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【越享会11.17财务说笔记】财务人的时间可以这样管理

作者:安越-越享会发表于:2015年12月22日

 

每天的86400秒,你能用的更好

2015/11/17

分享嘉宾:大树老师(宋晓楠)

分享满意度评分:4.39(满分5)

 

提醒:索要录音点击“阅读原文

 

感谢群友@小小太阳花、虞 提供笔记

跟着TA们一起回顾当晚精彩吧!

 

 

时间管理的问题已经从工作延伸到生活,成为当代人生存的一个重要命题,而很多财务岗位由于工作本身的琐碎,更是让财务人在时间效率上苦苦挣扎。我们需要的不仅是一个工具,更需要实施上的指导,需要常见问题的应对,让时间管理策略得到执行而不是再一次半途而废。

 

【金句摘录】

 

  • 每天不要给自己太大压力的计划,不用把每个时刻都安排的很满,每天有2个小时的高效率工作足以应付工作。

 

  • 没有计划的人就是没有原则的人,是跟容易被打扰的人,被别人支配的人。

     

  • 做好计划就是为了应付不被打扰和应付随时可能发生的变化。

     

  • 想不经常被领导打扰,则应该多向领导汇报自己的工作情况,多和领导沟通工作遇到的问题和工作进展,让领导知道自己很忙,这样才不容易被领导打扰。

     

  • 只有和自己匹配的压力才能让我们工作效率最高。最重要的是让自己感觉到自己在进步,自己幸福,才有前进的动力。管理好时间把我们原本在工作中浪费掉的时间用于享受其他的快乐。

 

 

 

简介
 

 

1、时间管理的目标,就是让自己更幸福。

2、时间管理最有效的工具,就是做减法。

3、时间管理没有最好,只有匹配。

 

基本时间管理论
 

 

1、四级时间管理

 

分享背景:目前时间管理进化至第五代,并且有很多分支。但仍未跳出第四代时间管理的框架。

 

四级管理没有高低之分,需融合运用【比如你去机场时需带身份证。结果你忘记在备忘录上记录,把此事给忘了,结果因小失大,影响了竞标项目的进展】。

 

 

日历:任何计划,都是在时间范围内执行。因此日历是一个非常重要的工具。日历记录着事件的轻重缓急,时间节点。

 

2、信息管理能力

 

 

1、建议屏蔽不必要的信息,养成按计划执行的习惯。

2、工作期间,远离手机。提高专注度。(不需要手机联系的岗位)

每天从所有信息中,只挑出有价值的1%的信息,用笔记本手工记录下来。

 

建立时间管理系统
 

 

1、年、月、周、日计划有机结合

 

 

PS1:年度计划(示例)

 

PS2:周/日计划(示例)

 

 

2、计划制定注意事项

 

1)对于重复性的个人事项或一些杂事,再辅以“滴答清单”;

 

2)项目型的工作,如何有效地跟踪整个进程:

计划表格,原则是自上向下,层层拆分,分表化,碎片化管理。而项目型的工作更具有延续性,持久性,可以在原来计划管理系统的基础上,单独建一个项目管理表,进行补充,跟进。

 

Q & A
 

 

1、常见问题归类:

 

序号

存在问题

关键词

提问内容

1

如何有效

制定计划

计划松

紧度

时间计划要做的松些好,还是紧凑些?松了的话,感觉时间没有利用好;紧凑呢又觉得太逼迫了

时间管

理工具

之前看了一些时间管理的书,像番茄工作法之类的 但是具体实施效果都不好 有没有更好的时间管理的方法

2

执行过

程管理

微信

每天微信不停刷,60%的电量和流量都给了微信,怎么破?

花很多时间在微信上,工作家庭生活学习难以平衡。

执行力

计划赶

不上变化

给自己制定好的时间计划往往容易被打乱了,也就是说计划赶不上变化,这样一来执行力就弱很多,长期下来就产生惰性,怎么克服? (听过腾讯课堂的课程,讲师:知知;吴刚;Claire陈勤)

制定了计划,却又无法集中精力去做,娱乐和学业,总会选择娱乐。

作为职业女性要工作、要学习、还要顾孩子的学习和素质教育、还有少量的家务(还好不做饭)、当然还有自己的一些兴趣爱好,比如看电影啊等等给自己制定好的时间计划往往容易被打乱了,也就是说计划赶不上变化,这样一来执行力就弱很多,长期下来就产生惰性,怎么克服?

计划赶不上变化,定好的目标,到时间不能完成。

专注力

提高效率

我每周一上午的效率特别的低,经常靠带耳机听东东来让精神集中起来,另白天老效率差,不断被打搅,觉得效率最高的时间是晚上在家的加班时间,做事也老要拖到截止期前一天做完,原以为是严重的拖延症,参加了拖延症的课,做了题,发现只是N轻微的拖延症。问有什么办法,让快速集中精神干活,提高工作效率?

精力与压力

时间就像海绵里的水,只要愿挤,总还是有的。然而跟不上的是“精力”。肿么破?而且我越是时间不自由,才越有想干大事的冲劲,如果一天24小时全归我自由支配,反而不会充满斗志了。这么“作”的病能治吗?

跨部合作

计划受阻

经常遇到他人的拖延导致自己的工作无法完成的情况。而且,我会针对这项工作由对方来确定完成时间的,结果到了他自己认可的时间,仍然无法完成,在这过程中我还会经常的提醒。但是总是改变不了这个结局。

3

计划效

果评估

时间管理

效果评估

时间管理的效果怎么评估?我觉得这个比较难。比如说,我怎么知道我现在所做的安排是最优的?毕竟每个人情况不一样。有所谓的评估关键指标吗?

