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【财务直播间】“Excel进阶秘籍:名称的妙用”成功举办

作者:安越咨询发表于:2014年09月01日

 

  本期《管理会计专题【工具篇】——Excel进阶秘籍:名称的妙用》于8月26日晚顺利举办。(点击观看当晚视频回放)此次直播间邀请到安越咨询资深讲师冯美旺先生,围绕财务人员日常工作中接触最多的工具之一——Excel进行讲解。冯老师从事财务管理领域多年,曾就职于法国圣戈班、美标洁具、施耐德电气等世界500强公司,历任财务主管、财务经理、财务总监等职,具有扎实的财务功底和深厚的经验积淀。

 

  在本期直播前,冯老师精心设计了一些具有代表性的案例,并为广大学员准备了同步的学习资料,通过现场演示带领大家从了解名称的定义方法开始,到如何创建常量名称、如何创建指向固定数据区域的名称、如何创建指向动态区域的名称,以及他们在实际工作中的具体应用。

 

   

错过直播?点击图片,马上观看当晚直播回放!

 

 

以下精彩问答节选自当晚的直播互动环节,更多内容敬请关注相关专题页面!

 

Q1:为什么我按老师的操作来输入G15空格应改为H14,是反映错误值呢?

A1:首先你要确保你G15这个单元格你是不是选择了一个恰当的月份,这是第一个。第二个你是不是事先定义了这个月份所代表的区域。同样H14也是一样,你要事先定义了这个名称才可以用,也就是说G15这个单元格里面有一个值,H14这个单元格里面也有一个值,这两个值所对应的名称是不是事先定义了。我们可以再切换这个界面,大家可以看到,我在我这里G14我可以选择1、2、3、4,不管我选择哪一个月份,实际上我前面已经定义过了,我是D3到E3,名称叫1月份。B4到E4这个名称叫2月份,所以一直到4月份,我事先都定义了这四个名称,这是一个。第二个销售额,冰箱这个名称我也事先定义过了,这一列我定义的是1月份到4月份,这一列定义的叫冰箱或者空调、彩电,如果你没有定义,当然会出现这个问题。我们给大家检查一下,比如说我空调应该没有定义,假如说这边选择一个空调,大家可以看到这个结果,就是刚才有朋友提的问题,会出现一个出错,因为到我这边可以看到空调这个名称定义没有事先定义,我们通过CtrL3,我们看到这个定义没有事先定义,我们定义了彩电和冰箱,也只定义了1月份到4月份,同样如果我选择5月份或者6月份,它也是会出现这个错误。

 

Q2:别人的文件中定义使用了很多名称,但是每次要到名称管理器当中一个个察看的名称定义很麻烦,有没有办法可以快速的生成一个名称和具体的定义对照表?

A2:当然有。实际上刚才我在演示过程当中也操作过,只不过大家可能没注意到。我这边给大家再演示一遍,比如说大家看我按CtrL3,这样你可以看到,我按CtrL3,大家都可以看到在这个名称管理器当中,我们可以看到有很多名称,所以如果我要一个一个去看这个名称的定义,就会比较麻烦,所以我们可以快速的创建一个对照表。怎么操作?我们找一些空白的单元格区域,然后我们直接按F3,注意CtrLF3是定义名称,我们进入名称的管理器,这个对话框,但是F3就不是了,我们找一个空白的区域,我按一个F3,出现一个对话框,EFC列表,我们点这个对话框的左下角有一个按纽,叫EFC列表,点进去,我们就会看到它会自动的创建一个名称对照表,这个用F3,CtrLF3是定义名称,是进入名称管理器,而F3是创建一个名称对照表。

 

Q3:老师能再解释一下SLS这个函数吗?谢谢!

A3:SLS这个函数,你看我这边是图表自动会产生一个函数,也就是当我们对一个数据区域做了一个图表之后,你只要点中这个图表的数据系列,SLS是序列的意思,在我们这边的图表的数据系列是这根柱子,你点一系列的柱子当中的任何一个柱子,它在编辑栏在上面的公式栏当中就会自动显示一个SLS这个函数,SLS这个函数实际上总共有四个参数,四个参数也就是来表示这根柱子的一些特征。第一个是叫图例名称,我们这边是一个对话框,大家在这个图表当中看到这个图例的名称,因为我们只有一个数据系列,所以说我们不需要。第二个参数代表分类标志,简单的就是(英文)下面的这些名称,VEK11,VEK12,VEK13,这个叫做分类的标志,也就是说这些分类的标志来源于哪里,我们刚才可以看到如果在修改之前,它就会显示是A11到A16。那么我现在把它改成VEK,VEK也是自动取的是最后六行的数据。另外一个是值,这个值就是Y轴值,代表的数字。最后一个参数代表它的顺序号,当然我们这只有一数据系列,每一个分类下面只有一根柱子,所以永远都是1,如果有两根柱子或者三根柱子,柱子和柱子之间从左边到右边它有一个顺序,就会出现1到3,在我们这边只有一根柱子,所以就是这种情况。

 

Q4:如果在数据源中增加列,动态名称是否也适用于数据透视表?

