审计Excel技巧篇之“各式填充”

作者:待查来源:网络推荐讲师:安越发表于:2017-10-23

 

案例一:序时账整理中的批量填充


做审计的同事肯定经常会碰到如下的序时账:

这种序时账并不好进行筛选,要把日期和凭证字号进行填充满才方便,审计的小朋友一般会去问自己的Sic,现在我就把一些相关的技巧分享给大家,以应对审计或财务工作中的一些问题。
首先,选中要填充的区域,Ctrl+G,点击“定位条件”(Alt+S)调出“定位条件”对话框,勾选“空值”:

然后,输入公式“=B2”:

最后,Ctrl+Enter结束。这个方法在常用在工资条的制作中。
当然有时候用这个方法会失灵,有时候整理序时账可能需要用到公式,可能会生成一些含空字符串(="")的单元格时:

我对空单元格中批量填充了“=""”后,再进行定位,就会出现上图中的“未找到单元格”,含有空文本的单元格并不是真正意义上的空单元格。
解决办法:使用两次替换(Ctrl+H)的功能,第一次将空单元格替换为一个奇葩的字符,第二字再把奇葩的字符替换为空单元格:

再进行定位重复上述的操作步骤即可。


案例二:筛选状态下批量填充


我们知道填充的方法有很几种,比如当下拉柄成黑“+”字时双击,或者用快捷键Ctrl+D(向下填充),或者用手动拖动下拉,最后就是批量的填充—Ctrl+Enter,但在有些时候他们是不能相互替代的。比如:
很多时候我们需要对某一列的的费用或收入进行分类,这样我们就会经常需要在筛选的状态下进行标注或批量填充,有时候我们需要对不同的筛选行填充不同的公式,参见如下案例:

在筛选的状态下,填充公式,采用黑“”字双击的办法没法达到目的:

双击之后,只能填充到C14单元格,因为C15单元格虽然被隐藏了,但是C15中却有内容,双击后遇到第一个非空单元格后,填充就结束了。这时候就需要使用Ctrl+D或者Ctrl+Enter了,当然还有用鼠标下拉,鼠标下拉在行数较少时当然是首选,但是当列很长时,鼠标怕拖出桌子还没到头,哈哈。
我们就讲讲Ctrl+D或者Ctrl+Enter这两种方法,它们都有它不便利的地方,前者需要输入公式或字符后再选中需要填充的区域,后者需要选中区域后再输入公式或字符。所以比较麻烦的是如何快速选中区域:

首先,返回需要填充的区域的最后一行:

你可以选择一列不含空单元的列,比如上图中B列,选中B1,然后“Ctrl+向下箭头→”或者选中B1,光标移动到B1单元格的下边框,呈现带箭头的“+”字后双击。

然后移动到C列,“Ctrl+Shift+向上箭头→”:

接着,“Shift+向下箭头→”踢掉标题行,所需要的区域就选中了。

最后:看你的需要是用Ctrl+D,还是Ctrl+Enter。

↵ 返回文章列表