一、采购和付款业务与企业内部控制

采购与付款业务是指企业支付货币，取得物品或劳务的过程，是企业生产经营管理中的一个主要环节。在市场经济大潮的冲击下，缺乏透明度的采购过程，产生了“以权谋私，暗箱操作，弄虚作假，收受回扣，跑冒滴漏”等问题，导致企业采购物品质次价高，资金使用效益低下。因此，企业应实施采购与付款业务内部控制，对请购、审批、签约、采购、验收、审核和付款等环节建立标准化的业务处理程序；健全以采购申请、经济合同、结算凭证、验收入库单据为载体的控制系统；加强请购、采购、验收、付款关键点的控制，实施采购决策环节的相互制约和监督机制。

二、采购与付款业务内部会计控制的基本制度

在采购业务环节中需要处理的主要业务有：确定生产和销售的需要；寻求能满足这些需要的供应商和最低价格；向供应商发出购货订单；检验收到的物品；确定是否接受物品；向供应商退回物品；储存或使用物品；核准付款；会计记录。

为了充分发挥采购与付款业务内部会计控制的作用，实现控制目标，应针对采购与付款业务的内容，设计以下采购与付款业务内部会计控制的基本制度。

1．不相容职务分离

在采购与付款业务中，需要适当职务分离的有：

（1）物品或劳务需要部门，不能同时担任采购职务。

（2）付款审批人和付款执行人不能同时办理 寻求供应商和索价业务。

（3）物品的采购人不能同时担任物品的验收工作。

（4）物品的采购、储存和使用人不能同时担任账务的记录工作。

（5）接受各种物品或劳务的部门或主管人，适当地同账簿记录人分离。

（6）审核付款人应同付款人职务分离。

（7）记录应付账款的人不能同时担任付款业务。

2．正确的授权审批

对于采购与付款循环，一般应予以关注的控制审批要点包括：

（1）企业的生产计划部门一般会根据顾客订单或者对销售预测和存货要求的分析来决定生产授权。

（2）企业对资本支出和租赁合同通常会特别授权，只容许特定人员提出请购。

（3）采购合同的签订需经有关授权人员审批。

（4）采购款项的支付应经有关授权人员审批。

3．订货报价控制

订货报价是采购业务中的核心，其中对供应商的选择又是保证所购物品成本和质量目标实现的重中之重，控制措施有：

（l）定期审查供应商的基本资料，如产品价格、质量、供货条件、信誉、售后服务以及供应商的设备状况、技术水平和财务状况等，为企业采购决策提供可靠信息。

（2）对所有潜在供应商应就其质量、技术、财务状况的可行性进行调查。调查内容包括：生产傅桂林：企业采购与付款业务内部会计控制探讨设备、工艺能力、质量记录、运输记录、劳动力情况、成本结构、财务状况、售后培训意向。

（3）对于一般和重要物品或劳务采购，应建立由采购、技术等部门参与的比质比价体系，综合考虑价格、质量、供货条件、信誉和售后服务等。

（4）对一些特殊或重大的采购项目应获取一些有竞争性的书面报价单。

（5）向供应商取得采购价、运费、运输工具折扣、折让、支付条款及税率等资料。

（6）就以上各因素确定目标价格并与相关供应商协商以达到最优价格。

（7）选取某一供应商时应提供相应证明文件，包括报价汇总表以及不选取竞争性报价供应商的理由。

（8）当协商的价格、质量、付款期订单范围发生变化时，对变化的订单应及时予以审批，授权执行。

4．充分的凭证和记录

为实现采购与付款业务内部会计控制目标，企业应建立以采购申请、经济合同、验收、入库单和结算凭证为载体的控制系统。在该系统中凭证要连续编号、记录，并且还要签字盖章，做到账证、账账、账表、账实相符，并且检查全部有编号签字的凭证与记录是否按标准化程序要求处理，这是保证完整性的重要控制措施，可以有效防止经济业务的遗漏和重复，并可根据完整性检查是否存在舞弊现象。

