沟通——内部审计成功的秘诀

作者:舒蓉雯来源:《中国内部审计》推荐讲师:杨俊发表于:2010-09-08

内审人员如何与董事会和管理层沟通?如何和被审计单位沟通?如何才能让审计工作有效地开展?如何才能让审计报告得到落实?沟通,似乎看不见摸不着,但它又贯穿内审工作的始终,是内审人员必须具备的一项重要能力。现代内审之父索耶在他的《索耶内部审计》(2005年版)第28章《与人相处》中对此也做了详细的阐述。本文在此方面提出了很多有益的建议,希望对广大内审人员有所帮助。

  沟通是人们分享信息、思想和情感,以取得彼此了解、信任的一种活动,是人们达到目标、满足需求的重要手段。内部审计作为一种旨在增加组织价值和改善组织营运的独立、客观的确认和咨询活动,其工作与组织的董事会(或其他决策机构,下同)、管理层、被审计单位(以下简称“客户”)、相关职能部门及组织外部相关机构等均有密切联系,良好的沟通是改善治理、建立“客户”关系基础、协调审计工作并完成目标的前提。因此,沟通对于内部审计尤其重要。

  一、 沟通有助于改善组织治理

  内审机构与董事会和高级管理层之间公开和详细的沟通能使组织高层领导增加对内部审计工作的了解和信任,并重视内部审计提供的信息和建议,使内部审计在改善组织治理中发挥更大的作用。

  首先,内审机构必须就组织的内部审计制度与董事会和高级管理层加强沟通,共同对内部审计活动的目的、权力和职责进行讨论和界定,并经董事会批准后,以书面形式制订或修订。使组织高层领导增加对内部审计工作的了解,并为评价内部审计工作质量、消除各方分歧提供依据。同时有助于保证内部审计活动的独立性,降低审计风险。

  其次,内审机构应及时与董事会和高级管理层沟通审计计划,如定期将计划报高级管理层审批,并报董事会备案,报告中应包括充分的信息,以便组织高层领导确定该计划是否有助于实现组织的目标,是否有助于改善组织治理;审计计划在中期发生重要变化、内部审计资源不足或审计范围受到限制时,亦应及时与董事会和高级管理层进行沟通,争取组织高层领导的支持和帮助。

  同时,内审机构负责人应在沟通中充分了解组织高层关注的问题及其期望,并在制定和修改审计计划时予以考虑,使内部审计提供的信息和建议更有针对性,更有助于改善组织治理。

  再次,内审机构应及时向董事会和高级管理层报告重大审计事项。除每年至少一次的定期审计工作报告外,当组织发生违法、舞弊、差错、浪费、无效、利益冲突、内部控制缺陷等对组织产生不利影响的重大审计事项时,内审机构负责人应及时与高级管理层进行沟通并向董事会报告相关事项的处理措施和决定。

  内审机构还应对组织的风险管理过程进行评估,与高级管理层讨论风险管理实务中的薄弱环节,提出改进意见,并向董事会报告,为改善组织治理提供帮助。

  二、沟通是建立良好“客户”关系的基础

  内部审计的目的是增加组织价值和改善组织营运,因此,必须与“客户”建立融洽的关系,而有效的沟通正是建立良好“客户”关系的基础。内部审计人员可以通过以下措施加强沟通:

  1、做好沟通前的准备工作。在与“客户”正式沟通前需要对其业务环境,营运状况等进行调查了解,同时,还应侧面了解主要沟通对象的人格特征和行为模式,预测沟通中可能出现的问题和沟通对象可能的反应,准备好应对方案。

  2、选择适当的沟通方式和场所。根据不同的沟通目的和沟通对象的特点选择不同的沟通方式和场所,有利于沟通的顺利进行,甚至能取得出其不意的效果。如以了解业务过程为目的的沟通,可选择在“客户”的工作场所进行口头沟通,或以调查表等方式进行书面沟通;侧面了解“客户”情况时,可在非正式场合以闲聊等方式进行沟通和收集信息;而就最终审计结果征求“客户”意见时,可通过《审计报告征求意见书》等书面方式进行沟通,也可召开相关会议进行口头沟通并要求“客户”出具书面反馈意见。

   3、认真倾听“客户”的意见。认真倾听可以创造出信任和尊重的气氛,使对方打消顾虑,畅所欲言,使内审人员可以了解到各方面的信息。当然,重视倾听并不是完全放弃沟通的主动权,内审人员应在倾听的同时,通过鼓励、提问、引导等方法,控制沟通的主题,提高沟通的效率。

