问题难以理解，也不要着急，后面的11个章节会细细讲来!
选取编制预算的起点
编制预算有两个基本的起点：一个是回顾以前做过的，一个是计划将来做的。对于第一起点，可回顾过去一年或几年所做的，然后决定将来在哪些地方改进；对于第二起点，检查所列计划，知道将来具体要做什么，并询问：我需要买什么?这得花多少钱?”
举例：一次没有经验的开始
埃文是一家小公司新上任的营销经理。来公司以前，他总是用过去两年的实际费用数据为起点制定预算。但是他发现，这个公司两年前几乎没有开拓过市场，因为它有3个大客户，不需要寻找新的市场工作。现在事情发生了变化：其中两个大客户撤走了，公司需要开拓新的市场，所以埃文才被聘用。于是他找到公司老板，询问公司次年的市场目标是什么。经过调查，他最终制定了一个能满足市场目标的详尽的预算。然后，以新计划为起点，而不是以前些年的费用为起点。现在他制定的预算可以让他很实际地获得所需资金。
两种方法都挺好，你可以选用任意一种开始预算。但是，如果没有往年确切的信息，或是今年的情况将与往年不同，你最好以计划为起点，不要再依靠过去。但是要制定一个不错的预算，最好还是二者兼顾。
要精确的，不要估计的
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