5．稽核和监督评价

这种方式是通过对采购与付款业务的事前分析与评价和事后稽核、检查和监督评价采购与付款业务的正确性、合理性起到把关、验收的作用。主要内容有：

（1）建立内部稽核制度，设置专职兼职稽核员，负责采购与付款业务的凭证、账簿、报表、合同、预算等的稽查，以及账证、账账、账表、账实之间的核对，保证正确相符。及时发现已经发生但尚未造成影响或损失的错误和舞弊，发挥内部控制的预警作用。

（2）建立内部监督评价制度，内审部门要事先对采购与付款业务的内部控制的合理性．、科学性和可行性进行分析评价，提出完善与改进建议：事后对内控的健全性及有效性进行检查、测试与评价，提出健全、完善的建议和措施。

三、采购与付款业务主要流程及其控制

采购与付款业务需要由供应、采购、收货、财会各部门共同协助完成。将采购业务中的预算、采购、验收、付款等部门工作的授权审批分离开来，预算员、采购员、验收员、保管员、记账员、出纳员在各自的授权范围内处理业务，各负其责，不得相互代替。对请购、审批、签约、采购、验收、审核、付款等环节建立标准化业务处理程序，健全以采购申请、经济合同、结算凭证、入库单据为载体的控制系统，增强请购、采购、验收、付款关键点的控制。

1．请购

提出物品和劳务的需要是采购环节的开始，企业可以根据不同的需要制定不同的请购制度。

对原材料、零配件、商品和其他物资等所需物品，所需部门可根据预算、即将签发的生产通知单或市场供应等合理情况正确填写请购单，由本部门授权人审批。对于不符合规定的采购申请，审批人应当要求采购人员调整内容或拒绝批准。请购单一式四份，注明请购部门，请购物品名称、规格、数量、要求到货日期及用途等内容。经审批的请购单送交采购部门。 对于重要物品或劳务的请购应当经过决策论证和特殊的审批程序。

对于临时需要的物品，很难列入预算，通常由使用者根据实际需要直接提出，不经仓储部门签批。但使用者在请购单上一般要解释清购目的和用途，请购单须经使用部门主管审批，并经财务部门资金预算授权人签字后，交采购部门办理采购。

对于紧急需求的特殊请购制定特殊审批程序。

2．采购

无论何种需要的请购，采购部门在收到经过审批的请购单后都必须作出以下三方面的决定：应订购多少；向谁发出订货单；什么时候发出订货单。

（1）订购数量的控制。首先，由采购人员审查每一份请购单是否在执行后又重复提出；请购数量、品种是否合理，是否在控制限额的范围内。其次，对大量采购的原材料、零配件、商品、物资等进行各种采购数量对成本影响的分析，分析的内容主要是将各种请购项目进行有效归类，然后利用经济批量法测算成本及采购的批次和数量。对请购数量不大或零星来购物品，采购批量的成本分析控制可对照资金预算来执行。

（2）向哪一家发出订货单。采购部门在确定了采购数量之后，签订购销合同之前，必须遵循企业订货报价控制制度，选择最有利于企业生产和成本最低的供应商。根据与相应供应商确定的最优价格，对采购所需资金作出估算，并在请购单上签署采购意见后，由采购部门授权人审批；将签批后的请购单送资金预算部门，由资金预算部门主管人员审核请购是否符合经营目标，且在资金预算范围内，审批后签注意见，送交存货管理部门。

（3）何时发出订货单。为了生产经营的正常进行，避免存货资产的闲置，存贷管理部门人员在接到请购单后，对存货应运用经济批量法和存货最低点法进行分析，决定什么时间请购最为合适，并在请购单上签注意见，由部门授权人审批。

在上述三方面的决定作出之后，将请购单一联退请购部门，以示答复；一联退仓库准备验货；一联退财务部门筹备资金；一税采购部门作为签订购销合同的依据。

采购部门根据签批后的请购单，应及时与确定的供应商签订符合国家法规的附有编号的购销合同，在合同中要列出所购物品的品名、规格、数量、单价、交货日期、交货方式、折扣条件、售后服务等内容，作为供销双方共同遵守的契约。对采购合同必须按照采购权限规定，由各级授权人进行审核，审核同意后，才能加盖合同专用章。在订货单向供应商发出之前，还必须由专人核查，订货单是否授权审批，以及是否有经批准的请购单作为支持凭证，确保订货单的有效性。采购合同一般一式四份，一份交供货商请求发货，一份由采购部门专人保管，负责合同的执行，一份交会计部门以监督合同的执行，一份交仓库保管部门作为验收物品时与发票核对。