  4、进行有关内部审计工作价值的宣传。许多“客户”并不清楚内部审计的目的和工作价值,他们可能认为内部审计只会鸡蛋里挑骨头,给自己添麻烦。内审人员应耐心宣传内部审计为组织增加价值和提高效率的目的,并在工作中体现服务意识,使“客户”逐渐认同内部审计的工作价值,密切配合共同为实现组织目标而努力工作。

  5、为“客户”提供参与内部审计的机会。审计实施前,通过项目会议等方式使“客户”详细了解本次审计的目的、范围和具体安排,并根据“客户”的需求和实际情况进行适当调整;在审计实施过程中,可在不增加审计风险的情况下,让经营单位的员工协助完成项目的某些方面。“客户”部分参与了内部审计工作,有利于增加其对审计结果的认同度。

  6、及时反馈审计过程中发现的问题。对审计过程中发现的问题,应及时与“客户”进行交流,听取对方的解释(舞弊审计除外)。对于因误会产生的问题,可以及时消除,提高效率;对于确实存在的问题,可以要求对方在审计结束前及时改正,减少审计报告的负面评价,也有利于双方对审计报告达成一致意见。

  7、妥善处理人际冲突。内部审计的特殊性使其与“客户”沟通时更容易发生冲突,根据冲突的性质,可将其分为破坏性冲突和建设性冲突。内部审计人员,特别是内审机构负责人要对审计中可能发生的冲突性质进行全面细致的分析,了解冲突发生的根源,尽量缓和与避免破坏性冲突的发生,同时要积极引导和发展建设性冲突,以使组织始终保持和谐、活泼的状态。

  三、沟通有利于内审机构与相关职能部门的协调

  内部审计工作离不开组织内部财务、人事、总务、供销、生产等其他相关职能部门的支持和配合,有效的沟通有利于部门间的协调,有利于提高内部审计工作效率和审计成果的利用效果。

  首先,组织应通过制度建立内部审计和其他相关职能部门的沟通渠道,如规定组织内研究财经工作等重要事项的会议应邀请内部审计人员参加、内审机构可召集相关职能部门参加与审计有关的会议、相关职能部门起草的重要文书应通报内审机构等等,使内审机构和相关职能部门养成沟通的习惯。

  其次,内部审计人员应主动与相关职能部门加强沟通,如在审计准备阶段向相关职能部门了解“客户”的大致状况,审计中发现问题时与相关职能部门探讨解决方法,提出审计建议前征求相关职能部门的意见,落实审计意见时寻求相关职能部门的协助等等。

  此外,内部审计人员还应在非审计的环境中与其他职能部门的同事加强交流和沟通,包括一起参加工会组织的座谈会、竞赛、旅游等各项活动,内审机构主动发起举办一些趣味活动等等,与同事们建立起互相熟悉、互相理解和互相信任的关系,在以后的审计工作中更能得到他们的支持和配合。

  四、沟通有助于获得组织外相关机构的支持

  随着内部审计的不断发展和强化,其与组织外部机构的联系也越来越密切,内部审计的顺利高效开展需要银行、供应商、客户、外部审计机构、其他相关中介机构、内部审计协会等的认同、支持和协助,与这些外部机构进行有效沟通是得到他们支持的重要途径。

  其中要特别强调的是内外部审计的有效沟通。内审机构负责人可就审计独立性、内部控制、违法违规行为、重大审计调整及开展审计工作中遇到的困难等事项与外部审计师进行交流沟通,并对外部审计师的工作情况进行评价,若认为外部审计工作值得信赖,则可在对审计技巧、方法及术语达成共识的情况下,相互接触审计方案和工作底稿,交换审计报告和管理建议书,分享审计成果,最大限度地减少重复工作。

  五、沟通使内部审计人员彼此间可进行持续地互动

  首先,内审机构负责人向下属下达任务、接受信息和作出反馈时要重视沟通。有效的沟通能保证信息的快捷传递和充分交流,使内部审计人员能充分了解审计任务的目的、范围和方法,内审机构负责人能及时掌握审计进度、指导审计工作。

  其次,内部审计人员之间也要加强沟通,发扬团队合作精神。内部审计人员在工作中应相互协作和包容,实现资源共享,加强衔接和配合,减少重复劳动,提高工作效率。

  内审机构负责人还应定期对内部审计人员的人际关系和沟通能力进行评价,并根据评价结果,采取谈话、培训、奖惩等措施提高内部审计人员对沟通的重视及进行有效沟通的能力。

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