A4:当然适用。我们刚才讲的数据行数有增加,或者列数有增加,它都可以自动判断,同样再给大家回到刚才这个地方。我们看到数据透视表这里面,最后两个参数代表的指这个区域有几行有几列,我都是通过一个函数来自动判断,那么第一个是判断B这一列有多少个非控单元格。有十个就知道这个数据有十行,20个我知道这个数据具有20行,所以你不管是增加行或者减少行,这个区域会自动变化,同样如果你增加列,你把F列后面列再增加列,它是通过判断第二行,当然是跟你判断任何一行都是一样的,你判断第二行有多少个非控单元格,我们就知道这个数据区域当中有多少列,所以我们通过判断这一列和第二非控单元格的个数来计算这组数据区域到底有几行有几列。所以这个函数后面两个参数来实现的,当然我们这里有一个前提条件,数据库要规范,你不能在这个数据库外面多出一些其他的数据,比如说在B这一列后面来一个求和,或者你在第二行的H列再输入一些别的数字,当然会导致你这个行数计算大小的时候会出错,所以我们一定要确保这个数据区域的外面不再有任何单元格输入的任何值,也就是你的数据库一定要非常规范,可以确保计算不会出错。

 

Q5:不使用名称,有没有别的方法,也能够实现数据透视表自动识别数据区域的大小和更新数据?

A5:当然可以,我们也可以简单的给大家演示一下。我们打开刚才我们讲这个文件,这个文件,假如说我不用数据透视表,我不用这个定义名称的方法,当然也可以来实现,当然先把这个改回来,把这个改回来,我把这个数据区域改回到B2 - B19,我们就不用这个定义名称的方法,点确定,这个时候我们刚才已经演示过的,在下面增加一行,这个更新是没办法进去的。不过我们可以用另外一种方法,假如说你觉得定义名称比较麻烦,可以用另外一种方法,怎么办,第一步你的鼠标点到这个数据库的区域当中任何一个单元格,然后点插入,点击表TOB,也就是说把我们刚才做数据透视表的这个数据源B2到B20这个数据区域变成一张表,它对一个表是有特殊的含义,这个表是有特殊的含义,而不是我们讲的工作表,它是专门的一个表。改完之后,点进去之后,它会有一个对话框出来创建表,当然这个区域就是B2到B19,然后B19,它默认包含标题,也就是这个数据区域的第一行,这个标题直接点确定就好。我们可以看这些数据的颜色会有变化,当然这个不是最重要的,实际上这个地方数据区域已经变成一张表,这个表是有特殊含义的十张表。同样的如果我们在下面增加一行,再操作一遍,当然我这边是通过复制的方法,复一行,到第20行,点确定,我把这个值改的大一点,增加一百万。右边这个数据透视表没有马上更新,我点右健,刷新。你就可以看到这个数据透视表也会自动更新,这个也是一种方法,也就是说这个是可以通过表的方法来实现数据透视表的自动的判断区域的大小,当然两种不同的方法适用的场合可能会有点区别。另外我们说通过表的方法,对应的前提条件这个表是由人工来维护的,我们每次要修改也好,插入也好,最好不是人工维护的,当然如果你的数据是从别的地方导入过来的,是通过系统导进来的,那么你每次把它变成表,然后再做成数据透视表可能会比较麻烦,如果你通过定义动态区域,这种动态区域取个名字,不管里的数据区域的维护是通过手工维护,手工添加或者删除,或者整个这样的数据区域,换成另外一个文件,替换成别的数据源都是没有问题,通过定义名称,它的好处就是根据数据区域,数据行数列数,数据的更新,不一定通过手工修改,通过导入别的系统,从别的系统导入到这边,也是可以实现数据透视表的自动更新。

 

Q6:老师好我在测试您教的动态图表的方式时,为什么数据列,B列在A列下一行,是不是公式有问题,能把公式再列出来对比一下吗?

A6: 大家可以看我这边的SLS和VEK这两个名称跟你的名称是不是一样,大家看我这个界面,我们现在看到两个,一个是A为参照,一个B为参照。当然一个是取A列,一个取B列。都减六。然后列都是零,然后都是取的六行列,所以这两个公式几乎是一模一样的,只不过一个是A1作为参照,一个是B1作为参照。一个是对A列进行计数,一个是对B列进行计数。如果你这个两个名称定义是一样的,那么如果你还出错,很有可能是你数据源当中A列、B列不是更新的,或者你在下面输了其他的一些数据,比如说你在这边输入一个数字,可能会出现你说的这种情况,所以你用数据来进行计算,那么你的数据一定要非常规范。

 

Q7:可以使用被隐藏的工作表当中定义的名称吗?

A7:当然可以,隐藏的工作表,当然我们说在Excel当中如果你有很多工作表,你当然是可以隐藏某些工作表,这一点没有问题,我们说名称最简单的一个理解,名称是单元格区域的理解,还有一个引用。我们在工作簿当中,我可以引用某一个隐藏的工作表当中的某一个单元格区域,所以我也可以引用某一个隐藏的工作表当中所定义的名称。这个一点问题都没有。

 

  短短一个半小时显然无法将Excel的便捷性、实用性完全展现,但通过对“名称”这一被忽视的功能的深度解析,希望给财务人士带来工作效率、结果和展现效果的切实提高。

 

  本期财务直播间的顺利举办以及各界财务人士的热切关注,安越坚信,管理会计在我国将会得到更为长远的发展与进步。敬请关注安越接下来为大家呈现的更多财务直播间活动!详情点击>>>>>>

 

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