对某些采购数量不大，不经常采购的物品，也可以不签订合同而直接购买，以简化手续，加快进货速度。

3．验收

为了达到控制目的，验收入库的职能必须由独立于请购、采购和会计部门的人员来承担。对收货的控制是有双重作用，既控制购买环节的经营活动，也要控制存货的管理工作。收贷部门的控制主要在收货的数量与质量方面，它应根据购销合同的数量和质量的要求，独立地检验收到的物品。收货部门的收货人员在货运单上签字之前，应通过计数、过磅或测量等方法来证明货运单上所列的数量。收货部门还应在可能的范围内对物品的质量进行检验，对有技术要求的物品应将部分样品送交专家和实验室对其质量进行检验，出具验收单或检验报告单或作为入库单的一项内容。发现问题应及时报告并按批准意见处理。对于已经检验的物品由保管人员将发票、购销合同、请购单进行认真核对，同时点收实物的数量和质量，核对无误后填写按顺序编号的入库单。入库单一式三联，注明供应商名称、收货日期、物品名称、数量、质量以及运货人名称等内容。保管员在入库单签字后，一联留存，登记仓库台账；一联随有关凭证送交会计部门，办理结算；一联退回采购部门与购销合同、请购单核对，核对后归纳备案。

4．审核

对购货业务的各种凭证进行严格的审查，是保证业务的合法、合理性、内部控制制度的严密性的重要手段。会计部门在正式记录采购业务、支付货款之前，应对各有关部门送来的各种原始凭证，包括发票、运费收据、代扣代收税款、入库单以及购销合同、请购单等进行认真的审查、核对。不仅审查每一凭证的购货数量、金额计算的正确性，还要检查各种凭证之间是否内容一致、时间统一、责任明确、手续清楚等，如果发现问题，应及时查明原因，分清责任，合理解决。

5．付款

付款这一环节表示采购业务的结束。一般由会计部门根据审核后的发票、运费单、代扣代收税款凭据、质检部门出具的验收单、仓库开具的入库单以及其他有关凭证与合同规定的付款条件和发货情况进行核对，核对无误后经企业授权人审批后向供应商办理结算，并作相应的采购与付款的账务处理。

对于现金支付的交易，为了进一步强化内部控制，还应当提倡根据付款凭证而不是原始凭证支付现金的方式。即会计部门在接到发票等原始凭证后，先由部门授权人审核批准，再由会计人员据其编制付款凭证，注明会计科目，款项用途及金额等，交给出纳员由其根据付款凭证列出的金额支付现金，并登记现金日记账，然后将付款凭证退交会计部门，以便登记总账和明细账。这样，出纳人员应付出多少现金，会计部门已经记录在案，更有利于形成控制关系。

对于企业采用赊账方式购买物品时，必然形成债务，由此而引发债务结算业务也必须对此加强控制。具体要求是：

（1）应付账款的入账必须在取得审核、企业授权人审批后的发货票以及验收入库单、请购单、借款通知等凭证后方可入账。对于享有现金折扣的交易，要用供应商发票金额扣去折扣金额的净额来入账；对于部分退货，注意从原发票中扣除后入账；对于有预付货款的交易，在收到供应商发票后应将预付金额冲抵部分金额来入账。

（2）尽可能设置专人专职登记应付账款明细账，充分发挥账簿控制的作用。

（3）由稽核人员定期与供货商（债权人）核对账目，如果对账中发现问题，应及时查明原因，分清责任，按有关规定予以处理，确保双方的账目相符；

（4）按双方事先约定的条件，及时清理债务，支付欠款后，应取得债权人的收款证明，并以此关依据编制记账凭证，登记账薄。

（5）强化总分类账对应付账款明细账的控制，

保证账账相符。如果不符，应查明原因及时处理。

傅桂林