 

2、大树老师精粹解答

 

【制作计划前】

 

1)改变几点误区意识:

  • 潜意识:时间管理计划做的美如花,执行能力强如神;解答:首先要明确,我们大多数人是普通人。不是神。神之所以成为神,源于天赋、重大挫折磨砺后成长等,也是逐步成长起来的。不可能一步登天。

  • 潜意识:找一款时间管理软件,立马成为时间管理高手。解答:时间管理软件,建立在执行力超强的基础上。操作相对复杂。从接触、学习、使用,都需要一个过程。在企业内部推广成本较高,精致到每个点,对参于操作人员的要求非常高。时间管理是一辈子的功课。执行层、中层管理、高层管理,都有不同的时间管理规则。

  • 潜意识:把所有计划放进一个表格管理。解答:建议运用颗粒理论。便于跟进管理,不会混乱。

  • 时间管理没有标准答案,都是供自己参考。需要每个人结合自己的实际情况进行合理运用。

 

2)排计划时也要注意外部环境的影响:比如大树老师做微分享时需稳定的网络,情绪稳定。

 

3)自我时间管控能力:针对微信族,手机族等。一是可以参考一个叫24PI的软件。它会帮助你分析手机软件的使用情况。二是分析自己的工作现况,比如佳雯是微信群主管理者,那花60%的时间在微信上是正常状态。三是分析微信对个人价值的贡献,如没有太大意议,应加强自控力训练。


【制作计划】

 

1)四级时间管理工具等综合运用。

2)关于番茄工作法:是致力于提高专注力的时间管理办法。建议多实践。大树老师师当时加入了上海时间管理实践小组。

3)计划松紧问题:根据工作需要,个人身体,情绪等综合因素,进行合理安排。时间管理不是静态的,是需要根据自己的工作环境,外部环境,自己的生活,身体,情绪状况,及时进行调整的。不要做完美主义者,松紧适度。利用好自己向上的状态,也要接纳自己低谷的状态。

4)三情匹配+碎片管理的运用:

 

【计划执行时】

 

1)精力不济:分析一下不济的原因。假如是周一事情扎堆,无从下手,则建议周末提前把周一要处理的事情列出来,再进行工作分解,转化。举个例子,有一个500强企业的人力资源经理,每天上班提前1小时到公司,提前过滤当天计划。

坚持问自己:下一步行动是什么?---动词+关键人 (解释:把重要的事情逐个清晰化)

 

2) 精力与压力的关系:最适合的压力,才能调动最充沛的精力。适度即可。自我反复调整,测试,找到这个平衡点。

 

3)计划不如变化快、效率低:

  • 观念转变:计划不是僵化。计划的作用就是应付打扰,应付变化。应将变化视同计划的一部分,及时进行融合,调整,或者直接砍掉。有计划的人,能从容面对打扰。没有计划的人,补打扰牵着跑。

  • 2小时高效时间:根据行业总结,一个普通成功人士,不需要8小时高效,只需要2小时高效处理。如果感觉自己效率低,可以分析一下,自己有没有每天坚持2小时的高效工作段?举个例子,高管经常处在被打扰的状态,他可在排计划时,将重要事件,集中专注的用2小时处理。余下时间专门处理变化。

  • 不做无计划无原则性的老好人:按自己的计划走,不补外界的打扰牵着跑。

 

4)外部执行力不强影响计划执行:

  • 将外部执行力不强的因素,考虑到计划中。

  • 及进跟进提醒:在国内进行工作分解时,大多数是基于不信任原则,分解下去的任务必须要及时跟进。等到点再问,就晚了。运用多种提醒方式。

  • 根原因分析并解决:指令明确否?对方能力够否?对方是否有拖延症等,对症下药,及时解决。

  • 同时要注意沟通技巧和领导力。

 

5)关于领导打扰:一定要学会向上管理。一个优秀的人,一定知道如何和上司相处。如果面对经常临时下指令,突发事件多的领导,建议每个月主动和上司汇报月度,周工作计划。

 

6)计划执行力不强:扪心自问是做还是玩?做对自己的意义大?还是玩的意义大?可先训练自己每天2小时高效工作时间。同时可以用蕃茄工作法。工作时就专注工作,玩时就尽情的玩。二不误。不要工作没做好,玩也没玩好。

 

7)工作家庭无法平衡:建议工具——平衡轮;大树老师自己的平衡轮是做了6个板块。

 

【计划效果】

 

1)从工具使用情况评估:可以参考四级管理工具进行分析,每一级管理工具是否在正常使用。

2)从个人感觉评估:是一个自我认可的评估。自己评估目标完成情况。一般完成70%就很OK。原则上讲,只要觉得自己在进步就很幸福。

 

【计划执行】

 

1)执行力强的人,可坚持用EXCEL排计划及执行跟进。执行能力较弱的人,最好养成手工笔记的习惯,通过手工整理日、周、月工作计划,加深印象,能明显看到计划执行情况和效果,及时改进。

 

2) 整理分析工作计划执行情况,分析自己的生活轨迹,制定有针对性的个人计划。控制自己的工作,生活节奏,不要做事件的奴隶。

 

3)两个好思路分享:

 

 

 
 
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辉瑞医药 财务总监

老师讲课贴近日常工作内容,讲授方式深入浅出,气氛活跃,使我对财务工作有了更深入和全面的认识。相信对日后的工作会有帮助,非常感谢老师三天的教导!

盛先生
江苏路劲物业 总经理

早十年获得该专项知识的学习,或许我们公司会存活的更好。能帮助在日后的工作中及时掌握公司财务状况,为阶段性工作重点方向提供帮助。非常感谢老师的精彩授课!

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